Du kan forbedre din arbejdsydelse markant
Du kan forbedre din præstation markant på arbejdet ved at øve dig på disse otte tips leveret af Jason Womack, executive coach og forfatter til bogen "Your Best Just Got Better: Work Smarter, Think Bigger, Make More." Jason deltog i et e-mailinterview, som er så fyldt med nyttige ideer, at de flød over i en serie af artikler.
Interview med Jason Womack om, hvordan du forbedrer din arbejdspræstation
Susan Heathfield: Så mange produktivitets- og præstationsforbedringssystemer ser ud til at være tidskrævende, uhåndterlige og svære at integrere i det daglige arbejdsliv. Jeg leder efter enkle tips, som mine læsere rent faktisk kan gøre, som vil hjælpe dem med at forbedre deres præstationer, så hurtigt som de prøver ideen.
Det er den slags tips, der får en læser til at ryste på hovedet af undren over, at de aldrig selv har tænkt på noget så enkelt, men nyttigt. Så, voila! Den nye spids er integreret. Kan du hjælpe?
Jason Womack: Susan, du og jeg kommer til at komme sammen. Elsker måden du tænker på. Det første problem, når du beskæftiger dig med, hvordan man forbedrer ydeevnen, er, at folk har fejlmærket problemet. De siger eftertrykkeligt, at de "ikke har tid." Så som standard har du ret.
Systemerne er det, der tager tid at lære om, opsætte, vedligeholde og forbedre. Højre? Søg i iTunes App Store efter "produktivitet" og "listeadministratorer", og du vil finde mange konkurrerende systemer; 0,99 cent vil give dig en app, der lover at: you name it.
Det rigtige sted at starte, og hvad dine læsere kan begynde at tænke på med det samme, er ikke systemet, men det proces, de gennemgår for at identificere, hvorfor de skal være produktive og arbejde på deres præstationer i den første placere.
Nøgletanker til at forfølge arbejdsproduktivitet
Her er hvad jeg anbefaler. Lav tre lister ud af porten.
- Ting at tænke mere over,
- Ting, du administrerer i løbet af de næste 3-9 måneder (disse kommer fra det, du tænker på), og
- Ting at gøre i de næste 96 timer (disse kommer fra det, du administrerer).
Ting at tænke mere over:
- Når de bevæger sig gennem en periode på 24 timer, vil de fleste mennesker identificere noget, som de vil tænke på igen senere.
- Nogen taler om en ferie, de lige har taget, og du tænker: "Hmmm, jeg burde tale om vores sommerferie med min ægtefælle."
- Nogen nævner et seminar/konference, som de deltog i, og du tænker: "Næste kvartal skal jeg se nærmere på deltage i en handelskonference." Nogen i metroen har en bog, de læser, og det får dig til at tro... du forstår pointen.
Så hold nogle slags ting at tænke på lagerbeholdning. På ethvert givet tidspunkt kan jeg have 15-20 ting på denne liste, og jeg kigger bare på den ugentligt for at sikre mig, at jeg stadig er til disse ting. Pas på ikke at indlæse denne liste. Det er ikke en bucket list over ting, du skal gøre engang i dit liv.
Ting, du administrerer i løbet af de næste 3-9 måneder:
90-240 dage er langt væk, men det vil være her, før du ved af det. Den nemmeste måde at nærme sig denne liste på er at tage din kalender frem og se på de næste 12 til 36 fredage. Spørg dig selv: "Hvad vil jeg have gjort inden da?"
Jeg arbejder med mennesker rundt om i verden, og de siger, at denne ene aktivitet er en af de vigtigste ting, jeg har anbefalet. Opdater listen månedligt; gennemgå det ugentligt. Jeg kan godt lide at minde mine kunder om, "Du er dit produktivitetsmærke. Hvad du påtager dig, og hvad du opnår, skaber din brandidentitet."
Del denne plan med din mentor, hvis du har en. Du vil have din mentor til at se, hvad du synes, du skal arbejde på, så han kan stille spørgsmålstegn ved, hjælpe og udfordre dine produktivitetsplaner regelmæssigt.
Ting at gøre i de næste 96 timer:
Det er her, gummiet rammer vejen - hvor tingene bliver gjort, for alvor. 96 timer er omtrent lige så meget, som de fleste mennesker kan forudsige fremtiden. Du kan næsten vide, hvad de næste fire dage har i vente for dig: hvem du har møder med, hvad du skal lave derude i den store verden, og så videre. Min egen huskeliste er netop det, og jeg arbejder så hårdt som muligt for at få de handlinger, jeg har opført der, ned til 15 minutters aktivitetsblokke.
Hvorfor 15 minutter? Nemt: Den er lang nok til faktisk at gøre fremskridt på noget, men alligevel kort nok til at finde i løbet af en typisk dag. Tro mig, hvis du leder efter dem, vil du bemærke, at 2-10 15 minutters tidsblokke er åbne hver dag.
Mest betydningsfulde muligheder for at forbedre arbejdsproduktiviteten
Q: Hvad er de tre-fem største muligheder for den gennemsnitlige medarbejder for at forbedre præstationen på daglig basis?
EN: Ok, interessant spørgsmål. Selve titlen på bogen, "Your Best Just Got Better" har en tendens til at tiltrække de bedre performere, de nyligt promoverede og verdens go-getters (ledere, frivillige, medlemmer af lokalsamfundet, college- og gymnasieelever, stort set alle, der skal afsted for mere). Så når jeg ser det ord gennemsnit, må jeg træde tilbage og tænke lidt mere.
Vælg dine tre MIT'er for dagen.
Dette er dine vigtigste ting – ikke gøremål, men de områder, du gerne vil have fokuseret på, flyttet på og behandlet direkte i løbet af dagen. Mens nogle kunder vælger deres MIT'er om morgenen, foreslår jeg, at du gør dette i dag, før du forlader arbejdet. Efterlad denne liste, hvor du kan se den flere gange i løbet af dagen, og tjek ind ca. hver anden time og spørg: "Hvordan gør jeg med det, jeg sagde, jeg ville fokusere på i dag?"
Skab en procesorienteret tilgang til workflow management. Det proces, jeg coacher, er at bygge muligheder ind i arbejdsdagen. Jo mere du ved, jo flere muligheder har du. Når du husker muligheden for at fortsætte ad en vej, der havde din opmærksomhed, eller genfokusere på dine en, to eller tre prioriteter og få det vigtige arbejde gjort, kan du træffe det valg.
Maksimer afbrydelser.
Ja, du læste rigtigt. De fleste mennesker forsøger at minimere, hvor mange gange de bliver afbrudt. De sige ja til møder, finde på falske møder, tage en stak arbejde (eller deres bærbare computer) til et mødelokale eller kaffebar, slå deres Forstyr ikke-besked til deres telefon eller en Out Of Office på e-mail - alt sammen i håbet om, at de får et par længere blokke uafbrudt tid til at få deres arbejde Færdig.
I stedet for at fortsætte med at gøre det, så overvej at maksimere den næste afbrydelse. Sådan gør du: Hold en stak sticky notes eller 3X5 notekort i nærheden. På toppen af hver enkelt skal du skrive en persons navn ned, som du ved vil afbryde dig engang i dag. Næste gang personen kommer hen for at spørge: "Har du et øjeblik?" sig ja, og tal også om de få ting, du er kommet frem til, som er på din liste for dem. Modstå trangen til at afbryde dem, når du tænker på noget. Du skal blot tilføje det til listen.
Forestil dig den tid, du ville spare, hvis folk ville gøre dette for dig. Forestil dig den tid, du ville spare, hvis alle afbrød hinanden to-fire færre gange i timen og maksimerede hver afbrydelse ved at tale på én gang om de to eller fire ting, som de tænkte på i løbet af de sidste små mens.
Anerkend det gode arbejde.
Hvem gør noget godt? Hvem laver noget fantastisk? Fra i morgen og en gang om dagen i de næste fem dage, stop og anerkend nogen på dit hold. Fortæl medarbejderen meget eksplicit, hvad du så dem gøre, hvordan du synes, det er hjælpe med at flytte missionen fremad, og at du sætter pris på den indsats, de yder.
Over fem dage kan du eksperimentere med dette og være opmærksom på dit eget engagement i/med det, du laver. Hvis du bemærker, at du er mere engageret, så fortsæt med at gøre dette. Det vil forbedre din præstation og præstationen for de medarbejdere, der rapporterer til dig.
Markedsfør dig selv for en ny mentor.
Dine lærere, coaches, mentorer – det jeg kalder dit sociale netværk i bogen – har opmuntret, skubbet og bedt dig om at forbedre dig så langt du er nået. For at komme til det næste niveau, vil du måske ikke regne med den samme gruppe af mentorer som før. Lad et par stykker, specifikke mennesker ved, at du leder efter en ny mentor.
Du vil gerne have nogen at mødes med et par gange til kaffe/te eller til frokost. Kom væk fra kontoret, og sæt dig ned med nogen, der vil lytte opmærksomt til, hvad du arbejder på, hvor du skal hen, og hvad du drømmer om uden at indskyde en mening - eller endda råd.
Du vil have en mentor, der vil lytte, stille dig spørgsmål, lytte mere og bede dig om at tænke over ting på måder, som du endnu ikke har tænkt på. Det gode ved dit nuværende sociale netværk er, at du er tryg ved at tænke med dem, og de er fortrolige med, hvad du gør, og hvordan du gør det. Men det er også det uheldige ved dit nuværende sociale netværk.
Her er et tip om e-mail, som læsere kan implementere.
Når du sender en e-mail til en kollega, der beder om noget, skal du sætte et udsagnsord i e-mailens emnelinje. De fleste af de mennesker, du arbejder omkring, modtager alt fra 50-200 e-mails om dagen. Du vil have din til at være den e-mail, som de ser på deres smartphone eller i deres indbakke og ved præcis, hvad du beder dem om at gøre. Tænk på din emnelinje som din handlingslinje i stedet for, og se din svarprocent stige.
Bundlinjen
Du kan implementere disse otte tips til at forbedre din ydeevne og produktivitet på arbejdet i dag. Hvorfor venter du? Du har intet andet end succes og mindre stress i din fremtid, hvis du udretter mere – og mere effektivt – hver dag.
