Indkøbskortet eller P-kortet er en form for firmakreditkort, der udstedes til medarbejdere, som derefter kan erhverve varer og tjenesteydelser uden at skulle behandle transaktionen gennem den traditionelle indkøbsprocedure, såsom brug af indkøbsrekvisitioner eller indkøb Ordre:% s.
Der findes en række forskellige indkøbskortprogrammer; nogle involverer kun brug af virksomhedsgodkendte leverandører, mens andre tillader enhver leverandør at blive brugt. De indkøb, som en medarbejder foretager ved brug af et indkøbskort, er generelt små og lav værdi. Mange negative reaktioner om indkøbskortprogrammer er specifikt rettet mod medarbejdernes misbrug af kortet. Fordelene ved indkøbsprogrammer er dog langt større end de risici og omkostninger, der er forbundet med driften af programmet.
Fordele ved indkøbskort
Den amerikanske regering fandt, at indkøb under 2.500 USD kun udgjorde 2 procent af det samlede offentlige forbrug, men tegnede sig for 85 procent af alle indkøb. Da de administrative omkostninger ved disse små indkøb ofte oversteg det faktiske dollarforbrug, steg brugen af indkøbskort i mange offentlige myndigheder. Et statsligt organ, Department of Commerce, vurderede, at brugen af indkøbskort sparede dem over 22 millioner dollars om året på administrative omkostninger og reduktionen i indkøbsbehandlingen tid. Brugen af kortene har gjort det muligt for indkøbsafdelinger at koncentrere deres indsats om de 15 procent af de samlede indkøbsudgifter, der tegner sig for 98 procent af de samlede udgifter.
Implementering af interne kontroller
Misbrug af indkøbskort er hovednyheder, men disse misbrug, især i regeringen afdelinger, viser ofte en høj dollarværdi, der dog er mindre end halvdelen af en procent af samlede forbrug. Alligevel forekommer misbrug, men det kan kontrolleres ved at implementere ordentlige interne kontroller for at reducere spild og misbrug.
Stærk ledelsesretning er afgørende for et vellykket indkøbskortprogram. Ledelsen bør klart definere, hvad de tilladte anvendelser af kortet er, og definere og pålægge sanktioner for betalingskriminalitet, bedrageri og misbrug. Selvfølgelig skal backoffice-procedurerne og ressourcerne være på plads for at implementere kontrollerne. Hvis der ikke er ressourcer nok til at overvåge og håndtere misbrug af indkøbskort, så vil misbrugene fortsætte og stige, da det manglende engagement i programmet ses af dets brugere.
Hvem får et kort?
Et andet negativt set i indkøbskortprogrammer er, at virksomheder mener, at de skal give kort til alle deres ansatte, der foretager indkøb. Dette er ikke tilfældet; får udstedt et indkøbskort, får tillid. En virksomhed skal kunne stole på brugeren af kortet, da de faktisk bruger virksomhedens penge. Der bør være en godkendelsesproces på plads, hvor medarbejdere skal udvælges, gennemgås og godkendes. Hvis en medarbejder har dårlig kredit, skal de så have et firmaindkøbskort?
Indførelse af forbrugsgrænser
Som ethvert kreditkort bør der være en kreditgrænse for brugeren. Kreditkortselskaber giver kortholdere en grænse baseret på deres betalingsevne. For indehavere af indkøbskort bør virksomheder give kortindehaverne en forbrugsgrænse, der passer til deres position og deres sandsynlige forbrug. For eksempel kan en person, der er ansat som IT-analytiker, kun være forpligtet til at købe printerblæk og små computerudstyr, som kun kan udgøre et par hundrede dollars om året. Udgiftsgrænsen for denne medarbejder bør afspejle dette, og han bør ikke have en overordnet forbrugsgrænse på $2.500, som kan gives til alle it-medarbejdere. Udgiftsgrænser bør revideres med jævne mellemrum, så de ansatte får et passende niveau baseret på deres faktiske forbrug.
