Mnozí z nás se nenaučili psát e-maily ve škole, ale vědět, jak psát e-maily, je na pracovišti neocenitelná dovednost. To platí zejména pro ty, kteří pracují (nebo hledají) práci z domova. Vedle dobrá telefonní etiketa, pravděpodobně není žádná dovednost tak důležitá jako e-mail, pokud jde o získání – a udržení – práce z domova.
Dobře napsaný e-mail umožňuje příjemci snadno porozumět jeho zprávě a jednat podle ní. V hledání práce, může e-mail předcházet nebo dokonce nahradit první dojem tváří v tvář, takže správná interpunkce a koherentní sdělení jsou klíčové. A v práci způsobují nejasné e-maily zmatek a zpoždění. Postupujte podle těchto tipů a pište efektivní e-maily kolegům, klientům, potenciálním klientům, náborovým manažerům a dokonce i přátelům a rodině.
Nejprve zvažte poselství a příjemce
Marc Romanelli / Getty Images
E-mail by měl začínat ve vaší mysli, ne prsty na klávesnici. Chcete-li efektivně psát e-maily, nejprve zvažte proč píšeš? Jakou odpověď chcete? Jakou zprávu chcete předat? Pokud žádáte o informace, ucházíte se o zaměstnání nebo se ptáte na volná místa, ujistěte se, že vaše žádost o akci ze strany příjemce je jasná.
Dále zvažte úhel pohledu příjemce. Jaké informace potřebují, aby mohli jednat nebo porozumět vaší zprávě? Poskytněte nezbytné (ale ne nadměrné) základní informace. Mějte také na paměti vhodnou etiketu pro tohoto konkrétního příjemce. Emotikony a zkratky, jako OMG nebo LOL, nejsou vhodné pro žádosti o zaměstnání a většinu obchodních e-mailů.
Napište popisný předmět e-mailu
Když píšete e-mail, nepište do předmětu nic vágního, například „ahoj“ nebo „práce z domova“, ani jej nenechávejte prázdný. E-maily s tímto typem předmětu mají velkou šanci, že skončí ve spamové schránce příjemce nebo budou jednoduše ignorovány. Pokud se ucházíte o práci, uveďte do předmětu název pozice. Pokud je e-mail určen kolegovi, udělejte do předmětu krátkou frázi, která shrnuje účel zprávy.
Další výhodou psaní popisného předmětu je to, že jej snáze najdete v doručené poště, pokud jej budete potřebovat později vyhledat. Něco s e-mailovým řádkem jako „Otázka“ však nebude užitečné.
Řádně pozdravte příjemce
Pokud znáte jméno příjemce, ale neznáte ho osobně, pozdravit pomocí názvu, např. Vážená paní Brunelliová. (Použijte „Paní.“ pro ženy, když si nejste jisti, zda je „Paní“ nebo „Slečna“ vhodné.) Pokud si nejste jisti pohlavím, jednoduše použijte jméno a příjmení, tj. Vážený Chris Smith. Pokud neznáte jméno osoby, začněte svůj e-mail bez pozdravu nebo použijte jednoduchý pozdrav, např. Dobrý den, zdravím, vážený manažer atd.
Pokud je e-mail adresován kolegovi nebo někomu jinému, koho znáte, použijte jméno, které byste použili osobně nebo v telefonu.
Používejte správnou gramatiku a interpunkci
Je velmi důležité používat v e-mailu správnou gramatiku. Vědomě či podvědomě čtenáři penalizují odesílatele za gramatické chyby.
- Běžné věty - Když píšete e-mail, nešetřete tečkami. Tato malá pauza dává čtenářům čas, aby pochopili význam slov. Krátké věty umožňují více těchto drobných pauz. Rozdělte dlouhé věty, i když to nejsou technicky zaběhnuté věty.
- Čárky - Příliš málo nebo příliš mnoho čárek může být matoucí. Naučte se správně používat čárku.
- Dohoda předmět-sloveso - Věty s tímto typem chyby jsou varovným signálem pro zaměstnavatele, kteří hledají kandidáty s dobrými komunikačními schopnostmi. Zopakujte si pravidla pro shodu předmětu a slovesa.
Zkontrolujte pravopis a velká písmena
Používejte kontrolu pravopisu, ale nespoléhejte na ni. Kontrola pravopisu nezachytí „oni“ pro „to“ nebo „tam“ pro „jejich“ a tento typ chyby naznačuje nedbalost. Nepoužívejte zkratky textových zpráv jako „u“ pro „vy“ nebo „tho“ pro „ačkoli“.
Použijte správná velká písmena. Většina lidí umí psát velkými písmeny na začátku věty a vlastních podstatných jménech, ale mnoho lidí to v e-mailech neumí. Ukažte, že vám nevadí, že si vezmete ten zlomek sekundy navíc a stisknete klávesu Shift. Na druhou stranu příliš mnoho velkých písmen může čtenáře rozptylovat. Vyhněte se psaní frází velkými písmeny (což mnozí interpretují jako ekvivalent osobního křičení) a také velká písmena, jen pro zvýraznění, první písmeno slov, která nejsou na začátku věty nebo vlastní podstatná jména.
Použijte jednoduché formátování v e-mailu
Pamatujte, že e-mailové programy se zobrazují jinak. To, co na vaší obrazovce vypadá dokonale zarovnané, se může shodovat na obrazovce někoho jiného. Z tohoto důvodu nevkládejte do e-mailu vysoce formátovaný textový dokument, jako je životopis nebo motivační dopis. Používejte dokumenty, které jsou napsány ve formátu prostého textu.
Dělejte odstavce krátké. Stejně jako tečky i přestávky v odstavcích dávají oku čtenáře odpočinek. Někdo, kdo čte e-maily na mobilním telefonu, bude mít prospěch z krátkých odstavců. Ale pozor, abyste stále dodržovali základní pravidla týkající se paragrafů.
Buďte struční
Meandrující e-maily, které pohřbívají podstatu věci, jsou předloženy a nakonec zapomenuty. Nebo hůř, mohou být nepochopeni. Ujasněte si svůj účel, používat stručný jazyk.
- Eliminujte slovnost - Pište aktivními slovesy. „Jack mi poslal formuláře“ používá aktivní sloveso. "Formuláře mi poslal Jack" je pasivní. Pasivní forma používá jen několik dalších slov, ale sčítá se. Víc než to vyžaduje, aby si čtenáři uspořádali myšlenky ve svých hlavách.
- Drž se tématu - Odolejte pokušení přidat nadbytečné informace nebo nápady. Uložte si je pro další e-mail.
- Použijte odrážky - Ty umožňují vašemu čtenáři používat vizuální vodítka k tomu, aby pochopil, co je důležité. Pokud si však nejste jisti, jak se odrážky zobrazí, použijte k vytvoření odrážek hvězdičky nebo pomlčky.
E-mail vhodně podepište
Pokud je váš e-mail ve výchozím nastavení a standardní podpis, ujistěte se, že je vhodný pro konkrétní e-mail, který odesíláte. Podpisy s politickými prohlášeními nebo jmény a věkem vašich dětí jsou vhodné pro osobní e-mail, ale pro práci použijte méně osobní podpis. V závislosti na vaší práci a vašem zaměstnavateli si můžete svůj e-mailový podpis přizpůsobit cenovou nabídkou. Vyberte si něco nekontroverzního. Pokud se ptáte na práci, použijte svůj podpis k uvedení příslušných kontaktních informací bez jakýchkoli nabídek nebo zvláštního přizpůsobení.
Znovu si přečtěte/přemyslete, než stisknete tlačítko Odeslat
Než stisknete tlačítko Odeslat, zkontrolujte pravopisné chyby a interpunkční chyby. Pokud v e-mailu s žádostí o zaměstnání najdete chybu, opravte ji a poté si ji znovu přečtěte, než stisknete tlačítko Odeslat. Ale také znovu přečíst obsah. Pokud je váš e-mail dlouhý, přemýšlejte o tom, jak jej zkrátit. A pokud je váš e-mail kontroverzní nebo byl napsán ve hněvu, stiskněte uložit, neodeslat. Vraťte se k ní o několik hodin nebo o den později a zjistěte, zda ji stále chcete odeslat.
Může to znít jako hodně práce před odesláním e-mailu, ale pokud posíláte efektivní e-maily a efektivněji organizujete svůj e-mail, zjistíte, že máte ve skutečnosti více času, nikoli méně.
