Každý rok umožňuje otevřená registrace zaměstnavatelům na krátkou dobu nabízet svým zaměstnancům skupinové výhody, obvykle na 30 až 45 dní. Během tohoto kritického okna musí být zaměstnanci informováni o zaměstnaneckých výhodách, ke kterým se mohou přihlásit, kdy tak učinit a kam se přihlásit. Bohužel, mnoho týmů lidských zdrojů má potíže se sdělováním potřebných informací zaměstnancům, takže je mohou promeškat.
E-mail může být při správném použití účinným komunikačním nástrojem pro vzdělávání zaměstnanců během období otevřených zápisů. Vzhledem k tomu, že je široce přijímaný a dostupný jako komunikační nástroj, může to být dobrý způsob, jak oslovit všechny zaměstnance. Naučte se odborné tipy pro sdělování výhod během otevřeného zápisu, aby vaši zaměstnanci letos naplno využili nabídky vašich skupinových výhod.
Komunikujte o výhodách před, během a po otevřené registraci
Měsíce před datem otevřené registrace je důležité mít pevný komunikační plán pro doručení příslušné informace pro zaměstnance před zápisem, během aktivního zápisu a po ukončení zápisu nahoru. Může se jednat o sérii e-mailů, které vybízejí zaměstnance k provedení konkrétních akcí, s odkazy na registrační stránku a informacemi o výhodách.
Přidělte centrálního zástupce pro komunikaci výhod
Během otevřené registrace je kritická schopnost reagovat, protože zaměstnanci budou mít během této doby nespočet otázek. Ujistěte se, že určíte alespoň jednu osobu, která bude sloužit jako kontaktní osoba pro všechny příchozí e-maily od zaměstnanců, kteří mají dotazy a obavy. Měl by to být někdo dobře obeznámený s podrobnostmi plánu, sazbami a termíny.
Používejte interní systém pro shromažďování informací a analýz souvisejících s přínosy
Sleduje vaše společnost aktivně registrace, částečné registrace a další aspekty procesu registrace? Pokud ne, pak může být užitečný interní systém, který vám pomůže udržet si přehled o správě registrací v celé organizaci. Použijte bezplatný e-mailový server, jako je Outlook, k nastavení e-mailových upozornění na změny dat.
Vytvořte řadu zpráv pro týdenní kontaktní body se zaměstnanci
Otevřená registrace může být snazší a produktivnější, pokud dochází k neustálé výměně názorů mezi týmem lidských zdrojů a zaměstnanci. V rámci své strategie e-mailové komunikace vytvořte sérii zpráv, které pojednávají o tématech zdraví a wellness, funkcích benefitních programů a dalších souvisejících záležitostech. Zasílejte týdenní e-maily s kontaktními body všem.
Poskytněte manažerům týdenní vyúčtování úsilí o registraci výhod
Vždy je dobré získat od manažerů plný buy-in během úsilí o registraci výhod. Proč? Manažeři mohou pomoci zaměstnancům upřednostnit zařazení do jejich výhod pro nadcházející plánovací rok a mohou sdílet, jak výhody podporují cíle zaměstnanců. Použijte cílenou e-mailovou kampaň pro manažery během období OE, abyste je udrželi v obraze o důležitých úkolech a datech.
Udělejte z výhod e-mailů zábavu
Období otevřeného zápisu nemusí být stresující. Ve skutečnosti to může být příležitost se trochu pobavit. Vytvářejte e-maily, které obsahují zábavné hry, jako jsou triviální otázky, zajímavá fakta o společnosti a bezplatné dárky pro zdravé svačiny.
Zajistěte správnou gramatiku a pravopis v e-mailech
Před odesláním jakýchkoli e-mailů s výhodami se ujistěte, že gramatika a pravopis jsou důkladně zkontrolovány. Může zajistit, že se ke čtenářům nedostanou žádné překlepy a že e-maily dávají dobrý smysl. Překlepy mohou zaměstnance zmást a vypadají neprofesionálně.
Použijte standardní e-mailovou šablonu a vynechejte HTML
Při vývoji e-mailů pro komunikaci o výhodách odborníci říkají, že je nejlepší držet se standardní šablony e-mailu a zjednodušit to. Zbloudilý HTML může rušit některé programy pro čtení e-mailů, zejména na mobilních zařízeních.
Pište silné předmětové řádky
E-maily budou čteny pouze po jejich otevření. A to se nestane, pokud předmět nenutí příjemce. Při psaní e-mailů se zaměřte na vytvoření předmětu e-mailu, který příjemce zaujme k otevření e-mail se silnými slovy jako „urgentní“, „časově citlivý“ a „pozornost“ může pomoci dosáhnout tohoto cíle.
Použijte výpisy celkové odměny v sezónních e-mailech
Chcete-li zaměstnancům pomoci pochopit plnou hodnotu jejich zaměstnaneckých výhod, použijte výpisy celkových odměn alespoň jednou během tohoto čtvrtletí. Může být připojen jako PDF k jednotlivým e-mailům nebo může být do e-mailu zahrnut hypertextový odkaz, aby bylo možné podle potřeby zaměstnanců spustit výpis celkových odměn.
