Vedoucí schůzky je zaměstnanec, který je zodpovědný za plánování, organizaci a správu detailů o a pozvání účastníků na schůzku. Je to zaměstnanec, který má na starosti a zodpovídá za to průběh skutečného jednání. Před, během a po schůzce podnikají konkrétní kroky, aby zajistili, že schůzka úspěšně dosáhne svých cílů.
Co je vedoucí setkání?
Vedoucí schůzky je klíčový aby setkání a týmy byly úspěšné. Na některých schůzkách je vedoucí již vedoucím oddělení, vedoucím týmu nebo osobou pověřenou vedením iniciativy. Tito zaměstnanci byli vybráni pro svou vedoucí roli na základě jejich vnímaných dovedností jako manažer nebo vedoucí.
Jindy se může zaměstnanec objevit jako vedoucí přirozeně. Tito lídři jsou zaměstnanci, ke kterým ostatní zaměstnanci vzhlíží a respektují je. Při jiných příležitostech se tým může rozhodnout střídat vedoucí roli mezi všemi členy. To umožňuje všem členům týmu nadále rozvíjet své dovednosti jako vedoucí schůzek a obecně při vytváření úspěšných schůzek.
Povinnosti vedoucího porady
Zde jsou některé z klíčových povinností vedoucího setkání.
- Vedoucí schůzky určuje cíl, úkol nebo účel, který musí být na schůzce splněn. To je často úkol nebo součást popisu práce vedoucího.
- Vedoucí porady rozhodne, zda je schůzka nejlepší možnou metodou k dosažení cíle nebo účelu nebo k dosažení požadovaného výsledku. Odpovězte na otázku: je nutná schůzka?
- Vedoucí schůzky určí, kdo potřebuje pomoci s plánováním schůzky.
- O tom rozhoduje vedoucí schůze program schůze. (Na probíhajících schůzkách je tento úkol splněn na konci aktuální schůzky.)
- Vedoucí schůzky určuje datum, čas a místo nejčastěji pomocí sdíleného kalendáře organizace.
- Vedoucí schůzky dává dohromady předběžnou práci na schůzce, jako je četba, finanční informace, historie, související zápisy ze schůzek týmu a tak dále.
- Vedoucí schůzky zve účastníky a rozděluje úkoly a přípravné práce, což dává účastníkům co nejvíce času, aby se na schůzku připravili.
- Vedoucí schůzky zajistí, aby schůzka měla zapisovatele nebo zapisovatele zápisu dokumentovat jednání a jakékoli závazky, činnosti nebo rozhodnutí. V případě potřeby jmenuje také časoměřiče pro řádný průběh schůzky.
- Vedoucí schůzky může použijte ledoborec k zahřátí účastníků a vytvořit prostředí, ve kterém mohou účastníci schůzky pohodlně mezi sebou komunikovat a vyměňovat si nápady a informace.
- Vedoucí schůzky přijíždí brzy a vede jednání tím, že se to udrží a zapojí všechny účastníky, aby každý cítil, že jejich přítomnost byla na schůzce nezbytná. Tím je zajištěna jejich účast na příštím jednání
- Vedoucí schůzky okořenit firemní jednání aby se účastníci necítili nudní a nudní. Ať už použijete ledoborce, humor nebo zábavné příklady, žádné setkání by nemělo skončit bez smíchu.
- Vedoucí schůzky zajistí přiřazení a zpracování dalších kroků a úkolů.
- Vedoucí schůzky shrnuje schůzku a naplánuje program příští schůzky.
- Vedoucí schůzky mezi jednotlivými schůzkami sleduje účastníky, aby se ujistil, že akční body jsou na správné cestě, a nabízí pomoc a/nebo zdroje, pokud má dobrovolník problémy.
Další role vedoucích
Vedoucí setkání přebírá tyto povinnosti, ale také je má role související s komunikací, hlášení a výkon spoluhráče.
Každý člen týmu nebo porady, která je mezifunkční, má povinnost průběžně informovat své oddělení nebo funkci o aktivitách a průběhu schůzky nebo probíhajícího týmu. Mají také odpovědnost za vyhledání informací od kolegů, kteří nejsou v týmu nebo na schůzce. Ne každý zaměstnanec se může zúčastnit každé schůzky.
Pokud účastník schůzky podává na schůzce neefektivní výkony, vedoucí má odpovědnost za nápravu chování pomocí efektivních technik vedoucího schůzky během schůzky a efektivní koučování mimo schůzku. Účastník schůzky, který monopolizuje schůzku svými názory nebo kritizuje ostatní členy za jejich názory, musí být napraven dříve, než jednotlivec sabotuje úspěch schůzky.
Sečteno a podtrženo
Efektivní vedoucí porad nezaručuje, že projekt nebo tým úspěšně funguje, ale je klíčovým faktorem, který přispívá k úspěchu projektů, oddělení, schůzek nebo týmů.
