Sådan skriver du breve om afvisning af jobkandidater

Hvordan du behandler kandidater til dit job, betyder virkelig noget. Sender en kandidat afslagsbrev til de ansøgere, der ikke blev udvalgt til jobbet, er et ekstra, men positivt skridt, din virksomhed kan tage for at opbygge goodwill hos kandidater og etablere dig som en den valgte arbejdsgiver.

Dit omdømme, bygget til én kandidat ad gangen, er afgørende for din fortsatte evne til at tiltrække de bedste og dygtigste talenter til din virksomhed. Kandidater træffer beslutninger om din virksomhed baseret på deres behandling og officielt at underrette dem om dine ansættelsesbeslutninger er et punkt i din favør.

Faktisk, for at bevare dit omdømme som en arbejdsgiver, som medarbejderne bør overveje, er der fire gange i løbet af ansættelsesprocessen, at du virkelig behov for at kommunikere med dine kandidater. Selv et afslagsbrev er bedre for dine ansøgere end ikke at høre noget i lange perioder. Bemærk venligst disse retningslinjer for at skrive dine kandidatafvisningsbreve, og find to eksempler på kandidatafvisningsbreve til brug som modeller.

Start med et opfølgende telefonopkald

Et telefonopkald til kandidaten er det første skridt, efter du har besluttet, at vedkommende ikke er den mest kvalificerede til din ledige stilling. Under opkaldet takker du kandidaterne for deres ansøgning og samtaletid. Sig tydeligt, at du har bestemt det du vil tilbyde, eller har tilbudt, stillingen til en anden kandidat.

Følg derefter dit opkald op med det officielle kandidatafvisningsbrev, der giver de samme oplysninger. Denne kontakt bør ske, så snart du ved, at kandidaten ikke er den person, du ønsker at ansætte. Lad ikke dine kandidater undre sig over, i uger i træk, om de var den person, der blev udvalgt til jobbet.

Tips til at skrive kandidatafvisningsbreve

• Også kendt som et "tak, men nej tak", breve med kandidatafvisning fortæller kandidaten, at de ikke blev udvalgt til stillingen. Hvis du mener, at kandidaten ville kvalificere sig til andre roller i din virksomhed, og at de også syntes passer til din kultur, kan du også opfordre personen til at søge igen i fremtiden. Afslut altid dine kandidatafvisningsbreve med en positiv tone og ønsk personen succes. Sørg for at takke din kandidat for den tid, der er investeret i ansøgnings- og interviewprocessen.
• Tilpas dine kandidatafvisningsbreve med kandidatens navn, stillingen og eventuelt en bemærkning om interviewtidspunktet. Du ønsker ikke, at din kandidat skal føle sig, som om de har modtaget et formularafvisningsbrev - selvom det dybest set er det.
• Kom lige til sagen i dine afvisningsbreve. Men især hvis du har ringet, ved kandidaten allerede, hvad han kan forvente i afvisningsbrevet.
• Gør dit kandidatafvisningsbrev forretningsmæssigt, men elskværdigt. Når alt kommer til alt, punkterer du en persons håb og drømme. Gør det med respekt og omtanke.
• Sig aldrig noget i kandidatafvisningsbrevet, som du ikke mener. Foreslå f.eks. ikke, at kandidaten ansøger om åbninger i fremtiden, hvis du ved, at kandidaten ikke vil passe ind i din organisation.
• Husk, at kandidatafvisningsbrevet er din sidste mulighed for at opbygge et forhold til kandidaten, som vil få dem til at tænke positivt om din virksomhed. Dit omdømme som arbejdsgiver påvirkes af denne kandidat og de personer, der er berørt af denne kandidats meninger og behandling fra dine hænder. Tro aldrig på, at dette er ligegyldigt for dit omdømme som en potentiel arbejdsgiver.

Dette er et eksempel på en kandidatafvisningsbrev til den kandidat, som dit ansættelsesteam fandt godt kvalificeret og kunne lide. Dit mål er at lade dem vide, at de skal fortsætte med at søge til din virksomhed, når en stilling, som de er kvalificeret til, bliver slået op.

Dette er et eksempel på en kandidatafvisningsbrev til en potentiel medarbejder, som ansættelsesteamet fandt, at det ikke passede godt med din virksomheds mål, målsætninger eller kultur. Du ønsker ikke at opfordre denne kandidat til at søge dine ledige stillinger i fremtiden.