Dokumentation er afgørende for korrekt beslutningstagning
I verden af menneskelige ressourcer og beskæftigelse, dokumentation om en medarbejders præstation kan gøre eller ødelægge din evne til disciplin, opsige, eller retfærdigt fremme, belønne og anerkende medarbejdere.
Dokumentation er afgørende for ledere og HR-medarbejdere, fordi du skal gøre en seriøs indsats for at registrere alt af begivenhederne i dine medarbejderes ansættelseshistorie – både positive og negative hændelser af ydeevne.
Her finder du alt, hvad ledere og HR-medarbejdere har brug for for nøje at dokumentere medarbejdernes præstationer.
Hvorfor du bør dokumentere medarbejdernes præstationer
- Dokumentation beviser det præstationsspørgsmål blev diskuteret med medarbejderen på en rettidig og kortfattet måde.
- Dokumentation giver en historie om medarbejders forbedring eller manglende evne til at forbedre præstationen over tid. Det er kronologisk og en præcis beskrivelse af medarbejderens handlinger, lederens handlinger og begivenheder, efterhånden som de opstår.
- Dokumentation giver dokumentation, der understøtter ledelsesbeslutninger at tage ugunstig handling såsom disciplin eller opsigelse med en medarbejder.
- Dokumentation giver bevis for, at en medarbejder fortjener en tilgængelig forfremmelse eller mulighed i forhold til andre medarbejdere, som også er berettigede.
- Dokumentation giver bevis for at retfærdiggøre lønstigninger, -fald eller hvorfor en medarbejder ikke modtog nogen lønforhøjelse.
- I tilfælde af en retssag beskytter fuldstændig og grundig dokumentation en arbejdsgivers interesser. Dokumentationen kan understøtte ledelsens handlinger i afskedigelse af en mislykket medarbejder. Det kan også bevise, at medarbejderen blev opsagt af årsager, der er lovlige i modsætning til andre såsom ulovlig diskrimination.
Hvad skal dokumenteres
Ledere skal dokumentere medarbejdernes præstationer, både positive bidrag og præstationssvigt. De skal dokumentere præcis, hvad medarbejderen gjorde og sagde, og hvad lederen gjorde og sagde som svar under mødet eller samtalen.
Du skal dokumentere eventuelle aftaler indgået under samtalen, opstillede mål, nødvendige og forventede forbedringer og tidsplanen for forbedringer. Dokumentation bør også indeholde tilsagn, som lederen giver for at bistå medarbejderen.
Sådan dokumenteres
Dokumentation skal skrives under eller umiddelbart efter mødet eller samtalen med medarbejderen. Du bør aldrig gå glip af at skrive samtalen med medarbejderen ned den dag, hvor det rent faktisk skete. At vente til senere eller næste dag påvirker kvaliteten af dokumentationen, fordi den er baseret på, hvad du husker.
En af de værste fejl, ledere begår, er at tro, at de kan rekonstruere en medarbejderrådgivningshistorie efter behov. Ingen HR-person, der har nogen erfaring med anstændig, rettidig dokumentation, bliver nogensinde narret af en rekonstrueret journal. Ledere, der rekonstruerer fra hukommelsen, bringer unødvendige og uacceptabel risiko for deres virksomhed, fordi en opdigtet historie ikke holder stand i en potentiel retssag.
Du har brug for, at din dokumentation fremstår professionel, pæn og organiseret. Skriv dokumentation, som om du taler om historien om begivenhederne til en tredjepart. Du ved aldrig, hvem der kan læse din dokumentation en dag, så sørg for, at den afspejler din faglighed. (Bagsiden af en cocktailserviet, en konvolut eller en klisterseddel kvalificerer ikke som professionel dokumentation.)
Din dokumentation skal sendes til en medarbejders nye leder, hvis medarbejderen får et nyt job – eller du gør – i din organisation. For din hukommelse og for at informere medarbejderens nye leder skal du angive medarbejderens navn og titel, dit navn og titel samt den fulde dato på hvert dokument.
Skriv dokumentation, der er faktuel, retfærdig, lovlig, objektiv, fuldstændig og konsekvent. Undgå meninger (Mike er sjusket. Alice er doven. Tom løj for mig.), kaldte, redaktionelle (John er en idiot. Mark har et holdningsproblem.) og mærkning (Mary er uansvarlig. George er ikke en holdspiller).
Undgå også at forsøge at fortolke medarbejderens adfærd. (Marsha må ikke kunne lide denne opgave. Paula ser ud til at være inde over hendes hoved.) Minimer din brug af beskrivende ord såsom adjektiver og adverbier (langsomt, sjusket, ulykkelig, humørsyg, uhøflig). Angiv medarbejderens specifikke adfærd og handlinger, ikke din mening eller fortolkning af den.
Hvilken dokumentation skal fremlægges
I den senere gennemgang af dokumentationen er det nødvendigt at have en nøjagtig registrering af samtalen. Hold dig til fakta og skriv ned, hvad du sagde, og hvad medarbejderen sagde. Sørg for, at din dokumentation er entydig, og at den får fakta på det rene. (I enhver potentiel juridisk situation gør fejl i enhver af de dokumenterede hændelser, at resten af dokumentationen mistænkes.)
Til sidst skal du dokumentere alle aftaler, forpligtelser, tidslinjer, nødvendige forbedringer, indtjekningspunkter og andre detaljer, der kan glide fra hukommelsen. Sørg for, at du angiver en dato og et klokkeslæt for deadlines og forfaldsdatoer, så der ikke opstår misforståelser.
Kend din HR-afdelings dokumentationspolitik, som vil fortælle dig, hvilken dokumentation der skal placeres i medarbejders personalekartotek Enhver dokumentation for disciplinære handlinger bør bestemt medtages.
Hvor skal man dokumentere og opbevare dokumentation
Da dokumentation om medarbejdere er fortrolig og privat for medarbejderen, skal du passe på at enhver dokumentation forbliver fortrolig over for lederen, HR og potentielt medarbejderens næste Manager. Det anbefales derfor ikke at lægge dokumentation på et delt computerdrev. Håndskreven dokumentation og en leders dokumentation udskrevet opbevares bedst i aflåst opbevaring.
Bundlinjen
Hvis du følger disse retningslinjer, når du går til HR for at bede om hjælp til at disciplinere, opsige eller overføre en medarbejder til et job med en bedre potentiel pasform, HR hjælper dig med at løse problemet eller forbedre situationen. Når HR fortæller dig at dokumentere, dokumentere, dokumentere eller de ikke kan hjælpe dig; du skal have alle dine baser dækket.
Bemærk venligst, at de angivne oplysninger, selvom de er autoritative, ikke garanteres for nøjagtighed og lovlighed. Siden læses af et verdensomspændende publikum ogansættelseslovgivning og reglerne varierer fra stat til stat og land til land. Vær venlig søge juridisk bistand, eller bistand fra statslige, føderale eller internationale regeringsressourcer for at sikre, at din juridiske fortolkning og beslutninger er korrekte for din placering. Disse oplysninger er til vejledning, ideer og assistance.
