Účetní transakce mohou být do účetního systému zadány nesprávně, nebo mohla být transakce například rozdělena do dvou různých účtů hlavní knihy.
Ať tak či onak, když k tomu dojde, musíte provést změny ve své původní transakci poté, co byla zaznamenána, a můžete to udělat snadno v účetním softwaru QuickBooks provedením zápisu do deníku.
Můžete provádět zápisy do deníku QuickBooks upravit nebo opravit transakce a zaúčtovat položky, které nelze provést jinými způsoby, jako jsou úpravy zisku nebo ztráty.
Proces zápisu do deníku je poměrně přímočarý, ale zápis do deníku můžete provést vždy pouze pro jednoho zákazníka nebo dodavatele. Pokud chcete tímto způsobem opravit více zůstatků zákazníků nebo dodavatelů, budete muset zaúčtovat samostatné položky.
Co je to zápis do deníku?
Obecný zápis do deníku je účetní transakce, která je zapsána nebo zaúčtována přímo do hlavní kniha. Hlavní kniha společnosti funguje jako její hlavní skupina účtů používaná k zaznamenávání transakcí rozvahy a výsledovky.
Například jste do firemního účtu zadali měsíční účet za energie ve výši 100 USD pojištění výdajový účet náhodou. Můžete zaúčtovat opravný zápis do deníku, abyste snížili nebo připsali na účet nákladů na pojištění 100 USD a zvýšili nebo odepsali účet nákladů na veřejné služby o 100 USD, abyste napravili svou chybu. Všechny vaše účty by pak byly ve správném pořádku a vy byste nemuseli měnit částku, kterou dluží váš prodejce, protože tato část transakce byla správně zaznamenána.
Záznamy do deníku pro činnosti na konci roku
Vaše certifikovaná účetní popř účetní možná budete chtít provést zápisy do deníku, abyste dokončili činnosti na konci roku, jako je zaúčtování daňových úprav do vašich účetních knih, zaúčtování odpisů nebo reklasifikace výnosů a nákladů. Pokud chcete účetní zápisy zaúčtovat, může vám váš účetní odborník poskytnout konkrétní informace sami na konci roku, spolu s vysvětlením, proč byly položky nezbytné pro váš konkrétní situace.
Jak vytvořit obecné záznamy do deníku v QuickBooks
V QuickBooks můžete provádět obecné zápisy do deníku podle následujících pokynů krok za krokem:
- Jít do Společnost > Provádějte obecné záznamy do deníku z nabídky v horní části obrazovky.
- Změň datum pole, v případě potřeby v Okno Vytvořit obecné záznamy do deníku. QuickBooks se nastaví na aktuální datum, takže pokud chcete odeslat záznam za předchozí měsíc nebo rok, nezapomeňte jej změnit tak, aby byl váš záznam zaznamenán ve správném finančním časovém období.
- Zadejte číslo zápisu do deníku Pole č. záznamu. QuickBooks automaticky očísluje následující položky deníku postupně.
- Do pole zadejte číslo účtu hlavní knihy Sloupec Účet. První účet můžete také vybrat z rozbalovací nabídky ve sloupci Účet.
- Zadejte debetní nebo kreditní částku pro účet, který jste vybrali, do Debetní nebo kreditní sloupce. Debety a kredity se musí rovnat, aby byl záznam vyvážený a umožnilo QuickBooks zaúčtovat záznam.
- Zadejte popisnou poznámku do Memo sloupec. Zobrazí se na sestavách, které obsahují tento zápis do deníku. Tento krok je volitelný, ale doporučuje se, abyste si později pamatovali, proč byl záznam proveden.
- Opakujte kroky 4 až 6, dokud se položky zcela nevyrovnají a transakce nedosáhne nulového zůstatku. Váš součet ve sloupci Debet by se měl rovnat součtu ve sloupci Kredit a zápis do deníku pak bude správně vyvážen.
- Klikněte Uložit a zavřít pro uložení záznamu deníku a zavření okna nebo klepněte na Uložit & Nový uložit záznam deníku a otevřít nové okno.
Většinu obecných deníkových záznamů v QuickBooks můžete provést pomocí těchto kroků, ale pokud chcete provést deníkové záznamy, které ovlivňují a pohledávky konkrétního zákazníka nebo závazky dodavatele, budete muset zákazníka nebo dodavatele umístit na první řádek vstup.
