Projektledere bruger Gantt-diagrammer som et yderst nyttigt værktøj til at spore og koordinere alle de små trin, der indgår i et stort projekt. Gantt-diagrammer kan hurtigt blive overvældende og rodede. De kan være særligt forvirrende for folk, der ikke ved, hvordan de skal læses. Prøv at bruge et Gantt-diagram til at forklare dine fremskridt til en klient eller en kollega i en anden afdeling, og du har måske en hel udfordring på dine hænder.
Dette er ikke den eneste udfordring, Gantt-diagrammer er til stede. Dataene i et Gantt-diagram kræver typisk speciel software til visning, redigering og udskrivning, hvilket næsten altid er en udfordring. Ydermere ønsker du nogle gange kun at fokusere på en lille del af et projekt uden at blive overvældet af al den yderligere information for hele projektet.
Mens Gantt-diagrammer er en fantastisk løsning til projektstyring, er de ikke den eneste. Når du skal se på et mindre udsnit af informationen, eller du skal præsentere en forenklet version – eller del af informationen - i en situation, hvor et Gantt-diagram ikke ville være praktisk, kan en alternativ metode passe regningen.
Opgavelister
Alle i erhvervslivet bør være fortrolige med en grundlæggende to-do-liste. Faktisk er det at være organiseret en af de topkompetencer for en projektleder.
En opgaveliste tager opgavelisten til næste niveau. Med en opgaveliste kan du tilføje yderligere kolonner for at vise, hvem der skal udføre hver opgave, status for opgaven, start- og slutdatoerne og sandsynligheden for, at opgaven bliver fuldført til tiden. Du kan endda tilføje afkrydsningsfelter, som dine teammedlemmer kan kontrollere, efterhånden som elementerne er færdige.
Regneark
Et forenklet diagram på et regneark er et andet alternativ. Du kan stadig angive opgaver langs venstre side, og du kan stadig skygge bjælker for at vise dit fremskridtsniveau og de anslåede start- og slutdatoer for opgaverne.
Regneark kan dog være tidskrævende at lave og tidskrævende at opdatere, så du vil ikke bruge dem som din samlede projektstyringsløsning. For en simpel engangsrapport for en kunde eller leder kan et forenklet regneark dog visuelt udforme projektet på en måde, der er
let at forklare og forstå. Det er også en god mulighed for at spore projektforløb.
Flowdiagrammer
Flowdiagrammer eller netværksdiagrammer viser projektopgaverne i den rækkefølge, de skal udføres. Flowdiagrammer kan være så enkle eller komplekse, som du ønsker. Det kan for eksempel være, at du ønsker at angive oplysninger såsom start- og slutdatoen for hvert trin, opgavens identifikationsnummer eller
stedet. Husk, at tilføjelse af for meget information kan gøre disse diagrammer svære at læse.
Mens mange mennesker finder flowdiagrammer nemmere at læse og forstå end Gantt-diagrammer, kan det være besværligt at lave dem. Desuden er de ofte uegnede til store og komplekse problemer. Flowdiagrammer er bedst til at præsentere simple projekter med opgaver, der naturligt går fra et til
den næste, men bør ikke bruges som et langsigtet værktøj eller til alt for komplekse projekter.
Kanban tavler
Har dit projekt et stort antal trin, som ikke nødvendigvis skal udføres i sekventiel rækkefølge? Har du flere personer, der arbejder på det samme projekt, eller bliver opgaverne opdateret ofte? Hvis så, Kanban kan tilbyde den ideelle løsning for dig.
Med en Kanban-tavle skrives hver projektopgave på en note og placeres i den relevante kolonne, såsom "at gøre", "i gang" eller "Færdig." Efterhånden som hver opgave er fuldført, flyttes den tilsvarende seddel hen over brættet, indtil alle sedler er i kolonnen "Udført".
Dette organisatoriske system er meget nemt at forstå og ændre hurtigt, men det er ikke særlig bærbart, og du skal passe på, at ingen af sedlerne falder og går tabt.
Statusrapporter
Gantt-diagrammer er fremragende værktøjer til at spore dine projekter, ikke nødvendigvis til at kommunikere det. Hvis alt du skal gøre er at kommunikere dine fremskridt med en klient, din projektsponsor eller andre teammedlemmer, en status rapport kan være din bedste mulighed. Derudover vil mange projektstyringssoftwareprogrammer skabe forenklede, letforståelige statusrapporter med blot et par klik med musen, hvilket sparer dig værdifuld tid og energi.
Gantt-diagrammer er yderst praktiske til at spore alle de opgaver, der indgår i et stort projekt, men det er de ikke altid det bedste til at kommunikere denne information med andre, især dem, der ikke er vant til at læse dem.
Du har flere andre alternativer. Prøv selv et af disse fem Gantt-diagramalternativer. Du kan blive glædeligt overrasket over, hvor meget tid du kan spare.
