Krav til at føre medarbejders lønsedler

En af dine vigtigste opgaver som arbejdsgiver er at føre optegnelser over medarbejdernes løn og goder, samt lønsumsafgifter betalt af din virksomhed og dine medarbejdere. Disse optegnelser er påkrævet af føderale og statslige agenturer. Løn- og lønsumsafgiftsdokumenter er nødvendige af forskellige årsager.

Hvorfor arbejdsgivere skal føre lønregistreringer

Både føderale og statslige agenturer kræver, at arbejdsgivere fører optegnelser over medarbejderløn og lønskatter.

Du skal føre optegnelser til flere formål:

• Nøjagtige optegnelser er nødvendige for at udfylde dit virksomhedsregnskab, selvangivelserog rapporterer til ansatte og offentlige myndigheder.
• Føderale, statslige og lokale agenturer kan til enhver tid revidere din virksomhed og inspicere dine medarbejderregistre uden varsel.
• Hvis en medarbejder har en klage eller indgiver en retssag mod din virksomhed, jo mere fuldstændige dine optegnelser er, jo bedre kan du støtte dit forsvar.

Hvilke lønregistreringer skal arbejdsgivere føre?

Føderale agenturer har forskellige krav til, hvilke lønregistre der skal opbevares og hvor længe. Se nedenunder:

Fair Labor Standards Act Regnskabskrav

Arbejdsministeriet pålægger virksomheder at føre lønsedler og anden medarbejderdokumentation for at vise, at de overholder Lov om fair arbejdsstandarder bestemmelser om mindsteløn, overarbejde, ligeløn og børnearbejde.

Optegnelser kan opbevares i enhver form, herunder elektronisk. For alle ikke-fritagne medarbejdere og dem, der er omfattet af mindstelønskrav, skal du opbevare:

• Personlig information
• Lønsatser inklusive overtidsbetaling
• Alle oplysninger, der bruges til at beregne bruttoløn og nettoløn, herunder indeholdelse og fradrag.

Du skal opbevare de fleste optegnelser i mindst tre år, men du skal kun opbevare nogle beregninger og tidsplaner i to år.

Optegnelser, der kræves for fritagne medarbejdere, adskiller sig fra dem for ikke-fritagne arbejdstagere, og der kræves særlige oplysninger for husstandsansatte, f. medarbejdere, der arbejder under usædvanlige lønordninger, for medarbejdere, som er indrettet med logi eller andre faciliteter, og for medarbejdere, der modtager afhjælpning uddannelse. Hvis nogen af ​​dine medarbejdere falder ind under disse kategorier, skal du rådføre dig med en advokat.

IRS Records Krav

Internal Revenue Service (IRS) kræver, at du opbevarer alle lønregistreringer for alle nuværende medarbejdere i mindst fire år af hensyn til beskæftigelsesskatteformål. For alle ansatte skal du opbevare alle formularer vedrørende ansattes løn og lønskat, inklusive medarbejderens nuværende W-4-formular til tilbageholdelsesformål.

Dine optegnelser skal indeholde:

• Dit arbejdsgiver skatte-id-nummer (EIN)
• Beløb og datoer for alle løn-, livrente- og pensionsudbetalinger
• Mængder af drikkepenge rapporteret til dig af medarbejdere og registreringer af alle tildelte drikkepenge
• Den rimelige markedsværdi af udbetalte naturalier
• Navn, adresser, SSN'er og erhverv på medarbejdere og modtagere
• Ansættelsesdatoer for hver medarbejder
• Perioder, hvor ansatte og modtagere blev betalt under fravær på grund af sygdom eller tilskadekomst, samt beløb og ugentlig sats for betalinger, du eller tredjepartsbetalere har foretaget til dem (til arbejdsskadeerstatning eller invalideforsikring, f.eks. eksempel)
• Registreringer af personalegoder og udgiftsgodtgørelse givet til medarbejdere, herunder dokumentation (bevis)
• Dokumentation for eventuelle kreditter, som din virksomhed gør krav på (f skattefradrag for familieorlov eller arbejdsmulighedsskattefradrag)
• Dokumentation for størrelsen af ​​en eventuel arbejdsgivers eller medarbejders andel af social sikringsafgift som du har udskudt og betalt

Retirement Plan Record Krav

Hvis din virksomhed har en pensionsordning, skal du holde dine bøger og optegnelser tilgængelige for gennemgang af IRS og for at besvare spørgsmål fra deltagere. Gem disse optegnelser, indtil alle fordele er blevet betalt, og der er gået tilstrækkelig tid til, at planen ikke vil blive revideret. Fordi pensionsordninger kan betale ydelser i årtier, bliver du nødt til at opbevare alle optegnelser på ubestemt tid.

Ud over alle plandokumenter skal der for hver deltager og modtager opbevares:

• Kontosaldi
• Bidrag og indtjening
• Lånedokumenter og oplysninger
• Kompensationsdata
• Deltagererklæringer og optegnelser

EEOC og ADEA krav til registrering

Equal Employment Opportunities Commission (EEOC) kræver, at arbejdsgivere opbevarer alle personlige og beskæftigelsesmæssige optegnelser i et år. Hvis en medarbejder bliver fyret eller afskediget, skal vedkommendes journal opbevares i et år fra opsigelsesdatoen.

Age Discrimination in Employment Act (ADEA) kræver, at arbejdsgivere opbevarer lønregistreringer i tre år. Hvis din virksomhed har en fordelsordning, skal du føre optegnelser over planens deltagere og filer om skriftlige anciennitets- eller meritsystemer, mens planen er i kraft og senest et år efter dens ophør.

Andre lønformularer, du bør beholde

Ud over lønsedler bør du opbevare et par andre dokumenter for hver medarbejder.

• En kopi af enhver form, hvorpå en medarbejder har godkendt lønfradrag, herunder fordele og særlige fradrag som United Way eller pensionsordninger. Du skal have et skriftligt samtykke på arkivet for ethvert fradrag i en medarbejders løn med undtagelse af FICA-skatter og pynt.
• En kopi af medarbejderens originale ansøgningsskema og eventuelle understøttende dokumenter såsom et CV eller udskrifter.

Hvis du er i tvivl om, hvilke optegnelser du skal opbevare og hvor længe, ​​er det bedst at opbevare alle løn- og personaleregistreringer for alle ansatte og opsagte medarbejdere så længe som muligt. Nogle optegnelser, som pensionsordningsdokumenter, skal opbevares på ubestemt tid.