Telefon organizace času je důležité, protože telefon je stále primárním komunikačním nástrojem pro většinu malých podniků. Ale hodně času, který podniky tráví pomocí telefonu je ztráta času. Místo toho, abychom komunikovali s lidmi, se kterými chceme komunikovat při odchozích hovorech, mrháme čas hovorem s jinými lidmi nebo stroji a hrajeme nekonečná kola telefonních značek.
Ale co kdybychom mohli zavolat a promluvit si s lidmi, se kterými jsme chtěli mluvit, říct, co jsme chtěli říct, a jít dál? Představte si, o kolik víc výrobní mohli bychom být a kolik času bychom měli na jiné věci.
No, můžeme - a stačí se předem trochu připravit.
Udržujte své kontaktní údaje aktualizované
Ať už jsou to dodavatelé, pravidelní klientů, nebo dodavatelé, mnozí z nás opakovaně volají stejným lidem. Udržujte své kontaktní údaje aktualizované pomocí podrobností, které šetří čas, abyste neztráceli čas snahou oslovit lidi, kteří nejsou k dispozici.
Pokud například víte, že konkrétní osoba, kterou chcete oslovit, obědvá od 13 do 14 hodin. Proč každý den ztrácet čas tím, že se jí během této doby snažím zavolat?
Programujte čísla, na která často voláte
Naprogramujte si do telefonu čísla pro ty, kterým pravidelně voláte, abyste ušetřili čas při jejich vyhledávání.
Naplánujte si odchozí hovory
Než zavoláte, poznamenejte si hlavní cíl hovoru a klíčové body, které chcete pokrýt. To vám pomůže držet se bodu, když telefonujete, a zajistit, že zakryjete vše, co máte chcete pokrýt, ušetříte čas během hovoru a nebudete muset volat znovu, protože jste zapomněli něco.
Udržujte kontaktní informace před sebou
Pokud voláte někomu, kdo je uveden ve vaší databázi kontaktů, mějte při volání před sebou všechny informace o osobě, které voláte. Ať už používáte stolní počítač, mobilní zařízení nebo Rolodex, jedná se o skvělou paměťovou pomůcku během hovoru. Navíc, pokud nemusíte hledat něco, jako je jméno manžela klientky, budete mít možnost si během hovoru dělat poznámky, čímž ušetříte ještě více času.
Použijte hlasitý odposlech nebo náhlavní soupravu
Samozřejmě, pokud si chcete během hovoru dělat poznámky (nebo dělat cokoli jiného, když mluvíte po telefonu), je nezbytný dobrý hlasitý odposlech nebo sluchátka. Uvolnění rukou vám může ušetřit spoustu času.
Zanechte podrobnou zprávu
Pokud zastihnete něčí záznamník nebo hlasovou poštu, zanechte úplnou zprávu, ve které bude dvakrát uvedeno vaše telefonní číslo a důvod, proč voláte. Například: „Toto je Susan Ward na (telefonní číslo). Volám, abychom projednali odhad vašeho projektu. Můžete mě zastihnout na (telefonním čísle) dnes odpoledne."
Pokud své číslo uvedete dvakrát, poskytnete příjemci zprávy mnohem větší šanci, že bude správně zapsáno, aniž by si zprávu přehrál.
Nepodléhejte telefonickému nátlaku
Když se snažíte někoho oslovit a nedaří se vám to, je lákavé zavolat zpět – třeba každou půlhodinu! Ale pokud jste nechali správnou zprávu, není třeba ztrácet čas zanecháním opakovaných zpráv (a zaplněním záznamníku nebo hlasové pošty dané osoby). Dejte osobě, které voláte, přiměřenou dobu na zavolání zpět, například do následujícího pracovního dne.
Blokovat čas pro telefonní hovory
Naplánujte si telefonní hovory a pokud je to možné, uskutečňujte je všechny dohromady v jediném časovém úseku. Většina z nás není tak dobrá v multitaskingu a ztrácí velkou část produktivity, když přecházíme z jednoho úkolu do druhého. Pokud tedy musíte v určitý den uskutečnit tucet hovorů, je efektivnější je všechny uskutečnit během jedné hodiny než provést jeden nebo dva a poté uskutečnit další tři hovory o hodinu později a další dva o 45 minut později že.
Pokud je to možné, rezervujte si odchozí telefonní hovory
Pokud to nebude rychlý hovor, když někomu poprvé zavoláte, představte se, řekněte jí, proč jste zavoláte a pak se jí zeptáte, zda je vhodný čas si promluvit, nebo zda by si raději zarezervovala čas na projednání to. Pak se domluvte, že jí v tu dobu zavoláte. To vám může nejen ušetřit čas na místě, ale také ušetřit čas, když dané osobě zavoláte zpět, protože budete oba připraveni diskutovat o problému, o kterém jste původně volali.
Uskutečňujte své odchozí telefonní hovory v hlavním vysílacím čase
Výzkum ukázal, že více lidí je ve svých kancelářích brzy ráno a jsou k zastižení mezi 8:00 a 11:00.
