Effektive møder er interessante begivenheder med høj energi, hvor teammedlemmer arbejder sammen om at træffe beslutninger eller løse problemer. Desværre ser alt for mange af de møder, vi deltager i, til at være lige det modsatte. De værste møder bringer tid til et kravleløb, der efterlader alle mentalt og følelsesmæssigt udmattede og mere end en lille smule frustrerede. Forskellen ligger i, hvordan møderne planlægges og afvikles.
De bedste ledere forstår vigtigheden af disse begivenheder, og de forstår, at det kræver planlægning og bevidst indsats at skabe et godt møde. Denne artikel giver ti tips til at hjælpe dig med at drage fordel af denne værdifulde samarbejdstid med dit team. Her er tips til, hvordan du styrker dine teammøder.
Hav en positiv holdning til møder
Det er det vigtigste, en leder kan gøre som leder for at forbedre teammøderne. Det er overraskende, hvor mange ledere der er stolte af at proklamere deres modvilje mod møder, men at opnå betydelige resultater, løse problemer, træffe beslutninger, informere, inspirere, samarbejde og motivere, ledere skal arbejde med mennesker.
Det betyder af og til at samle disse mennesker i et værelse eller på et konferenceopkald og tale med dem. Ledelse handler ikke om at sidde på kontoret med døren lukket og sende e-mails. Prøv som leder at se på møder som en manifestation af ledelse. Det er lederskabsshowtime, ikke noget at frygte som en tur til tandlægen.
Husk, at du ejer mødet
Uddeleger ikke dagsordensplanlægningen til en administrativ assistent eller et andet teammedlem. Som leder er det din møde for at planlægge og køre. For at sætte dig selv i den rette sindsstemning, spørg og svar på følgende spørgsmål: "Hvad vil jeg efter dette møde have folk til at have lært, opnået eller løst?"
Forbered altid en dagsorden
Alt, hvad du nogensinde vil læse om effektive arbejdspladsmøder, inkluderer råd om udarbejdelse af dagsorden. Alligevel er vi alle mødt op til et møde, hvor der ikke er nogen dagsorden at finde. Handlingen med at planlægge dagsordenen hjælper med at fokusere og identificere de prioriterede emner for mødet.
Bed om input til dagsordenen
Selvom det er lederens primære ansvar at udvikle dagsordenen, kan teammedlemmer inviteres til at bidrage med dagsordenspunkter. Send et kald for ideer et par dage før mødet.
Spice It Up
Sæt lidt variation i formatet. Her er et par ting, du kan gøre for at pift dine teammøder op:
- Inviter gæstetalere
- Fejre noget
- Gennemfør en "læringsrundebordssamtale" - lad teammedlemmerne skiftes til at lære hinanden noget
- Se en Ted Talk, der er relevant for mødedagsordenen
- Kør en teambuilding-aktivitet
- Skift lokationer (overvej at tage mødet væk fra stedet)
- Medbring noget sjovt eller interessant mad
- Hold et møde med "enkelt dagsorden".
- Bed om lynrunde opdateringer
- Engager teamet i brainstorming
- Skift stol eller skift hvad som helst at bryde monotonien
Tillad noget "hvidt rum" til spontan kreativitet og engagement
Lad være med at proppe så mange punkter på dagsordenen, at du kæmper for at fuldføre den. Lad i stedet lidt plads i slutningen til spontan diskussion. Hvis mødet slutter tidligt, så lad alle gå tidligt. Alle sætter også pris på fundet tid.
Brug teammøder til at samarbejde
I stedet for bare at dele information, prøv at løse et problem eller arbejde sammen med gruppen om at nå frem til en beslutning. Ja, det er udfordrende og kan være rodet, men det er der, vi får mest værdi ud af møder.
Lys op
At være leder af et møde handler ikke om at fremvise autoritet eller magtmisbrug. At refse nogen for at komme for sent foran holdet er et eksempel på at gøre dette. Bevar en sans for humor og din ydmyghed.
Opfølgning
Hold styr på handlingspunkter, og sørg for, at folk gør, hvad de siger, de vil gøre. Det er frustrerende at møde op til næste møde og finde ud af, at halvdelen af holdet ikke gad gøre, hvad de forpligtede sig til i det sidste møde. Følg op inden mødet og holde enkeltpersoner ansvarlige for deres forpligtelser.
Vær rollemodelleder
Teammøder er ikke et tidspunkt til at svigte din vagt og slappe af med dit team. Hold dig selv og dit team til de højeste standarder for opførsel, hvilket betyder, at der ikke er nogen ufarlige vittigheder, at du ikke er klogere på teammedlemmer, kynisme og sarkasme, eller at du baskerer andre afdelinger eller ledelser. Tænk på, hvilken slags leder du gerne vil være kendt som, og mød så op til hvert eneste møde væren den leder.
Bundlinjen
En mulighed for at møde og arbejde med dit team er en forfærdelig ting at spilde. Det er bydende nødvendigt, at du udvikler disciplinen til at planlægge og lede møder, som folk værdsætter og skubber initiativer fremad.
