Hvert større arbejdsprojekt gennemgår fem faser. Længden og detaljerne kan variere fra projekt til projekt, men alle vil stadig følge de samme grundlæggende rammer. Mens nogle projektmetoder såsom agile tilgange komprimerer eller gentager de følgende trin i hurtigere, iterative cyklusser, arbejdet i hver fase er synligt og tydeligt i hvert projekt.
De fem stadier
De formelle faser af et projekt er som følger:
- Indvielse: dannelse af projektteam, projektchartering og kick-off
- Planlægning: færdiggørelse af projektets omfang, definering af den detaljerede arbejdsopdeling, vurdering af risiko, identificering af ressourcebehov, færdiggørelse af tidsplanen og forberedelse til det faktiske arbejde
- Udførelse: udfører det faktiske arbejde, der kræves af projektdefinitionen og -omfanget
- Overvåg og kontrol: den faktiske styring, rapportering og kontrol af ressourcer og budgetter under udførelsesfasen
- Projekt afsluttet: levering af projektet, vurdering af erfaringer, udsættelse af projektteamet
EN projektleder
Lad os se på disse stadier mere detaljeret.
Indvielse
En solid projektinitiering vil ikke kun sætte dit projekt op til succes, men det vil også lægge grunden til alle fremtidige faser. Under igangsættelsen vil du få tildelt projektteammedlemmerne, orientere dem om de overordnede projektmål, og stil kunden eller projektejeren så mange spørgsmål som muligt, så du kan planlægge projektet effektivt. Det er også et godt tidspunkt at opbygge teamets entusiasme omkring projektet og indsamle alle detaljer i sidste øjeblik, der kan påvirke projektplanlægningen. Yderligere trin omfatter:
- Interessentanalyse
- Tildeling af en udøvende sponsor
- Charterdokumentudvikling og kommunikation
- Formelt startmøde
Planlægning
Når du har startet projektet og samlet alle relevante oplysninger, begynder du at planlægge dit projekt. Planlægningsstadiet afhænger af dit projekts størrelse, hvor meget information du skal organisere, og hvor stort dit team er. Resultatet af planlægningen skal være klart projektplan eller tidsplan, hvorfra alle vil følge deres tildelte opgaver.
Brug af et projektplanlægningsprogram såsom Microsoft Project eller Basecamp er yderst nyttigt, når du planlægger et projekt. Der er også andre gratis muligheder tilgængelige online. Alligevel, selvom det er nyttigt at bruge et projektplanlægningsprogram, er det ikke altid nødvendigt. Det er lige så effektivt at bruge Excel og Word til at oprette din plan og kommunikere den til teamet.
Specifikke opgaver i planlægningsfasen omfatter:
- Udarbejdelse af en kommunikationsplan for de forskellige involverede interessenter
- Udvikling af en detaljeret arbejdsnedbrydningsstruktur
- Identifikation af kritiske vej
- At plotte ressourcer på projektplanen og finpudse rækkefølgen af arbejdet ud fra projektafhængigheder og ressourcebegrænsninger
- Udvikling af en detaljeret tidsplan
- Vurdering af risici og udvikling af en plan for risikoprioritering og afbødning
Udførelse
Nu hvor du har en solid projektplan, kan teamet begynde at udføre projektet mod deres tildelte opgaver. Dette er stadiet, hvor alle begynder at udføre arbejdet. Du vil officielt starte udførelsesfasen med personlige møder for at sikre, at alle har det, de skal bruge for at begynde at udføre deres del af projektet. At få teamet i gang på rette spor er en integreret del af et projekts succes, så formuler tidsplanen og kommunikationsplanen klart.
Overvåg og kontrol
Mens projektet er i udførelsesfasen, begynder du at overvåge og kontrollere det for at sikre, at det skrider frem som planlagt. Der er en række forskellige måder, du kan overvåge og kontrollere et projekt på. Tilfældige indtjekninger med teamledere, organiserede daglige "stand-ups" eller mere formelle ugentlige statusmøder er effektive. Den information, der kommer ud af disse møder eller kommunikationskanaler, vil informere feedback-sløjfen og i sidste ende enhver omplanlægning og justeringer, der måtte være nødvendige for projektet.
Yderligere vigtige aktiviteter i denne fase omfatter:
- Overholdelse af din forudetablerede kommunikationsplan for at sikre interessenternes bevidsthed om projektets status
- Overvågning af arbejdsgrupper og arbejdsaktiviteter på den kritiske vej
- Identificere muligheder for at forbedre tidsplanens ydeevne ved at spore eller fuldføre aktiviteter parallelt eller, hvor det er nødvendigt, nedbryde tidsplanen ved at tilføje ressourcer
- Overvågning af faktisk vs. planlagte omkostninger
- I nogle tilfælde overvågning, beregning og rapportering om optjent værdi for projektplanen
- Overvågning og afbødning af risici og finpudsning af risikoplanen efter behov
Projekt Luk
Når alle detaljer og opgaver i dit projekt er afsluttet og godkendt af kunden eller projektejeren, kan du endelig lukke dit projekt. Dette kan virke som en formalitet, men afslutningen af et projekt er lige så vigtig som dets igangsættelse, planlægning og udførelse.
En god projektleder vil dokumentere alle informationer fra projektet og organisere det pænt, så de kan gå tilbage til det, hvis det er nødvendigt. Dette er også et godt tidspunkt at holde en obduktion af projektet, så alle teammedlemmer kan reflektere over, hvad der gik rigtigt eller forkert under projektet. Alle vigtige projektnotater skal også dokumenteres, så resultatet kan deles med andre projektmedlemmer og arkiveres i en projekthistorikmappe. Endelig er det vigtigt formelt at udsætte projektteamet, give feedback og præstationsevalueringer som angivet i din virksomheds politik.
