Balancen i denne artikel byder på noget ekstra mødetyper der spreder stress og stridigheder. Som leder eller leder, der er ansvarlig for at trække folk sammen for at kommunikere, dele og generere ideer, er du godt tjent med at fjerne disse mødetyper fra din rutine.
8.00 medarbejdermøder mandag morgen
Problemet med dette møde er, at ingen nogensinde er klar til det. Når alt kommer til alt, er klokken 8.00 mandag morgen - intet er sket endnu, og hvad der end skete i sidste uge, er for det meste gammel historie. Det andet problem med dette møde er, at for at nogen skal være forberedt, skal de arbejde søndag aften, hvilket er fint lejlighed, men garanteret at give dig nogle seriøse stemmer for "årets ryk" fra medarbejdere og familiemedlemmer af medarbejdere.
Løsningen: Hvis du skal afholde et teammøde om mandagen, skal du skubbe det til senere på morgenen eller tidligt på eftermiddagen. Endnu bedre, skub det til tirsdag morgen.
Statusmøder rundt om bordet
Du kender dette møde. Det er den, hvor folk bevæger sig rundt i lokalet og deler deres seneste opdateringer, sagaer, fantasier og drømme. Sæt dig det forkerte sted, og du ender som den 22
Løsningen: Mød hvis du skal, men sæt nogle regler for opdateringerne. Bed folk om at fokusere på vigtige nyheder, der påvirker alle, eller om at identificere udfordringer, der kræver hjælp fra forskellige funktioner. Gør hvad som helst for at begrænse den smertefulde march af vederlagsfri og selvtjenstgørende statusopdateringer, som udisciplinerede runde-bordsmøder genererer.
Tilbagevendende møder, der har mistet deres formål
Ethvert tilbagevendende møde, hvor ingen kan huske, hvorfor dette møde stadig finder sted, er en kandidat til øjeblikkelig eliminering. Fysikkens love overføres til møder, og et møde på skemaet har en tendens til at forblive på skemaet længe efter, at det har brugt sin anvendelighed på arbejdspladsen.
En ny leder gennemgik den tilbagevendende liste over møder på hans teams tidsplan og aflyste to af dem, fordi han ikke kunne afdække en årsag til, at disse møder eksisterede. Han modtog mere end et par takkebreve og et par kommentarer fra folk, der undrede sig over, hvordan det lykkedes ham at dræbe dette møde, som de havde forsøgt at slippe af med det sidste år.
Løsningen: Gennemgå alle de tilbagevendende møder, som du udsætter dit team for, eller som du deltager i, og eliminer dem fra dit liv og dine teammedlemmers liv. Hvis du ikke er vært for mødet, skal du informere værten om din hensigt og dit perspektiv på mødets nytteværdi. Hvis du er værten/sponsoren, så afstemning teammedlemmer og giv dem en stemme og en stemme. En smule drakonisk udskæring af tilbagevendende møder åbner værdifuld tid til andre vigtigere aktiviteter.
Gruppe-ordsmedmøder
Dette er ethvert møde, hvor du samler en gruppe mennesker for at arbejde med formuleringen af noget: en vision, en mission, en strategierklæring, en scope-erklæring i projektledelse. Outputtet af disse sessioner er typisk en række akavet opbyggede sætninger, der afspejler kompromiser fra den ansvarliges side. Ingen i lokalet er enige i det endelige produkt, men alle nikker samtykkende, så snart ordlyden bevæger sig fra latterligt til bare forfærdeligt i et forsøg på at få smerten til at forsvinde.
Løsningen: Nnogensinde henvise grove formuleringer af noget til et udvalg. Tag selv et stik i det pågældende emne, studs det af et par kolleger, og når du nærmer dig noget, der begynder at virke for dig, så bed meget omhyggeligt om input fra en gruppe. Stil opklarende spørgsmål, tag gode noter og forsvind derefter og omformuler erklæringen/erklæringerne, og gentag processen efter behov.
Skabelonstrategimøder
Der er ingen magisk proces eller skabelon eller endda en simpel række af trin, der hjælper med at skabe strategisk klarhed. Gennemførelse af en S.W.O.T. (styrker, svagheder, muligheder og trusler) analyse er ikke altid på den kritiske vej til at nå frem til en præcis vurdering af forhold og muligheder. Og tal og mål og vækst er ikke strategier. Pas på nogen, der foreslår, at de har en simpel proces til dette komplekse emne.
Løsningen: Invester i en højt kvalificeret og erfaren strategifacilitator eller rådgiver, der forstår hvordan vejlede, nogle gange lede og nogle gange følge i jagten på at udvikle en handlekraftig, meningsfuld strategi. Den rette fagperson vil holde gruppen ansvarlig for at finde svar på de rigtige (svære) spørgsmål, som skal besvares på vejen mod strategisk klarhed.
Bundlinjen
Møder er uvurderlige muligheder for at forbinde, kommunikere, opbygge relationer og stimulere kreativ problemløsning. De er også muligheder modne til overforbrug og endda misbrug. Stræb efter at være den leder, der respekterer magten og vigtigheden af møder. Brug disse fora af de rigtige grunde ved at designe dem til at fokusere på nøglespørgsmål, anmode om ideer og vigtigst af alt respektere den tid, alle bruger i sessionerne. Dine teammedlemmer vil sætte mere pris på din positive tilgang, end du måske nogensinde ved.
