Time management handler i virkeligheden om at styre dig selv. Du kan ikke rigtig "administrere" tid, fordi der er 24 timer i et døgn, 60 minutter i en time, 60 sekunder i et minut - og det ændrer sig aldrig. Du kan dog kontrollere, hvor og hvordan du bruger din tid og tage skridt til at reducere eller eliminere tidsspilder. Her er ti tidløse måder at tage kontrol over din tidsplan hver dag for at få mest muligt ud af den tid, du har til rådighed.
1) Etabler prioriterede mål
Uden mål kan du opleve, at du har en tendens til at jage efter det, der virker mest presserende eller stirrer dig i ansigtet. Det er svært ikke at blive distraheret af skinnende genstande. For at forhindre dette skal du finde ud af dine sande prioriteter i livet og gå hen imod dem ved at sætte årlige, månedlige, ugentlige og daglige mål eller ønskede resultater. Rangér hver af disse ved hjælp af følgende system:
- Betydning: (A=høj, B=medium, C=lav)
- Haster: (1=høj, 2=middel, 3=lav)
Arbejd altid med de mest presserende og vigtige mål og opgaver (A1) først, og gå derefter ned på din liste.
2) Følg 80/20-reglen
80/20 reglen, også kendt som Paretos princip, siger, at 80 procent af dine resultater kommer fra 20 procent af dine handlinger. Det er en måde at se dit tidsforbrug, prioritere dine valgte opgaver i forhold til dine vigtigste mål. Fokuserer du på de 20 procent af aktiviteterne, der producerer 80 procent af dine ønskede resultater?
3) Lær at sige nej
Selvom det er fantastisk at være en holdspiller, er det også vigtigt at vide, hvornår og hvordan man skal være selvsikker og lade folk ved, at du ikke kan håndtere deres anmodning i øjeblikket, hvis det er i konflikt med, at du når dine mål. Hvis du accepterer at påtage dig opgaven, så forhandle en deadline, der hjælper dem med at nå deres mål uden at ofre dine egne.
4) Overvind udsættelse ved hjælp af 4D-systemet
- Slet det: Hvad er konsekvenserne af slet ikke at udføre opgaven? Overvej 80/20-reglen; måske behøver det ikke gøres i første omgang.
- Uddelegere det: Hvis opgaven er vigtig, så spørg dig selv, om det virkelig er noget, du er ansvarlig for at gøre i første omgang. Kan opgaven gives til en anden?
- Gør det nu: At udskyde en vigtig opgave, der skal udføres, skaber kun følelser af angst og stress. Gør det så tidligt på dagen som du kan.
- Udsætte: Hvis opgaven er en opgave, der ikke kan udføres hurtigt og ikke er et emne med høj prioritet, skal du blot udsætte den.
5) Spis frøen
For at citere Brian Tracey fra hans bog, "Eat That Frog,"
"Hvis det første du gør hver morgen er at spise en levende frø, kan du gå dagen igennem med den tilfredshed med at vide, at det nok er det værste, der kommer til at ske for dig hele dagen lang."
Dine frøer hver dag er de opgaver, der vil have størst indflydelse på at nå dine mål, som normalt er de opgaver, som du med størst sandsynlighed vil udsætte med at starte.
6) Reducer antallet af møder
Dårligt afviklede møder er tidsspildere ganget med antallet af personer i mødet. Vær sikker på at du have en dagsorden og du holder ikke kun et møde for at holde et møde.
7) Glaskrukken: Sten, småsten, sand
Kategoriser dit arbejde på denne måde:
- Klipper: Dine vigtigste strategiske projekter
- Småsten: Projekter og opgaver, der er vigtige, men ikke de mest kritiske
- Sand: Mindre, mere ubetydelige opgaver
Tag fat på stenene først. Hvis du bliver ved med at tackle de små ting (sandet og småsten), og ikke de vigtige strategiske genstande, stenene, så vil din krukke hurtigt fyldes op uden plads til flere sten.
8) Eliminer elektroniske tidsspildere
Alle har visse distraktioner, der afbryder dem og tager deres tid væk fra deres arbejde. Er din Facebook? Twitter? Tjek e-mail? Løbende beskeder med venner og familie? Stop med at tjekke dem så ofte og begynd at samle disse typer aktiviteter. Indstil et tidspunkt, og tjek derefter dem alle på én gang. Giv dig selv 30 minutter, og kom så tilbage til opgaven.
9) Bliv organiseret
For effektivt at administrere din tid og være produktiv hver dag, er du nødt til at skabe det rigtige miljø. Fjern ubrugeligt rod, opret et effektivt arkiveringssystem, hav et sted i nærheden til alt arbejdet elementer, du ofte har brug for, og brug værktøjer til workflowstyring til at hjælpe dig med at skabe en produktiv miljø.
10) Pas på dit helbred
En god nats søvn, sund kost og motion vil give dig den energi, fokus og udholdenhed, der kræves for at få mest muligt ud af din dag. Det kan se ud til, at arbejde er vigtigere, og du kan altid indhente søvn, mad og motion senere. Hvis du mister dit helbred, kan du dog ikke arbejde eller lave meget andet for den sags skyld, så spar ikke på at passe på dig selv.
