Selvom der er mange faktorer, der kan bidrage til en virksomheds succes eller fiasko, effektiv kommunikation er nødvendigt, hvis virksomheden skal lykkes. God kommunikation omfatter klar verbal kommunikation, fremragende lytteevner og effektiv forretningsskrivning. Uden disse elementer er det meget sandsynligt, at der vil opstå et sammenbrud i kommunikationen.
Alle virksomheder, store som små, kan blive negativt påvirket af hyppige konflikter forårsaget af fejlkommunikation. Små virksomhedsejere har dog en fordel her, fordi de er bedre positioneret til at se potentielle kommunikationsproblemer og løse dem, før der sker skade i virksomheden. Tipsene nedenfor hjælper dig med at forbedre din kommunikationsproces med medarbejderne, så du kan undgå problemer som følge af fejlkommunikation.
Sørg for, at hvert møde har en dagsorden
Mødeoverbelastning er dårligt for enhver virksomhed, men at møde overbelastning uden noget synligt formål er endnu værre. Det kan også være en udløser for fejlkommunikation. I stedet for at planlægge møder og håbe, at tingene bliver gennemført i løbet af den tid, skal du være målrettet omkring møder fra begyndelsen.
Opret faste dagsordener for hvert møde, du planlægger, og del det med dine medarbejdere i god tid før mødet for at sætte scenen for diskussionen. Det er også en god ide at invitere dine medarbejdere til at tilføje dagsordenspunkter, som de ønsker skal diskuteres inden mødet.
Del alle præsentationer/dokumenter
Det er ikke alle, der tager godt noter under møderne, og det er ikke alt, der diskuteres, der bliver gemt, når mødet slutter. Det er derfor, det er så vigtigt at sikre, at alle deltagere modtager en kopi af præsentationsfiler eller dokumenter, der blev diskuteret under mødet. Det er endnu bedre, hvis du kan dele disse filer før mødet, så dine medarbejdere kan tage noter og gennemgå oplysningerne i realtid.
Strømline dine e-mail-beskeder
Har du nogensinde modtaget en forretnings-e-mail den var så lang og berørte så mange forskellige emner, at du var fuldstændig forvirret, da du var færdig med at læse den? E-mail er en af de samtalemåder, der er fremragende til produktivitet, men det kan også føre til forvirring og fejlkommunikation. Simple vaner som at holde et emne pr. e-mail, opdele din besked i underoverskrifter og/eller punktopstillinger point, og det at være meget beskrivende, når man udarbejder en emnelinje kan være forskellen mellem klarhed og forvirring.
Lyt omhyggeligt og hold øje med ikke-verbale signaler
Ikke al kommunikation - og fejlkommunikation - sker verbalt. Vi kom ind på bedste praksis for e-mailkommunikation ovenfor, og de spænder også over andre typer skriftlig kommunikation. Men hvad med kropssproget? Det er vigtigt, at du er i harmoni med dine medarbejdere og i stand til at opfange non-verbale signaler. Dette kan hjælpe dig med aktivt at løse problemer, som en medarbejder måske ikke er 100 % tryg ved at tage direkte op med dig. Husk, at sammen med non-verbal kommunikation er det vigtigt, at du som leder ikke kun kommunikerer effektivt med dine medarbejdere, men at du også lytter effektivt.
Vær tilgængelig
En åben dør-politik kan være en fordel for alle typer virksomheder. At være tilgængelig for dine medarbejdere siger, at du bekymrer dig om deres bekymringer og ønsker at høre deres feedback. En åben dør giver dine medarbejdere mulighed for at tale med dig om ting, der sker i virksomheden, som måske ikke er umiddelbart synlige for dig. Denne type tilgængelighed kan gøre muligheden for fejlkommunikation mindre sandsynlig i din lille virksomhed.
Fejlkommunikation kan opstå meget let i et forretningsmiljø, men at være proaktiv omkring den måde, du kommunikerer med din medarbejdere – og give dem mulighed for at kommunikere åbent med dig – kan hjælpe dig med at undgå de problemer, der ofte stammer fra fejlkommunikation. Når det bruges sammen med disse forretningskommunikationstips, danner du grundlaget for en virksomhed, der har potentialet til at trives og ikke blive holdt tilbage af dårlig kommunikation.
