Forecasting af personaleudgifter for det næste år

Arbejdsgivere kan finde det nemt at budgettere med faste former for medarbejderkompensation – nemlig medarbejderløn. Men det er sværere at sætte et tal på ikke-lønmæssige fordele, såsom sygesikring, betalt orlov og pensionsordninger.

Find ud af de anslåede omkostninger ved personalegoder for det kommende år med disse tips.

Hvorfor er det vigtigt at forudsige et ikke-lønbudget

Der er et par grunde til, hvorfor arbejdsgivere bør finde ud af en fordel budget for medarbejdere før hvert nyt planår:

Hold dig på budgettet, og undgå bortfald af dækning

At kende de anslåede omkostninger ved fordele for en medarbejder er afgørende for enhver organisation, fordi det hjælper med at sikre HR-fordeles budgetter og sikre, at virksomheder har penge nok i banken til at betale for fordele og opretholde aktiv dækning af planer, som dine medarbejdere stoler på på.

Jo mere dybdegående prognosen er, jo bedre forberedt vil en virksomhed være, og jo færre økonomiske overraskelser vil den stå over for.

Overhold sundhedslovgivningen

I henhold til Affordable Care Acts (ACA) bestemmelse om arbejdsgiverens delt ansvar klassificerede arbejdsgivere som gældende store arbejdsgivere (ALE'er) skal give fuldtidsansatte (og deres pårørende) sygeforsikringsdækning at:

• Er overkommelig
• Giver "minimumsværdi" (en acceptabel minimumsstandard for medicinske tjenester)

Ellers skal de betale en arbejdsgiverbetaling med delt ansvar til IRS.

At regne ud de anslåede omkostninger ved fordele for en medarbejder giver arbejdsgiverne mulighed for at vurdere, om deres foreslåede forsikringsplan opfylder ACA-kravene. Hvis det ikke gør det, eller de vælger ikke at tilbyde en plan, hjælper dette arbejdsgivere med at lægge penge til side til at betale for eventuelle bøder.

Evaluer og styrk de nuværende fordele

At estimere omkostningerne ved personalegoder hvert år hjælper virksomheder med at bestemme, hvad der er i deres fordelspakke, om det er konkurrencedygtigt, og om det opfylder deres arbejdsstyrkes behov.

Hvis en virksomhed vurderer, at dens pakke ikke er robust nok, kan den erstatte den med andre planer, der passer til fordelsbudgettet.

Bestem fuldtidsmedarbejderklassificering

Et af de første skridt, som en virksomhed skal tage, når den forudsiger et fordelsbudget for det kommende planår, er at bestemme, hvor mange mennesker den beskæftiger på fuld tid. Dette hjælper virksomheden med at bestemme vigtige aspekter af både dets fordele og potentielle skatteforpligtelser.

Er det en ALE under ACA?

Hvis en virksomhed fastslår, at den har nok fuldtidsansatte til at blive betragtet som en relevant stor arbejdsgiver (ALE), vil den vide, at den er underlagt bestemmelser om arbejdsgiverens fælles ansvar hvis den ikke yder tilstrækkelig sygeforsikring til sine fuldtidsansatte.

Generelt er ALE'er arbejdsgivere, der havde mindst 50 fuldtidsansatte i gennemsnit i løbet af det foregående år.

Hvor mange medarbejdere har brug for forsikring

ACA kræver, at ALE'er tilbyder tilstrækkelig forsikringsdækning til fuldtidsansatte for at undgå at betale en af ​​to mulige betalinger med delt ansvar.

ALE'er, der ønsker at undgå at betale arbejdsgiver med delt ansvar, skal sørge for minimum væsentlig dækning til 95 % eller mere af deres fuldtidsansatte (og pårørende). Derudover bør ingen fuldtidsansatte have modtaget præmieskattefradrag ved køb af forsikring gennem Sygesikringens Markedsplads.

En bøde kan være skyldig til Internal Revenue Service (IRS), hvis en af ​​disse betingelser ikke er opfyldt.

Sanktioner i henhold til ACA

Arbejdsgivernes medansvarsbetalinger beregnes på baggrund af, hvor mange ansatte en virksomhed har. At kende antallet af fuldtidsansatte kan hjælpe virksomheder med at forudsige den betaling, de skylder IRS. IRS vil generelt underrette en virksomhed, hvis en betaling forfalder.

Når først en virksomhed ved, hvor mange fuldtidsansatte den har, kan den begynde at analysere sine udgifter til fordele.

Beregn de gennemsnitlige omkostninger til personalegoder

Når du sammensætter et fordelsbudget, skal du medregne både obligatoriske og valgfrie fordele. Mellem de to ydelseskategorier var arbejdsgiveromkostningerne i gennemsnit 12,18 USD pr. time, en medarbejder arbejdede og tegnede sig for 31,2 % af den samlede medarbejders aflønning ifølge U.S. Bureau of Labor Statistics (BLS) data.

Det er dog nyttigt at henvise til de gennemsnitlige arbejdsgiveromkostninger for frynsegoder i disse to kategorier som udgangspunkt for et fordelsbudget.

Anslåede omkostninger til obligatoriske fordele for en medarbejder

Obligatoriske fordele er dem, som arbejdsgivere generelt er forpligtet til at give ansatte i henhold til føderal eller statslig lovgivning, herunder:

• FICA skat:Dette inkluderer arbejdsgiverbidrag på Social sikring og Medicare skat.
• Arbejdsløshedsforsikring: Arbejdsgivere skal generelt bidrage til både føderale og statslige arbejdsløshedsforsikringer.
• Arbejder kompensation: De fleste virksomheder skal betale til denne type forsikring, der hjælper arbejdstagere, der bliver syge eller kommer til skade på jobbet.

Ifølge BLS-data er arbejdsgivernes medianforbrug $2,26 for hver time, en medarbejder arbejdede for disse lovpligtige fordele, der spænder over virksomheder på tværs af den private sektor og stat og lokal regeringer. Dette tegner sig for næsten 8,4% af de samlede lønomkostninger til medarbejdere.

Forudsigelse af budgettet for valgfrie fordele

Valgfrie fordele er alle frynsegoder, som en arbejdsgiver ikke er juridisk forpligtet til at give sine ansatte, herunder:

• Forsikring: Sygeforsikring udgør hovedparten af ​​forsikringsomkostningerne, men livsforsikring og kort- og langtidsinvaliditet er også almindelige personalegoder.
• Betalt orlov: Betalt ferie, lovpligtige feriedage, sygefravær og personlig afspadsering falder ind under denne kategori.
• Pension og opsparing: Dette inkluderer ydelsesbaserede ordninger som 401(k)-ordninger og tilknyttede arbejdsgiverbidrag.
• Tillægsløn: Dette inkluderer overtidsbetaling, skiftforskelle og bonusser.

Arbejdsgivere bruger omkring $5,71 i timen, en medarbejder arbejdede for disse valgfrie fordele, ifølge BLS-data. Dette tal svarer til omkring 21 % af den samlede medarbejders løn.

Bestem omkostninger ved fordele versus omkostninger til sanktioner

Virksomheder kan afgøre, om det vil koste mere at give ansatte fordele eller at betale de sanktioner, der opstår ved at overtræde bestemmelserne om arbejdsgiverens delt ansvar i ACA.

Der er to typer bøder for arbejdsgiverens delt ansvar under ACA:

• Minimum væsentlig dækning: Virksomheder skylder generelt denne betaling, hvis de ikke yder minimumsdækning til 95 % eller mere af fuldtidsansatte (og pårørende), og hvis en eller flere fuldtidsansatte får præmieskattefradraget ved køb af forsikring gennem Markedsplads. Betalingen beløber sig årligt til $2.000 pr. fuldtidsansatte, eksklusive de første 30 fuldtidsansatte.
• Overkommelig minimumsdækning med minimumsværdi: Virksomheder, der tilbyder en minimumsdækning til medarbejderne, skylder normalt stadig denne type betaling for hver fuldtidsansat, der får en præmieskattefradrag, når de køber Marketplace-forsikring. Den årlige betaling er $3.000 for hver fuldtidsansat, der fik skattefradraget.

I modsætning hertil koster sygeforsikringsdækning arbejdsgivere omkring $2,55 i timen, en medarbejder arbejder, ifølge BLS-data.

For nogle virksomheder, især virksomheder med en lille fuldtidsansatte, kan det være mere overkommeligt at betale bøderne end at betale for ydelser for fuldtidsansatte.

Opdater budgettet med fordele tilføjelser eller ændringer

Det næste trin i at forudsige et ikke-lønbudget er at gennemgå den fordelspakke, som virksomheden i øjeblikket giver sine ansatte. En personaleafdeling skal afgøre, om pakken er tilstrækkelig for dens medarbejdere, eller om noget skal udskiftes eller tilføjes.

Hvis du tilføjer eller ændrer nogle elementer i fordelspakken (for eksempel vil du måske spare penge med en høj-fradragsberettiget sundhedsplejeplan eller tilføje en tandlæge forsikringsplan), sørg for, at du knuser tallene for planen og ændrer eller tilføjer de tilsvarende linjepost(er) i dit ydelsesbudget for den kommende år.

Andre fordele, som din pakke måske mangler i dag, omfatter:

• Synsforsikring
• Fleksible forbrugskonti
• Frivillige fordelsprogrammer
• Wellness-fordele

Som valgfrie ydelser skal ingen af ​​disse punkter tilbydes af virksomheden, men de bør tages i betragtning, når der sammensættes et samlet budget for personalegoder for det kommende år.

Rådfør dig med en HR-rådgiver

Forecasting af et budget for personalegoder håndteres ofte af en person i HR-afdelingen i en virksomhed. Hvis denne person løber ind i problemer, når han forudsiger medarbejderfordele, uanset om det er ved at vælge en passende sundhedspleje planlægge eller planlægge for de kommende år, kan de rådføre sig med virksomhedens interne HR-rådgiver eller en ekstern rådgiver.

En intern HR-rådgiver vil dog være mere tilgængelig. HR-rådgivere kan besvare alle spørgsmål, som en virksomhed måtte have, når det kommer til personalegoder, hvilket gør det nemmere at skabe et skudsikkert budget.

Præsenter prognosen

Når budgettet for personalegoder er blevet oprettet, kan det præsenteres for den person i virksomheden, der har det sidste ord over budgettet – det være sig en HR-primær eller en af ​​virksomhedens ledere. De vil gennemgå budgettet, foretage eventuelle tilføjelser eller fradrag og derefter skrive under på det, så den nye og forbedrede fordelspakke kan bruges af medarbejderne i det kommende år.