Je zasílání sběrných dopisů výzvou ve vaší malé firmě? Nejsi sám. Mnoho majitelů firem neví, jak napsat efektivní sběrný dopis nebo mít vzorek, který mohou použít jako referenci.
Inkasní dopisy by měly dělat dvě věci: 1) udržet dobrou vůli zákazníků a 2) pomoci vám dostat zaplaceno.
Sběrný dopis funguje, když vede k platbě nebo platebnímu ujednání od vašich klientů. Pokud odesíláte sběrné dopisy a nedostáváte žádnou odpověď, je čas přepracovat šablonu sběrného dopisu.
Abyste porozuměli osvědčeným postupům při vytváření dopisů, níže je k dispozici vzor sběrného dopisu.
Kdy použít sběrný dopis
Vymáhání začíná odesláním faktury, která by měla mít datum splatnosti. Až toto datum uplyne, je čas začít uvažovat o pokračování sběrného dopisu. Nečekejte příliš dlouho. Je lepší poslat upomínku dříve než později. Pamatujte, že to jsou peníze, které vám dluží. Čím déle jeho sběr odkládáte, tím více to může zatížit vaše podnikání.
Pokud si nejste jisti, co napsat, použijte vzorovou šablonu níže.
Ukázka sbírky dopisu
Jan. 8, 2021.
Franks Instalatérství
Hlavní ulice 123
Kdekoli, 05 000 NH.
Číslo účtu nebo číslo faktury: 123
Splatný zůstatek nebo zůstatek po splatnosti: 100,00 $.
milý Jime,
Připomínáme, že zůstatek na vašem účtu ve výši 100,00 USD byl k listopadu po splatnosti. 28, 2020.
Zaplaťte prosím tuto částku ještě dnes, pro vaše pohodlí jsem přiložil orazítkovanou platební obálku.
Děkujeme za Vaši platbu.
S pozdravem,
Frank Smith
Franks Instalatérství.
Jak můžete vidět ze vzorového sběrného dopisu výše, nejúčinnější sběrné dopisy jsou krátké, věcné a snadno čitelné. Snažte se vyhnout dlouhým nebo matoucím slovům a větám. Přímější dopis vede k méně nedorozuměním.
Sbírka dopisů tipy
Váš sběrný dopis by měl:
- Řekněte důvod svého dopisu v první větě
- Vysvětlete více o první větě ve druhé větě
- Navrhněte řešení
- Poděkujte příjemci
Váš sběrný dopis je odrazem vašeho podnikání, proto jej zachovejte profesionální a nezapomeňte každý dopis podepsat osobně. Pamatujte, že váš dopis má někoho přesvědčit, aby vám poslal peníze. Vaše formulace a tón jsou zásadní, zvláště pokud se jedná o zákazníka, se kterým chcete nadále obchodovat. Vždy předpokládejte, že zákazník zaplatí.
Přiložit obálku k platbě je také dobrý nápad. Pokud můžete na platební obálce zahrnout poštovné, je to lepší. Čím snazší pro zákazníka platbu provedete, tím větší máte šanci na výplatu.
