Advokater er kendt for deres forsigtige natur, men som alle andre kan de lave fejl, når de bruger e-mail. Nogle bliver til gyserhistorier, mens andre bare er pinligheder. Følgende er almindelige fejl, som advokater begår i e-mails.
Sender det 'fra skrivebordet på'
Denne gammeldags terminologi er fjollet og prætentiøs. Værre er, at en del af eller hele afsenderens navn er afskåret, fordi de fleste e-mail systemindbakker viser ikke afsendernavne så lange. Bare brug dit navn.
Tilføjelse af Fancy Flourishes
Nogle advokater forsøger at få kreativ med udseendet af deres e-mails. Fancy blomstrer i signaturer er almindelige, som er unødvendig grafik eller kunst. Alt, hvad der gør ordene svære at læse, er en dårlig idé. Det gør også beskeden langsommere at åbne. Hold det simpelt. Du sælger ikke dine kunstneriske færdigheder.
Glemte at bruge signaturblokken
De fleste e-mail-systemer har en letanvendelig automatiseret signaturblok. Brug det til at eliminere risikoen for, at du glemmer at inkludere grundlæggende oplysninger som dit navn, adresse og telefonnummer. Nogle advokater gør deres e-mail-sidefødder til minireklamer, mens andre har en minimalistisk tilgang. Mange tilføjer en fortrolighedsmeddelelse eller juridisk ansvarsfraskrivelse. Alle disse er acceptabel brug af en e-mailsignaturblok.
E-mail, mens du er vred
Advokater kan være særligt udsatte for at sende e-mail, mens de er vrede, selvom det kan ske for enhver. I gamle dage havde advokater sekretærer til at skrive deres breve og en lang forsinkelse før postafhentning. Genskab den fortrydelsesperiode for dig selv, før du affyrer en e-mail. Det kan gøre forskellen mellem at beholde eller miste kunder, venner og penge.
Svarer ikke hurtigt
Nogle advokater antager, at den gamle femdages regel for besvarelse af forretningskorrespondance gælder for e-mail. Det gør den ikke. Folk forventer hurtigere svar på en e-mail end et brev sendt via posten. Prøv at svare inden for 24 timer. Hvis sagen er kompliceret, så send en bekræftelse og lad personen vide, hvornår han kan forvente et svar. Ellers overlades klienten til at spekulere i, om der kommer et svar.
Sender mail til den forkerte adresse
Autofuldførelsesfunktionen på e-mail-systemer er en stor bekvemmelighed, men det øger risikoen for at sende en e-mail til den forkerte modtager. Dette kunne ikke være mere end en mindre forlegenhed, men i nogle tilfælde kan det udgøre professionel uagtsomhed. Send ikke ved et uheld e-mail med fortrolige klientkommunikationer til modstridende advokater eller en anden klient.
Brug af "Svar alle" uden at dobbelttjekke
Lad os sige, at den modsatte advokat sender en e-mail til dig med et forslag eller en udtalelse. Du videresender e-mailen til de øvrige advokater i dit firma, som er involveret i sagen. Snart bliver knappen "Svar alle" brugt liberalt, og ingen bemærker, at modstridende advokater bliver kopieret i den interne diskussion i dit firma. Det sker. Når du trykker på "svar alle", skal du tjekke hver e-mailadresse på modtagerlisten, før du trykker på Send.
Brug af sjuskede emnelinjer
En enkel og informativ emnelinje som "Parkerson-sag" eller "Smith foreslået aftale" fungerer bedst. Lad ikke emnelinjen stå tom, ellers kan din besked blive overset. Hold din tone seriøs og professionel, undgå enhver fristelse til at bruge en emnelinje som "min idiotiske klient" eller "dumme dommerkendelse." Glem aldrig, at en e-mail kan videresendes til alle.
Argumenter ikke via e-mail
Når folk taler ansigt til ansigt, hjælper ansigtssignaler og vokale toner med at gøre deres hensigt tydelig. Ved telefonopkald signalerer en højttalers stemme, når en udtalelse er ment som sarkastisk, sjov eller seriøs. Men i e-mail er det faretruende let fuldstændigt at fejllæse en persons hensigt og svare uhensigtsmæssigt.
Advokater, der skændes med hinanden hele tiden, kan være særligt udsatte. Et hår-trigger-respons på opfattet uhøflighed eller fjendtlighed kan være katastrofalt. Vent et stykke tid, og læs derefter beskeden igen. Selvom du stadig opfatter uhøflighed, så prøv at reagere med høflighed. Du kan finde ud af, at det uskadeliggør situationen.
