Když děláte pohovor pro práce administrativního asistentatazatel se bude chtít dozvědět, jak relevantní je vaše kvalifikace pro danou pozici a jak byste zapadli do společnosti a oddělení.
Vzhledem k tomu, že tato práce vyžaduje administrativní i mezilidské dovednosti, náboroví manažeři se na ně často ptají specifické atributy, které máte a které vás kvalifikují pro danou pozici, stejně jako vaše méně kvantifikovatelné dovednosti lidí.
Příprava na pohovor
Jedním ze způsobů, jak se připravit, je analyzovat popis práce a pokusit se získat představu o tom, zda existuje konkrétní soubor dovedností, na který se pozice zaměřuje.
Klade se například důraz na plánování cest, koordinaci projektů, plánování každodenních schůzek, osobní asistenci nebo cokoli jiného?
Při zodpovězení otázek týkajících se konkrétních pracovních pohovorů nezapomeňte zdůraznit svou nejrelevantnější zkušenost.
Udělejte si seznam dovedností uvedených v pracovním inzerátu a klidně přidejte některé další, o kterých si myslíte, že by byly také použitelné. Pak se podívejte na své vlastní administrativní a kancelářské dovednosti a přizpůsobte svou kvalifikaci práci.
To vám pomůže přizpůsobit vaše odpovědi nejrelevantnějším způsobem konkrétní pozici.
1:14
Přehrát: Jak odpovědět na 4 běžné otázky pro administrativní práce
Tipy pro zvládnutí rozhovoru
Je důležité si uvědomit, že diskuse bude pravděpodobně přesahovat mezilidské měkké dovednosti, jako jsou vaše komunikační schopnosti, organizační schopnosti nebo včasnost. Měli byste být také připraveni mluvit o tvrdých dovednostech.
Buďte připraveni diskutovat o softwarových programech
Protože mnoho pozic administrativních asistentů vyžaduje časté používání specifického softwaru, možná budete muset diskutujte o různých programech, se kterými jste pracovali, o tom, jak jste tyto programy používali, a o vaší úrovni odbornost.
Rád používám technologie a učím se nové programy. Mám také talent učit spolupracovníky, kteří nemusí být tak důvtipní v používání systémů. Ve své poslední práci ve společnosti Kent Associates jsem se dobrovolně přihlásil k revizi systémů řízení projektů pro tým profesionálů, které jsem podporoval. Můj šéf schválil mé doporučení a zavedli jsme webový systém Asana, který nám pomáhá sledovat projekty a sdílet informace na webové platformě.
Jsem kontaktní osobou v kanceláři pro prezentace v PowerPointu a rád pomáhám našim prodejcům ohromovat zákazníky svými prezentacemi. Jsem také pokročilý uživatel Excelu a vytvářím složitá makra pro přípravu rozpočtových projekcí pro návrhy projektů.
Vaše odpovědi budou působivější, pokud uvedete konkrétní anekdoty, které ilustrují vaše ovládání administrativních nástrojů a procesů.
Buďte připraveni diskutovat o administrativních procesech
Měli byste být připraveni diskutovat o svém pracovním postupu a administrativních procesech na předchozích pozicích. Jako administrativní profesionál byste neměli pochybovat o tom, že jste organizovaní a orientovaní na detaily. Váš tazatel to bude chtít vědět jak tyto vlastnosti projevujete ve svém každodenním pracovním postupu.
Organizační schopnosti a smysl pro detail patří k mým nejsilnějším přednostem. Dařilo se mi v situacích, kdy mohu vnést řád do složitých projektů. Dříve jsem například podporoval osm profesionálů, kteří plánovali propagační akce pro klienty. Vyvinul jsem šablonu pro sledování cílů a pokroku pro každý projekt a nastavil jsem ji na sdíleném disku aby všichni zúčastnění zaměstnanci mohli sledovat svůj pokrok v projektech týmu a Události.
Když jsem pracoval pro Alfred Group, vytvořil jsem příručku postupů, která nastínila kroky potřebné ke zpracování žádosti o půjčku a poté ji nahráli online, aby všichni půjčovníci mohli postupovat stejně postupy.
Vždy reagujte pozitivně
Během pohovoru dbejte na své chování. Usmívejte se, udržujte oční kontakt s tazatelem a mluvte nadšeným (ale přesto klidným a sebevědomým) tónem hlasu.
Vzhledem k tomu, že administrativní asistenti často velmi úzce spolupracují s jednotlivci, pro které pracují, je nezbytné, aby byli vždy pozitivní, profesionální a zdvořilí.
Budete chtít, aby tazatel nepochyboval o tom, že spolupráce s vámi bude příjemným zážitkem.
Pracoval jsem na recepci v naší agentuře a bylo důležité, abych udělal pozitivní první dojem na současné i budoucí klienty. Jsem přirozený člověk, který „umí“ a mé recenze pravidelně chválily mou orientaci na služby zákazníkům.
Společnost provádí průzkumy klientů po interakcích a mé jméno se neustále objevuje jako zaměstnanec, který je užitečný, příjemný a profesionální. Můj šéf se vyjádřil k tomu, jak často mě klienti žádají, když volají do kanceláře o pomoc.
Otázky a odpovědi na pohovor s administrativním asistentem
Během přípravy může být užitečné zopakovat si otázky, které vám mohou být položeny. Zamyslete se nad tím, jak zarámovat odpověď, zdůrazněte konkrétní zkušenosti a úspěchy z předchozích zaměstnání.
- Jaké máte počítačové dovednosti a jaké programy vám vyhovuje? - Nejlepší odpovědi
- Vyhovuje vám používání telefonu s více linkami a vyřizování velkého objemu telefonních hovorů? - Nejlepší odpovědi
- V této společnosti o sobě rádi uvažujeme jako o týmu, který spolupracuje na dosažení stejných cílů. Jak se cítíte při práci v týmovém prostředí? - Nejlepší odpovědi
- Jak byste se cítil, když byste dohlížel na dva nebo tři další zaměstnance? - Nejlepší odpovědi
- V čem je vaše největší síla a jak by to pomohlo vašemu výkonu na této pozici? - Nejlepší odpovědi
- Jaká je tvá největší slabost? - Nejlepší odpovědi
- Jak zvládáte stres a tlak? - Nejlepší odpovědi
- Jaké to bylo pracovat pro vašeho nadřízeného? - Nejlepší odpovědi
- Co očekáváte od supervizora? - Nejlepší odpovědi
- Pracujete raději samostatně nebo v týmu? - Nejlepší odpovědi
- Pracuje se vám dobře s lidmi? - Nejlepší odpovědi
- Uveďte několik osobních příkladů týmové práce. - Nejlepší odpovědi
- Otázky k pohovoru recepční: - Seznam otázek
Otázky pro tazatele
Měli byste si také udělat průzkum o společnosti a být připraveni klást relevantní otázky, když se naskytne příležitost.
Pokud jste nedostali příležitost dříve na pohovoru, může být užitečné si předem vymyslet několik otázek, které byste mohli položit, nebo o nich dále diskutovat.
Často se to blíží ke konci pohovoru, takže je důležité zanechat v tazateli dobrý dojem. Skvělý způsob, jak toho dosáhnout, je ukázat svůj zájem a přípravu na přijímací pohovor tím, že spojíte otázky, na které jste byli položeni, s některými vlastními otázkami.
- Jaké jsou povinnosti této pozice?
- Můžete popsat typický den (týden) na tomto oddělení?
- Jaké jsou silné stránky tohoto oddělení? Jaké jsou slabiny?
- Co by vaši bývalí asistenti řekli, že byla nejlepší část práce pro vás? Co by řekli, že bylo nejhorší?
- Jakým směrem se bude společnost ubírat v příštích pěti letech? Máte pocit, že jeho úspěch je nějak ohrožen?
- Proč odešel váš poslední asistent z pozice? Jaké byly jeho/její silné stránky? Jaké byly jeho/její slabiny? Co teď dělá?
- Jaké atributy měl váš nejlepší asistent? A co tvůj nejhorší asistent?
- Jak často se provádějí kontroly výkonu? Kdo je vede?
- Jaké dovednosti jsou pro vás u administrativního asistenta nejdůležitější?
- Jak odměňujete a povzbuzujete lidi, kteří pracují ve vašem oddělení?
- Jsou v tomto oddělení nějaké průběžné problémy s výrobou?
- Jak jste v minulosti řešili personální problémy?
- Jaké jsou pro člověka v této pozici největší výzvy?
- Co je podle vás na této pozici nejpřínosnější?
- Podporujete (Podporuje společnost/oddělení) členství v profesních sdruženích a další profesní rozvoj?
- Co byste popsal jako roli administrativních pracovníků v tomto úřadu?
- Očekávají se přesčasy nebo víkendové hodiny?
- Co se vám na práci pro tuto společnost nejvíce líbí? Jsou nějaké změny, které byste provedl?
- Co se ti na práci tady líbí nejméně?
- Podporujete oddělení, aby pracovalo jako tým, nebo se více soustředilo na individuální příspěvky?
Připravte se na další otázky na pracovním pohovoru
Kromě otázek týkajících se pohovoru, které se týkají konkrétní pozice, vám budou položeny také obecnější otázky týkající se vaší historie zaměstnání, vzdělání, silných a slabých stránek, úspěchů, cílů a plánů.
Zde je seznam nejčastějších otázek a vzorových odpovědí.
