Projektledere har et vanskeligt job. I kraft af deres rolle påtager de sig ansvaret for at danne et effektivt team til at forfølge og lykkes med nye initiativer. Fordi projekter kan omfatte alt det arbejde, der udføres i en virksomhed, er hvert projekt et nyt eventyr.
En af de vigtigste faktorer, der fremmer projektets succes, er tilstedeværelsen af en effektiv, engageret executive sponsor. Selvom projektledere måske ved, at executive sponsorer gør meget for at hjælpe et projekt til at lykkes, forstår mange ledere ikke, hvordan de kan hjælpe, eller hvad de skal gøre.
Executive Sponsor Ansvar
Den udøvende sponsor er afgørende for et projekts succes. Der er mange grunde til, at projekter mislykkes, men manglende støtte i en organisation bør ikke være en af dem. Executive sponsorer bør:
- Påtage sig ledelsesansvar for resultatet af et projekt
- Charter projektet og overdrag autoritet til projektlederen og kerneteamets medlemmer
- Støt projektteamets søgen efter ressourcer og synlighed
- Sikre tilstedeværelsen af og støtte effektive teamværdier, herunder ansvarlighed og gennemsigtighed
- Støt holdet i lyset af ekstraordinære vanskeligheder
- Forsvar projektgruppen mod organisatorisk indblanding
- Bliv involveret og interesseret
- Bliv holdt lige så ansvarlig som projektlederen og teammedlemmerne, hvis initiativet er en fiasko
Executive Sponsor Tilstedeværelse
I mangel af en støttende udøvende sponsor, falder alle ovennævnte ansvarsområder på de allerede overbebyrdede projektleder, som typisk mangler indflydelse hos andre ledere eller ledere, der kan være modstandsdygtige over for projektet.
Manglen på en effektiv sponsor øger risikoen for projektproblemer, herunder men ikke begrænset til fiasko, suboptimal ydeevne, øgede omkostninger og kvalitetsmål og eventuelt øget team oprør.
Enkelt sagt, tilstedeværelsen af en effektiv udøvende sponsor er en positiv forskelsskaber for det projekt, de har sponsoreret. I betragtning af rollens åbenlyse betydning, kan det være rimeligt at antage, at de fleste organisationer tager deres arbejde med udøvende sponsorer alvorligt.
Organisatorisk behandling af rollen
Selvom det ville være rimeligt at forvente, at de fleste virksomheder ville udvise moden praksis omkring rollen som executive sponsor i en æra, hvor projektledelsespraksis er veletableret, er situationen præcis den modsat.
- Mange firmaer har ingen formel praksis omkring executive sponsorering
- Få virksomheder har nogen formaliseret uddannelse eller standardiseret beskrivelse af sponsorens rolle og ansvar
- Sjældent er det firma, der tilbyder træning til deres ledende sponsorer
- Der er ringe konsekvent enighed om sponsorens ansvar for projektets succes
- De fleste projektledere udtrykker frustration over den manglende støtte fra deres sponsorer
Ifølge Project Management Institute i 2018 var 38% af organisationerne undersøgt ikke havde aktive executive sponsorer til projekter.
Mens den nuværende tilstand af praksis med executive sponsorering kan give plads til forbedringer, har projektledere intet andet valg end at fortsætte med at komme videre med deres initiativer. Der er dog nogle trin, som projektledere kan tage for at rekruttere tiltrængt executive support.
Trin til at få Executive Support
- Rekrutter en sponsor. Hvis dit projekt har strategiske konsekvenser for din virksomhed, enten direkte for kunder eller indirekte af muliggør mere effektive og effektive interne aktiviteter til støtte for kunderne, bør du rekruttere en sponsor. Arbejd direkte med din rapport-til-leder eller lederen af dit projektledelseskontor for at forstærke projektets betydning og bede om hjælp. Fremhæv sponsorens rolle og ansvar, og peg på industriforskning der korrelerer projektsucces og effektiv sponsorering.
- Træn din sponsor. Fremhæv sponsorens rolle som strategisk, ikke taktisk eller som galionsfigur. De fleste ledere kommer i rollen som en sponsor uden formel uddannelse eller endog kontekst for deres ansvar. Mens du er i den noget akavede rolle at træne en leder, vil de fleste af disse personer sætte pris på din kontekst og vejledning. Spørgsmålene om ansvarlighed, forstærkning af værdier og beskyttelse af teamet bør være dit primære fokus, når du indsætter din executive sponsor.
- Engager og involver din sponsor aktivt. De bedste projektledere og sponsorforhold er meget interaktive. Det er vigtigt for de to parter at etablere en klar kommunikationsprotokol for opdateringer af projektaktiviteter samt markering og reaktion på nødsituationer. Projektlederen bør opfordre den udøvende sponsor til at deltage i status- eller teammøder fra fra tid til anden for at vise ægte interesse og tjene som en aktiv cheerleader for organisationen for team succeser.
- Bed om coachingstøtte fra din sponsor. Det er altid nyttigt at have nogen med mere erfaring end dig, der observerer og tilbyder konstruktiv og positiv feedback og coaching på din præstation.
- Udnyt sponsoren omhyggeligt til de store problemer. Pas på ikke at trække for meget på din sponsor til taktiske problemer. Den bedste brug af din sponsor er at hjælpe med at sikre ressourcer, fungere som talsmand for projektteamet til den bredere ledelsesgruppe og hjælpe dig med at styrke essentielle teamværdier.
Det sidste pitch
Rollen som den udøvende sponsor er en af de vigtige brikker i puslespillet til succes for projektinitiativer. Succesfulde projektledere forstår, hvor vigtig denne rolle er, og arbejder for at få ledelsesstøtte på det rigtige niveau og intensitet.
Hvis sponsoren er fraværende eller vag, så tag det på dig selv at rekruttere og/eller træne dine ledende sponsorer til at støtte dig, dit team og din virksomhed til succes.
