Váš návrh akce je především odrazem vašeho klienta. Protože plánování události vyžaduje přizpůsobení události tak, aby vyhovovala potřebám a rozpočtu vašeho klienta, váš návrh by měl odrážet událost, která je osobní a jedinečná. Šablonu můžete použít jako obecný návod, jak začít psát návrh akce, ale poté ji přizpůsobit a zahrnout jednotlivé služby poskytované pro každého klienta.
Poznámka Než začnete
Prvním krokem je setkat se s vaším potenciální klient diskutovat o tom, co mají na této akci v plánu, jaký je její účel, počet hostů a co doufají, že dosáhnou. Kromě data, času a požadovaného místa si poznamenejte jakékoli nápady týkající se tématu, cateringu, celkové estetiky, barev nebo atmosféry, o kterých se během této schůzky diskutuje.
Začínáme s návrhem akce
Každý návrh by měl být napsán s ohledem na klienta. Plánování akce je obchod se službami a právě tyto služby, osobní přístup a kreativní přístup tvoří událost úspěšná a zapamatovatelná, dvě vlastnosti, které znamenají dlouhou cestu při získávání nových zákazníků pro vás podnikání. Návrhy by měly být dobře napsané a důkladně prozkoumány a měly by obsahovat potřebné podrobnosti, aby si klient mohl představit, co máte na mysli.
- Představte sebe a projekt. Začněte krátkým představením vás a vašeho podnikání v oblasti plánování akcí. Uveďte specifika, jako je doba, po kterou podnikáte, a vaše profesní zázemí. Někteří plánovači dávají tuto sekci na konec, podobně jako životopis autora knihy na přebal nebo zadní obálku.
- Napište atraktivní popis události. Shrňte skutečnou událost, včetně podrobností diskutovaných během vašich schůzek, jako je cíl události, obecný časový rámec, počet hostů a možná místa konání. Pokud nejste zkušený spisovatel, najděte nebo najměte někoho, kdo umí se slovy, aby tato sekce byla co nejpřitažlivější.
- Seznam všech poskytovaných služeb. Tato část je obzvláště důležitá. Klient potřebuje konkrétně vědět, jaké služby mu na této akci poskytnete. Kontrolní seznam s odrážkami jasně ukazuje různé služby, které jsou součástí. Tento přístup funguje dobře pro menší akce, jako jsou svatební sprchy nebo slavnostní večeře, a klient snadno uvidí, co budete dělat, a všechny prodejce, které využijete. U větších akcí s více funkcemi, jako je koktejlová hodina nebo oběd, možná budete chtít vytvořit sekce pro každý aspekt události a poté uvést konkrétní služby poskytované pro každý z nich.
- Ukažte svou předchozí práci. Pokud jste v minulosti plánovali podobné akce, přidejte fotografie z těchto akcí, abyste předvedli svou práci. Vizuální reprezentace mohou klientovi pomoci vidět, co umíte, a jsou pro vás velkou zárukou, že váš styl odpovídá jejich vizi. Mít věci, se kterými je možné porovnávat, může skutečně pomoci zefektivnit událost, jakmile přijde čas prorazit.
- V celém textu zahrňte peněžní informace. Zatímco klient může číst váš návrh a přijímat všechny detaily a obrázky události, kterou si představujete, toto myšlení obvykle změní rychlost, pokud jde o sekci, která hovoří o penězích. Nechcete, aby se proces náhle zastavil, proto se vyhněte náhlým změnám v jazyce nebo tónu všech obchodních záležitostí a faktů. Název sekce „Navrhované náklady“ a nadále provádějte klienta aspekty této události pečlivým formulováním nákladů a zároveň rozšiřováním cen v celém návrhu. Pomozte svému klientovi vidět váš návrh jako sérii kroků, z nichž každý má jiné služby a související náklady. Poskytněte podrobné shrnutí, které uvádí cenu každé položky a její účel, aby si klient mohl událost představit a porozumět souvisejícím nákladům.
Slovo na závěr
Poslední částí vašeho návrhu je poděkování za jejich zvážení. Poskytněte kontaktní informace – včetně vaší webové stránky, e-mailové adresy a telefonního čísla – aby vás potenciální klienti mohli kontaktovat s jakýmikoli dotazy nebo ještě lépe, aby vás na tuto práci najali.
