Odpověď na žádost o nabídku (RFP) se v tom smyslu podobá odeslání obchodní nabídky je přesvědčit potenciálního klienta, že právě vaše společnost je ta pravá k řešení jeho konkrétního problém. Efektivní odpověď na RFP vyžaduje přesné znění a prokázané znalosti a zkušenosti s řešením daného tématu. Žádosti o návrhy obvykle posuzuje skupina ředitelů nebo členové představenstva dostatečné odborné znalosti k rychlému potvrzení nebo zamítnutí pověření společností soutěžících o konkrétní projekt. Při odpovídání na RFP se chcete zaměřit na pochopení potřeb klienta a zároveň zdůraznit schopnost vaší společnosti tyto potřeby uspokojit.
Pochopte, jaké služby jsou vyžadovány
Musíte plně porozumět obavám a očekáváním svého klienta a odpovědět na ně. Pamatujte, že na každou obdrženou žádost o nabídku nemůžete odpovědět stejným způsobem. Nezapomeňte zdůraznit, co zákazník chce a jak to můžete zákazníkovi nabídnout.
Identifikujte problém a řešení
Žádost o návrh je vydána, když nastane problém nebo před námi stojí problém či výzva. Ve své odpovědi na žádost o nabídku musíte nastínit dovednosti, zdroje a metodiky, které použijete k vyřešení nebo konfrontaci problému. Většina agentur, které vydávají žádost o návrh, má
Zvažte rozsah projektu
Pochopení rozsah projektu vám umožní připravit nejlepší tým, zdroje a časový rámec potřebný k řešení problému. Mějte stále na paměti rozsah, vaše odpověď může nabídnout nápady a popsat logistiku řešení problému a také nabídku příklady a popisy toho, jak vaše společnost překonala podobné problémy v minulých projektech nebo případně v současných projekty.
Buď realista
Nevytvářejte idealistické scénáře s nepravděpodobnými řešeními a metodikami. Místo toho navrhujte skutečná řešení zahrnující skutečné členy týmu. Musíte zahrnout harmonogram a očekávání, kdy projekt začne a skončí. Pokud je to možné, vaše odpověď může mezitím obsahovat nápady na dočasná řešení.
Nabídka více možností
Kdykoli je to možné, pokuste se představit alternativní způsoby řešení problému. Navrhováním více možností klientovi sdělujete, že se můžete vypořádat s neočekávanými podmínkami, které mohou z problému vyplynout.
Postavte se konkurenci
Nemyslete si, že jste jediný, kdo odpovídá na návrh. Kromě toho, že potěšíte klienta, musíte také zvítězit nad konkurencí. Prezentujte skutečné představy o výhodách vašeho výběru ve srovnání s ostatními firmami. Zdůrazněte své silné stránky a snažte se minimalizovat své slabé stránky. A pamatujte: Je to všechno o vás; nemluvte přímo o svých konkurentech.
Poskytněte přidanou hodnotu
Představte klientovi širší alternativy, které doplní konkrétní problematiku RFP. Navrhněte další věci a akce, které budou klientovi představovat další úsporu. Uveďte například možnosti hodnotového inženýrství, které můžete použít, nebo popište způsoby, jak ušetřit peníze a zároveň dosáhnout celkového cíle uvedeného v RFP.
Představte svůj tým
Identifikujte klíčové lidi, kteří mají zkušenosti s prací na podobných projektech jako cíl RFP. Kdykoli je to možné, zapojte členy týmu do relevantních mimoškolních aktivit, školení a dalších vzdělávacích zkušeností. Předložte organizační schéma zdrojů, množství času věnovaného projektu, kdy se tým zúčastní a kdy budou zdroje z projektu staženy.
Diskutujte o časovém rámci
Předložte časový rámec a obrys konkrétní rozvrhy o tom, jak bude problém vyřešen nebo jak dlouho bude proces implementace trvat. Plán P6 nebo MS Project prokáže, že rozumíte projektu. Pokud je nabitý zdroji, ještě lépe.
Poskytněte reference
Identifikujte podobné agentury s podobnými problémy, na kterých jste pracovali, a konkrétní problémy a řešení a problémy, které jste řešili. Popište klíčové hráče, velikost projektu, plány, náklady a problémy řešené v každém případě.
