Naboorganisationer i byer over hele landet er vært for særlige offentlige og samfundsbegivenheder såsom udendørs festivaler, gademesser og karnevaler. Mange af disse offentlige begivenheder - især de vellykkede - bliver forventede festligheder og nogle gange et stolthedspunkt for værtssamfundet. Mens der er aspekter af begivenhedsplanlægning og udførelse, der deles på tværs af alle typer begivenheder fra bryllupper til firmakonferencer, har offentlige begivenheder en tendens til at have deres egne behov og udfordringer. En af disse unikke offentlige begivenhedsplanlægningsfaktorer er at arbejde med og modtage tilladelse fra offentlige myndigheder.
Nogle gange er den bedste måde at lære på bare at hoppe direkte ind. Andre gange er det værd at lære af andres erfaringer og erfaringer. I dette tilfælde vil vi lære af byen Chicago. The Mayor's Office of Special Events har erfaring med at organisere omkring 350 særlige begivenheder i hele Chicago, og har skabt sin Special Events-ressource Guide- og tilladelsespakke til særlige begivenheder, som inkluderer praktiske ideer, som andre byer måske ønsker at inkorporere i deres samfund begivenheder. Her er de bedste tips til planlægning af vellykkede fællesskabsbegivenheder fra mestrene selv.
Har en formel ansøgningsproces
I Chicago, kommunelov kræver, at organisationer, der ønsker at være vært for en fællesskabsbegivenhed, skal indsende en formel ansøgning, der accepterer visse retningslinjer for arrangementer, såsom:
- Der må ikke opkræves gebyr for optagelse (angiv et donationsbeløb).
- Fødevareleverandører skal have licens og have certificering.
- Spritsælgere skal have licens (kun øl og vin).
- Vareleverandører skal have licens.
- Chicago Transit Authority skal underrettes.
At have en formel ansøgningsproces til offentlige og lokale særlige begivenheder kan skære ned på arbejdsbyrden og strømline godkendelser, hvilket er en win-win for alle.
Kræv en særlig begivenhedstilladelse
Ud over ansøgningsprocessen for begivenheder kræver byen Chicago også, at arrangørerne indsender en ansøgning om særlig begivenhedstilladelse, som har sine egne krav, såsom:
- Ansøgningen skal indsendes minimum 45 dage før arrangementet.
- Ansøgninger skal notariseres.
- Arrangørerne skal fremvise et forsikringsbevis for 1 million dollars i kommercielt almindeligt ansvar, der navngiver City of Chicago som en ekstra forsikret.
Mens det i første omgang kan se ud til, at Chicago simpelthen skaber en hel del bureaukratiske bøjler at springe igennem, når det kommer til samfundsbegivenheder, uden gør ansøgningerne alt for vanskelige, har byen sikret, at alle offentlige arrangementer opfylder deres krav - hvoraf mange vedrører sikkerhed.
Kræv et begivenhedskort med ansøgning om tilladelse
Arrangører bør som en del af enhver ansøgning om tilladelse til særlige begivenheder indsende et begivenhedskort, der identificerer foreslåede gadelukningsområder og omlægningsplan. Kortet bør også overveje offentlige garagepladser, indkørselsadgang og brandvejsplads. Omvejsskilte og barrikader skal overholde byens krav, og arrangørerne er forpligtet til at skaffe disse forsyninger direkte. Følgende punkter tages i betragtning ved udstedelse af en tilladelse:
- Offentlig sikkerhed.
- Nærheden af en anden begivenhed i området på samme tid.
- Tidligere udstedelse af tilladelse til et andet arrangement på samme sted kort.
Kræver telt- og baldakintilladelser
I Chicago kræver telte eller baldakiner større end 240 kvadratfod ved offentlige arrangementer tilladelser fra byen. Hvis de er større end 600 kvadratmeter, skal tegninger stemples af en autoriseret arkitekt eller bygningsingeniør, og udgangs- og nødplaner inklusive skilte og belysning skal indsendes. Hvis størrelsen overstiger 4.000 kvadratmeter, skal ansøgningen om tilladelse indgives af det firma, der er ansvarligt for opførelsen af konstruktionen. Denne proces sikrer, at sikkerhedsforanstaltninger tages alvorligt.
Kræv partnerskaber med offentlige sikkerhedsmyndigheder
Særlige begivenheder i Chicago skal involvere både politi og brandvæsen. Arrangørerne skal mødes med politichefen (og/eller hans eller hendes repræsentant) for at løse problemer såsom en kørebane for udrykningskøretøjer, sikkerhedsplaner og udpeget kommandopost ved begivenhed. Arrangørerne bør udpege en person, der vil fungere som forbindelsesled til politiafdelingen, brandvæsenet, gader- og sanitetsafdelingerne, kontoret for særlige begivenheder og andre. Det vil hjælpe at have mindst én kyndig og erfaren person på dit team, der fungerer som koordineringspunktet for alle disse offentlige afdelinger.
Giv en checkliste for brandsikkerhedskode
Arrangører af festivaler og udendørs arrangementer i Chicago får en tjekliste og kræves for at opfylde visse krav til brandsikkerhedskodeks, herunder:
- Telte skal være lavet af brandhæmmende materiale (certificering påkrævet).
- Brandslukkere er påkrævet i hver stand.
- Midlertidige sidderækker skal have plads til 5 til 14 personer (maksimalt).
- Midlertidige siddegange skal være mindst 36 tommer.
- Brandfarlige væsker må ikke opbevares i noget telt, baldakin eller kabine.
- Affald må ikke samle sig.
- Elektriske ledninger skal tapes ned, og flere stikkontakter anbefales.
- Brandbaner til udrykningskøretøjer anbefales (10 fods brandbane).
- Grundlæggende C.P.R. og førstehjælpskurser anbefales til personalet.
Både erfarne og nye offentlige begivenhedsplanlæggere sætter pris på en god tjekliste.
Sørg for sikker madhåndteringspraksis
Byen Chicago kræver, at sælgere deltager i en undervisning af Department of Health, før de indsender nogen ansøgninger. Sælgere skal også opnå en sommerfestival sanitetstræning og -certificering (udbydes af Illinois Restaurant Association). Den sundhedsansvarlige, som afgør, om en sælger vil modtage tilladelse til drift, opretholder beføjelsen til at suspendere enhver tilladelse til enhver tid.
Byen skitserer detaljerede regler for fødevarer, beholdere, etiketter, fødevarebeskyttelse, personlig personalehygiejne, fødevareudstyr, affald, kabinekonstruktion og giftigt materiale. Det kræver også, at leverandører deltager i et obligatorisk sanitetsseminar.
På en relateret bemærkning skal spiritusbevilling(er) til særlige begivenheder være modtaget 20 dage før arrangementet.
Hav en plan for kontrahering af bytjenester
Offentlige eller private entreprenører skal hyres til en række ydelser, herunder udstationering Parkering forbudt skilte, udbud af afspærringer, bugsering, affaldstromler, genbrugstromler, liner, fejning, renovation, elektriske tjenester og/eller lydudstyr. I Chicago er Department of Streets and Sanitation tilgængelig for at levere sådanne tjenester på en timelønsplan baseret på ekspertise.
Der kræves også et genbrugsprogram som en del af tilladelsen til særlige begivenheder i Chicago. Med den stigende popularitet af grønne arrangementer, er dette ikke en dårlig idé!
Kræver dyretilladelser
Hvis dyr er involveret i begivenheden på nogen måde, kræver byen Chicago indsendelse med begivenhedsansøgningen af navnet på en lokal dyrlæge, som vil være til stede ved begivenheden. Denne person vil være ansvarlig for at sørge for syge eller tilskadekomne dyr. Desuden kan Kommissionen for Dyrepleje og -kontrol inspicere dyr, inden de anvendes i offentlige aktiviteter.
Administrer skiltning og promovering af begivenheder
Offentlige begivenhedsarrangører i Chicago har mulighed for at få yderligere begivenhedseksponering med lyspælsbannere. Selvfølgelig administrerer byen disse anmodninger, der kræver, at arrangørerne udfylder en ansøgning om bannertilladelse inklusive en kopi af den foreslåede bannergrafik, datoen for begivenheden og alle andre væsentlige aspekter af anmodning. Afdelingen for gader og sanitet håndterer disse typer anmodninger.
