Administrativ assistent Jobbeskrivelse: Løn, færdigheder og mere

Administrative assistenter, herunder sekretærer, er rygraden i kontorfunktionalitet. De skriver og forbereder dokumenter, planlægger aftaler og vedligeholder filer. De besvarer telefoner og direkte opkald og hjælper med personalemøder. På nogle kontorer kan de håndtere grundlæggende bogføringsopgaver, og de accepterer muligvis betaling fra kunder og kunder.

Cirka 3,6 millioner administrative assistenter og sekretærer arbejdede i USA i 2019.

Administrativ assistent opgaver og ansvar

Administrative assistenters ansvar kan variere afhængigt af den type kontor, de arbejder i, men nogle almindelige opgaver omfatter:

• Besvar telefoner og modtag beskeder.
• Generer dokumenter.
• Sammensæt diaspræsentationer
• Opret regneark.
• Administrer databaser.
• Oprette og/eller vedligeholde hjemmesider.
• Udføre grundlæggende bogføring.
• Fungere som kontorchef, planlægge personalearrangementer såsom prismiddage og fundraising-arrangementer, planlægge kundemøder og arrangere tidsplaner for kolleger.

Administrativ assistent løn

Løn kan afhænge af arten af ​​den virksomhed, hvor en administrativ assistent er ansat, samt arbejdsopgavernes omfang. De tjenstgørende ledere modtager den højeste løn.

• Median årsløn: $40.990 ($19,71/time)
• Top 10 % årsløn: Mere end $67.510 ($2,46/time)
• Bund 10% årsløn: Mindre end $26.880 ($12,92/time)

Uddannelse, træning og certificering

Dette erhverv kræver ikke nogen specifik videregående uddannelse, men det kan være nyttigt.

• Uddannelse: Du skal bruge en gymnasial eksamen eller tilsvarende, og du kan få et forspring i feltet ved at tilmelde dig en associeret uddannelse eller deltage i en sekretæruddannelse efter gymnasiet. Sekretærer besidder ofte bachelorgrader eller opnår speciale-fokuserede certificeringer som Akkrediteret juridisk sekretær eller den certificerede medicinske administrative assistent i et stigende antal sektorer. Executive assistenter og sekretærer bør have nogle universitetspoint som minimum, hvis ikke en bachelorgrad.
• Uddannelse: Overvej at starte med et vikarbureau. Disse tilbyder nogle gange uddannelse til nye rekrutter. Ellers, hvis du har nogle grundlæggende sekretær- eller administrative færdigheder, kan der gives træning på jobbet, når du lærer rebene i en bestemt virksomhed eller et bestemt felt.

Administrativ assistent færdigheder og kompetencer

Du skal bruge flere væsentlige færdigheder for at få succes med at blive administrativ assistent.

• Computer- og softwarefærdigheder: Du skal være fortrolig med at bruge Microsoft Office, e-mail og internettet. Du skal muligvis være fortrolig med QuickBooks eller andre regnskabssoftwareprogrammer, hvis du arbejder for en lille virksomhed.
• Multitasking færdigheder: Det kan især være vigtigt, hvis du samtidig fungerer som leder. Du bør være i stand til at jonglere med flere krav på én gang.
• Mundtlige og skriftlige kommunikationsevner: Disse er væsentlige. Du skal have en solid beherskelse af det engelske sprog og have gode korrektur-færdigheder.
• Interpersonelle færdigheder: Du kommer til at arbejde sammen med andre, herunder kunder og andet kontorpersonale. Gode ​​manerer og en rolig opførsel kan være meget vigtigt.
• Organisatoriske færdigheder: Du skal være detaljeorienteret og organiseret, kunne lokalisere et dokument eller genkalde protokol med et øjebliks varsel.
• Beslutningsevner: Du vil ofte finde dig selv i at håndtere flere opgaver næsten samtidigt, især på travle kontorer, så du bør være i stand til at prioritere og træffe tidseffektive beslutninger. En klient vil måske have en tid med det samme, men har han virkelig en nødsituation, eller kan det vente et par dage?

Job Outlook

Desværre har denne stilling ikke et opmuntrende jobudsigt. U.S. Bureau of Labor Statistics forventer, at teknologiske fremskridt vil begynde at tage over mange administrative assistenters opgaver fra 2019 til 2029, hvilket resulterede i et fald på 9% i job vækst.

Arbejdsmiljø

Denne stilling er påkrævet af stort set alle brancher. Du kan finde dig selv at arbejde på et lægekontor, et advokatkontor, et regeringskontor eller for en lille entreprenør i kvarteret. Under alle omstændigheder vil du sandsynligvis finde dig selv i et kontormiljø.

Virtuelle assistenter bliver mere og mere efterspurgte, så det er muligt, at du måske kan arbejde hjemmefra.

Arbejdsskema

Dette er næsten altid et fuldtidsjob i normal arbejdstid, men virksomhedens karakter kan kræve noget weekendarbejde, som hvis du er ansat på en lægeklinik. Derudover kan de i advokatbranchen opleve, at de forventes at lægge mange timer forud for retssager og deadlines.

Sammenligning af lignende job

Nogle lignende job og deres gennemsnitlige årlige løn inkluderer:

• Retsreporter: $61,660
• Informationsmedarbejder: $36,920
• Medicinsk transkriptionist: $44,090