Governance er måske et af de mere tørre emner i projektledelse, men det er også et af de vigtigste. Det er den måde, hvorpå den øverste ledelse ved, at deres teams gør et godt stykke arbejde, og det forsikrer dem om, at projektet udvikler sig, som det skal. Det giver også de nødvendige tjek og balancer for, at ledere kan vide, at penge bliver brugt på måder, der er passende og tilpasset business casen.
I sidste ende er det projektsponsorens ansvar at sikre, at der er tilstrækkelig governance, men projektledere kan også tage en aktiv rolle i dette. Uanset din rolle hjælper det at forstå projektledelse, og hvordan det hjælper teams med at nå deres mål.
Definition af projektstyring
"Governance" henviser i projektledelsestermer til de politikker, processer, standarder, procedurer og retningslinjer, der bestemmer, hvordan projekter ledes, drives og kontrolleres af din organisation. Det er den ramme, som et projekt skrider frem inden for. Det omfatter de økonomiske aspekter af projektet, samt logistik, personale og materialer relateret til projektet.
Styring kan være omfattende og "tung" med masser af bureaukrati eller "let" med minimalt tilsyn. Ledere bør sigte efter det rigtige styringsniveau for deres miljø og kultur. At sikre, at dine styringspolitikker passer til formålet med projektet er en nøglefaktor for at sikre, at de er effektive.
Governance starter i toppen. I store virksomheder bør dette omfatte en forpligtelse til projektledelsesretningslinjerne fra virksomhedsbestyrelsen. Den holdning og standarder, der forventes af bestyrelsesmedlemmerne, vil filtrere ned til projektbestyrelser, projektledere og teams.
Hvorfor projektstyring betyder noget
Din projektsponsor og andre nøgleinteressenter ønsker at vide, at du bruger projektbudgettet på den rigtige måde. De ønsker at se, at du sporer dit projekts fremskridt effektivt og træder ind for at styre projektrisikoen efter behov – men begrundelsen for god projektledelse går længere end det.
Governance er ikke kun et internt spørgsmål. Governance efterspørges af kunderne, især dem i den offentlige sektor. Regeringer og regulatorer anmoder om (og i nogle tilfælde håndhæver) visse standarder for visse projekter. Mange virksomheder skal overholde vejledning fra ekstern lovgivning, som Sarbanes-Oxley-loven, der blev vedtaget i 2002 for at kræve, at virksomheder tager visse skridt for at sikre nøjagtige revisioner, ansvarlighed og gennemsigtighed. Stærk projektledelse er blot en lille måde at bevise, at din virksomhed opererer effektivt og inden for de specificerede retningslinjer og regler for din branche.
Projektledelse hjælper dig også med:
- Forbedre dit investeringsafkast, og spor disse investeringer effektivt
- Få buy-in til projekter
- Undgå almindelige årsager til projektfejl ved at skabe flere muligheder for at genkende dem tidligt i processen
- Kommuniker mere effektivt
- Indfør standardisering på tværs af projekter, hvilket gør det nemmere at sammenligne ydeevnen
- Minimer risikoen
- Udvikle og motivere medarbejdere i et struktureret miljø
Sådan ser projektstyring ud
Så hvordan ser god projektledelse ud på et projekt? Du vil genkende visse aktiviteter og kvaliteter, når et projekt har ordentlig styring.
Der er en disciplineret projektledelseslivscyklus der inkluderer definerede punkter til godkendelse. Det er punkter, hvor projektets levedygtighed diskuteres, og der tages stilling til, om arbejdet skal fortsættes eller ej.
Projekter har en klar business case, og business cases har nok information til at gøre det muligt for ledelsesteams at træffe de rigtige beslutninger. Disse beslutninger er tilstrækkeligt dokumenteret og kommunikeret.
Folk, der arbejder på projekter, har definerede roller og ansvar. Personer, der udgør projektteamet, er erfarne og kvalificerede i deres relevante roller. Processer og procedurer bør gøre det muligt for projektteams at gennemgå deres projekt og bede om uafhængig støtte, hvis det er nødvendigt.
Der er en kultur for kontinuerlig læring der giver projektteams mulighed for løbende at forbedre sig og diskutere erfaringer i et miljø uden skyld.
Interessenterne er engagerede, og de har tillid til processen. Styringen af et projekt er knyttet til styringsstrukturerne i organisationen overordnet. Hovedformålet med projektstyring er at sikre, at projekter udføres på den rigtige måde, dvs uløseligt forbundet med finansiel styring på virksomhedsniveau, virksomhedsrisikostyring og meget mere.
Projektledelse bør passer problemfrit ind i dine nuværende organisatoriske processer. Med andre ord, lav ikke en helt ny økonomistyringsproces, når du allerede har en, der fungerer på andre områder! Brug det, der findes i øjeblikket, og juster virksomhedsprocesser for at gøre dem egnede til brug i et projektmiljø.
5 fokusområder for projektstyring
Når du begynder at se nærmere på det, vil du indse, at projektstyring er gennemgående gennem alle elementer i projektledelse. Der er dog nogle centrale fokusområder, hvor styring er særlig relevant.
- Metoder og processer: Disse hjælper dig med at levere arbejde pålideligt og bæredygtigt.
- Videnstyring: Dette er afgørende for at sikre, at organisationen lærer af projekterfaring. Videnstyring er afgørende, hvis du vil stoppe med at begå de samme fejl flere gange.
- Projektledelsesmodenhed: Efterhånden som din organisatoriske projektledelse modnes gennem erfaring, vil din evne til at levere succes også blive.
- Buy-in på seniorniveau: Forpligtelsen til projektstyring starter i toppen. Hvis du har ledelsesstøtte, vil dette kaskade ned gennem alle niveauer af virksomheden, og tilgangen til ledelse vil være mere bæredygtig.
- Understøttende kultur: En kultur af støtte, ikke skyld, vil sikre, at projektledere har det rette miljø at trives i. En støttende kultur, ledet af projektledelseskontoret eller projektdirektøren, vil hjælpe projektledere med at nå deres og projektets mål.
Hvad skal man gøre, hvis der ikke er nogen virksomhedsstandard
Mange projektledere i mindre organisationer oplever at køre projekter i et miljø, der er støttende, og hvor der er opbakning til konceptet projektledelse, men der er mangel på formelle organisationsstrukturer, hvorfra man kan fodre af.
I den situation – som ikke er eksklusiv for små organisationer – vil du designe din projektstyringsmodel fra bunden. Hvis der ikke er en projektstyringstilgang, som du kan tage fra hylden og tilpasse dit projekt, bliver du nødt til at bygge dit eget.
Det er ikke så svært, som det måske ser ud til. Start med at opsætte det grundlæggende:
- Opret et "roller og ansvar" dokument.
- Sørg for at have en projektsponsor.
- Sørg for at have en projektbestyrelse eller styregruppe, og aftal regelmæssige møder, som du tager og uddeler referat til.
- Opsæt en risikostyringsproces.
- Opsæt en forandringsledelsesproces.
- Indbygg punkter i din projektplan, hvor du kontrollerer projektets levedygtighed i forhold til oprindelige mål for business casen (slutningen af hver fase af fase er det naturlige punkt at sætte disse checks).
