Instrukce (LOI) je formální oznámení napsané ve vojenském formátu, které oznamuje přijímající straně konkrétní problémy a podrobně uvádí, jak by je odesílatel chtěl řešit. Obecně řečeno, instruktážní dopisy se používají v obchodní komunikaci a v osobních záležitostech. Může je však psát téměř kdokoli.
V americké armádě se LOI používají možná nejčastěji dvěma způsoby. Patří mezi ně pokyny pro osobní majetek a jako nápravné opatření.
Pokyny pro osobní majetek
První metodou jsou pokyny pro vypořádání pozůstalosti osoby v případě smrti této osoby. Toto není závěť, ale může být použito spíše jako seznam úkolů, kterým je třeba zavolat, dokumenty k získání a konečné uspořádání pohřbu. Může také uvádět konkrétní aktiva a alokace.
Nápravný nebo opravný nástroj
Druhý typ instrukčního dopisu – jako ten uvedený níže – se používá jako nápravný nebo nápravný nástroj v armádě. Zvažte nejběžnější LOI jako formální poradenské sezení od nadřízeného důstojníka nebo vyššího vojenského personálu k nižšímu vojenskému příslušníkovi, který prokázal podprůměrný výkon. Tento typický LOI nejen přezkoumá standardy, které by měl člen splňovat, ale nabídne nápravu pro dosažení lepší výkonnosti v oblasti nedostatků. Možná lze přidat akční plán, který bude následovat, aby se plně vyžadovalo, aby zamýšlená strana pochopila důsledky toho, že nedosáhne požadované úrovně.
Vzorový dopis s pokyny
V níže uvedeném příkladu byl pokyn napsán jako způsob, jak pomoci příjemci zlepšit jeho pracovní výkon, který byl považován za „neuspokojivý“.
Dopis dále uvádí řadu nedostatků na straně příjemce a radí mu, aby se tak stal více hands-on, psaní: „Musíte osobně stanovit cíle vaší divize a osobně ověřit, že jsou se setkal."
Poté uvádí nezbytné kroky ke zlepšení výkonu a uzavírá slovy povzbuzení, nabízí nepřetržitou pomoc a poznamenává: „Chceme a potřebujeme váš úspěch.“
Vzor instrukčního dopisu jako důtka
Od: Velící důstojník, USS NEVERSAIL (CV 11)
Komu: LCDR Mike Rowmanage, USN, 987-65-4321/1300
Důstojník pro letectví, USS NEVERSAIL (CV 11)
Předmět: POKYN
Ref: (a) MILPERSMAN 1611-080
1. Tento dopis s pokyny je vydán na základě odkazu k projednání konkrétních opatření požadovaných ke zlepšení neuspokojivého výkonu divize Aviation Fuels na palubě NEVERSAIL.
2. Od doby, kdy jste převzali povinnosti jako důstojník leteckého paliva na palubě NEVERSAIL, jste dovolili, aby v divize Aviation Fuels, která měla za následek strukturální poškození skladovací nádrže JP-5 8-39-02J během probíhajícího doplňování dne 18. CY. Nepodařilo se Vám seznámit se s příslušnými směrnicemi pro letecké pohonné hmoty, a proto jste si nemohli ověřit jednání ve Vaší divizi. Také se vám nepodařilo zajistit, aby byly všechny směrnice udržovány aktuální. Obecně jste se při každodenním provozu vaší divize zcela spoléhali na svého asistenta důstojníka leteckého paliva.
3. Abyste mohli efektivně fungovat jako důstojník leteckého paliva, musíte se více zapojit do každodenních aspektů vaší divize. Nemůžete řídit ze své kanceláře, přijímat rady svých asistentů, aniž byste si vytvořili adekvátní osobní znalosti konkrétních postupů. Musíte si osobně stanovit cíle své divize a osobně ověřit, že jsou plněny.
A. Musíte si přečíst všechny směrnice o leteckém palivu platné pro USS NEVERSAIL. Ujistíte se, že jste obeznámeni s řízenými postupy. Běžně si osobně ověříte, že se vaše divize neodchyluje od řízených postupů, pokud to nepovolí vyšší orgán.
b. Budete odesílat žádosti o kvóty pro sebe a CWO2 J. S. Ragmanna, aby se po dokončení tohoto nasazení zúčastnil kurzu důstojníků leteckých paliv.
4. Tento dopis je navržen tak, aby vám pomohl napravit nedostatky ve vašem výkonu jako důstojník divize. Celý řetězec velení je k dispozici, aby vám pomohl jakýmkoli možným způsobem. Chceme a potřebujeme váš úspěch.
D. R. PEPŘ
Tento vzorový instrukční dopis poskytuje nižšímu důstojníkovi přímou zpětnou vazbu bez šedých oblastí v tónu nebo významu. Toto je také písemná verze zdokumentovaného poradenského sezení nabízejícího okamžitou pomoc od dalších starších a zkušenějších členů velení. Jedná se o dokonalý nástroj k vytvoření lepšího nižšího důstojníka ve velení a zabránění potenciální ztrátě schopnosti mise v budoucnu.
