For de fleste organisationer er den vigtigste enkeltdel af kontorudstyr er telefon. Business class telefonsystemer starter normalt med at koste et par tusinde dollars, og prisen stiger proportionalt med stigningen i systemets størrelse og antallet af funktioner, du ønsker.
De business class telefonsystemer, der diskuteres her, er til kontorer med ti personer eller flere.
Hvilke funktioner skal du bruge
De funktioner, der bringer værdi til din virksomhed og forbinder din virksomhed med verden, vil øge de samlede omkostninger ved telefonsystemet. Et telefonsystems sælger vil forsøge at sælge dig alle klokker og fløjter (det er deres job), men du skal se på hver funktion og beslutte, om den vil tilføje værdi til din virksomhed eller spare dig penge.
Grundlæggende funktioner
Her er nogle af de mere almindelige funktioner, der er tilgængelige på et erhvervstelefonsystem. Hvert mærke er forskelligt, så spørg sælgeren om en komplet liste over muligheder.
Det automatisk ledsager træder normalt i stedet for en receptionist ved at præsentere opkaldere for en liste over muligheder for
- Konferencefunktioner tillade to eller flere udvidelser at oprette forbindelse for at dele i en samtale. Normalt er standarden to. Hvis du har brug for mere end to, så spørg hvad det maksimale antal deltagere er. Nogle systemer tillader kun interne udvidelser at blive konferencer. Hvis du har brug for eksterne konferenceopkald, så spørg også om det.
- Automatiseret bibliotek giver opkaldere mulighed for at slå en medarbejders lokalnummer op ved at indtaste de første par bogstaver i deres navn.
- Voice Mail gør det muligt at efterlade beskeder til medarbejdere, der ikke er tilgængelige eller på telefonen. Nogle systemer kan videresende voicemail-beskeder til en medarbejders e-mail og tillade separat tredjeparts voicemail-udstyr at kommunikere med deres udstyr. Afhængigt af prisen kan dette spare dig penge.
- Hold opkald er muligheden for at sætte et opkald på hold, mens brugeren tager sig af andre sager. Normalt inkluderet i systemet.
- Viderestilling giver brugeren mulighed for midlertidigt at viderestille alle opkald til et andet lokalnummer eller til telefonsvarer.
- Hurtigopkald gemmer ofte brugte telefonnumre og giver brugeren mulighed for at ringe til dem med et tryk på en knap eller to. Det er en nyttig tidsbesparelse for ofte kaldte numre.
- Genopkald gør det muligt at genopkalde det sidst kaldte nummer med et tryk på en knap.
- Personsøgning giver en bruger mulighed for at tale over et højttaleranlæg for at ringe efter en medarbejder eller give meddelelser.
- Musik på hold giver dine opkaldere noget at lytte til, mens de er i venteposition. Det kan være musik eller forudindspillede beskeder, der reklamerer for din virksomhed.
- Sikkerhedskopier strøm vil give en alternativ strømkilde i 10 til 60 minutter i tilfælde af strømafbrydelse.
Avancerede egenskaber
Avancerede funktioner vil tilføje betydelige omkostninger til det samlede system og vil tilføje en løbende omkostning i løbet af systemets levetid. Dette kunne dog opvejes af reduceret kunde service og tidsbesparende fordele, de medfører.
- Fjern lokation funktionen tillader enkle forbindelser til off-site medarbejdere eller små fjernkontorer ved blot at ringe til et internt lokalnummer.
- Find mig / Følg mig tillader brugere at videresende deres telefon efter behov til en anden telefon, mobiltelefon, hjemmetelefon, sekretær osv.
- Computertelefonintegration (CTI) gør det muligt for telefonsystemet at interagere med et computersystem. Eksempler inkluderer muligheden for en bruger til at klikke på et telefonnummer på skærmen og få telefonsystemet til automatisk at ringe op til nummeret (reducerer forkerte numre og sparer tid); eller videregivelse af en kundes telefonnummer til en computer, når de ringer for at trække kundens konto frem og vise det på skærmen for medarbejderen, inden han besvarer telefonen. Denne mulighed er meget dyr.
Hvor stort skal systemet være
Det næste spørgsmål, du skal svare på, er, hvor du vil have telefonerne. Følgende liste identificerer almindelige steder, hvor du vil finde en telefonudvidelse:
- Receptionist
- Hvert kontor
- Faxmaskine
- Kreditkortterminaler, dataporte
- Konferencerum
- Butik/lagergulv
- Offentlige områder (venterum, gange, indgange osv.)
Dernæst skal du bestemme, hvor mange samtidige telefonopkald, der kommer ind og forlader kontoret. Summen af indgående og udgående opkald på et givet tidspunkt er antallet af linjer (eller trunks), som du har brug for.
Almindelige konfigurationer er 3, 8, 12, 16, 24 eller 48 linjer. Større systemer har udvidelsespladser, så du kan tilføje flere linjer på et senere tidspunkt. Husk at tage højde for fremtidig vækst (25% er ikke ualmindeligt). Vigtigt: Hvis du undervurderer dette, vil opkaldere få et optaget-signal, hvis alle linjer er i brug.
Find en telefonsystemforhandler
Det er ikke svært at finde en forhandler. Først kan du søge på nettet efter "Telefonudstyr og forsyninger" for at finde en forhandler tæt på dig.
Handels- og kontorteknologimesser er også gode steder at starte. Ikke kun vil du være i stand til at møde salgs- og supportfolkene, men du kan muligvis også prøve et system.
Endelig er den bedste måde at spørge rundt. Spørg folk, du kender, som har en virksomhed med et kontor. Du kan også få deres vurdering af kvaliteten af udstyret og serviceniveauet, der blev leveret.
Beregning af de samlede omkostninger
De samlede omkostninger ved systemet vil bestå af følgende komponenter:
- Basisenhed / System er den enhed, der styrer hele telefoninfrastrukturen. Prisen afhænger af antallet af funktioner, du har, antallet af telefonsæt, den kan håndtere, og antallet af linjer, der kommer fra telefonselskabet.
- Håndsæt / Skrivebordssæt er de enheder, der sidder på skrivebordene eller er fastgjort til væggen. De kommer i flere forskellige stilarter, muligheder og priser. Priserne kan variere fra $70 til $1.000. Eksempler inkluderer Basic (billigst), Mid-level, Executive/High-End, Receptionist-sæt (dyreste) og Konferencebordsenheder. Andre muligheder omfatter håndfri headset og trådløse forbindelser. De fleste håndsæt er proprietære og vil kun fungere med et basissystem fra den pågældende producent. Hvis du udskifter et eksisterende telefonsystem, kan prisen på alle nye håndsæt (hvis du skifter mærke) gøre en opgradering til den næste højere model til den eneste overkommelige løsning, du har.
- Ledninger er organisationens blodkar og må ikke marginaliseres. Hvis du bygger et kontor, skal du installere ekstra ledninger og stik i ethvert område, du tror, du måske har brug for en telefon i fremtiden. Omkostningerne vil være en brøkdel af omkostningerne, hvis du senere skal tilbage og slå huller i lofter og vægge. Hvis du installerer det i en bygning med eksisterende ledninger, skal du få forhandleren til at kontrollere ledningerne for kompatibilitet, før du underskriver kontrakten.
- Installation og indledende konfiguration vil være den mest tidskrævende del af projektet. Telefonsystemer fungerer ikke lige-ud-af-boksen og skal højst sandsynligt installeres og indledningsvist konfigureres af en uddannet tekniker. For at komme i gang hurtigst muligt, skal du sørge for, at dette er inkluderet i kontrakten. Andre muligheder, der kan forhandles, er vedligeholdelse, fremtidige ændringer og træning af dine medarbejdere.
Træffe den endelige beslutning
Den endelige beslutning hviler på dine skuldre. Telefonsystemsælgere kan være aggressive, men husk, at du er "kunden", og du har ansvaret. For at få den bedste pris på det system, du ønsker, skal du levere dine krav til flere virksomheder og lade dem byde på projektet. Sørg for at få et detaljeret forslag, der dækker alle de områder, der er skitseret ovenfor. Du får ikke en æble-til-æbler-sammenligning tilbage, så bed om, at omkostningerne ved funktionerne angives separat (eller detaljerede, hvis de er inkluderet som en pakke med funktioner). Dette vil give dig mulighed for at afgøre, hvad der forårsager prisforskellene. Hvis du stadig er usikker på en klar leder, så bed om at se en demo på en eksisterende kundes websted. Til sidst, sammenlign forslagene og vælg det, der opfylder dine behov, giver mulighed for vækst og, vigtigst af alt, du føler dig bedst tilpas med.
