Hvad er den bedste måde at skrive et brev på? Virker papirbreve stadig, eller er e-mail en bedre mulighed? Der er ikke én bedste måde at kommunikere på. I nogle tilfælde giver det mening at kommunikere via e-mail, på andre tidspunkter kan det være nødvendigt at sende traditionelle maskinskrevne, trykte og underskrevne breve.
Hvilken du vælger afhænger af, hvem du kommunikerer med, og formålet med din korrespondance.
E-mail er hurtigere og nemmere, men nogle e-mail-beskeder bliver aldrig åbnet, og afhængigt af hvem du er skriver til og hvorfor du skriver, kan du blive bedt om at sende et maskinskrevet og underskrevet brev eller endda uploade det online.
Den type besked, du vælger, afhænger af, hvem du kommunikerer med, og formålet med din korrespondance.
Retningslinjer for professionel brev- og e-mailskrivning
Her er retningslinjer for at skrive breve og e-mail-beskeder, herunder hvordan du skriver, formaterer og korrekturlæser dine breve, med eksempler på forskellige typer forretningsbreve.
Hvad skal medtages i et brev eller en e-mail
Uanset hvordan du kommunikerer, indeholder velskrevne breve flere afsnit. Hvad du medtager i hvert afsnit, og hvordan dokumentet er formateret, afhænger af, om du sender et skrevet brev eller en e-mail.
Denne vejledning til at skrive breve inkluderer, hvad der skal stå i hver del af et brev, hvordan man adresserer og underskriver maskinskrevne og e-mail-kommunikationer, brevformater og -layouts og eksempler og skabeloner.
Dele af et brev
- Kontakt information
- Hilsen (hilsen)
- Brevbrød
- Lukning
- Underskrift
Kontakt information
Hvordan du inkluderer dine kontaktoplysninger, vil være forskellig baseret på, hvordan du sender dit brev. Når du sender en e-mail-besked, vil dine kontaktoplysninger være i slutningen af meddelelsen i stedet for øverst på siden.
Eksempler på hilsen
Hilsenen er hilsensektionen i dit brev. Her er en liste over eksempler på brevhilsen, der fungerer godt til professionel korrespondance.
Brevbrød
Brødteksten i dit brev vil indeholde flere afsnit.
- Det første afsnit bør indeholde en introduktion og en kort forklaring af din grund til at skrive.
- Andet afsnit (og eventuelle efterfølgende afsnit) bør forklare yderligere dine grunde til at skrive.
- Det sidste afsnit skal enten anmode om handling fra læseren, hvis du anmoder om noget, eller angive, hvordan du vil følge op.
Vær sikker på, at formålet med dit brev er klart. Læseren skal vide, hvad du beder om, og hvordan de kan hjælpe dig. Eller, hvis du tilbyder tjenester eller assistance, hvad du kan give til læseren.
Lukning
Et brev afsluttes med et udtryk som "Med venlig hilsen" eller "Med venlig hilsen", som efterfølges af et komma og derefter din underskrift, hvis du sender et maskinskrevet brev. Hvis du sender en e-mail-besked, skal du blot skrive dit navn efter afslutningen. Her er en liste over brevafslutningseksempler, der er passende til erhvervs- og beskæftigelsesrelateret korrespondance.
Underskrift
Prikken over i'et på dit brev er din underskrift, som i en e-mail-meddelelse vil indeholde dine kontaktoplysninger.
- Sådan underskriver du et brev
- Sådan opsætter du en e-mail-signatur
Sådan adresseres et brev
Det er vigtigt at henvende sig formelt til den person, du skriver til, medmindre du kender dem meget godt. Sådan adresserer du et brev, inklusive generiske oplysninger, du kan bruge, hvis du ikke har en kontaktperson i virksomheden.
Formatering af din korrespondance
Nu hvor du har alle de oplysninger, du skal inkludere, kan du gennemgå standardformatet til brug for breve og e-mail-beskeder:
- Brevformat
- E-mail meddelelsesformat
Retningslinjer for brevskrivning
Næste trin er at finpudse dit brev, så der er masser af plads mellem afsnit og toppen og bunden af siden. Du vil også vælge en læsbar, professionel stil og skriftstørrelse. Hvad du siger vil afhænge af årsagen til, du skriver, så sørg for at skræddersy dit brev, så det passer til din personlige og professionelle situation.
Her er trinvise vejledninger til at skrive en række forskellige typer bogstaver, herunder sidemargener, skrifttyper, mellemrum og detaljer om, hvad der skal inkluderes, sammen med eksempler på hver.
- Sådan skriver du et følgebrev
- Sådan skriver du et jobansøgningsbrev
- Sådan skriver du et referencebrev
- Sådan skriver du et opsigelsesbrev
- Sådan skriver du et takkebrev
- LinkedIn retningslinjer for besked og invitationer
- Professionelle retningslinjer for e-mailbeskeder
Eksempler og skabeloner
Brug af en skabelon er en fantastisk måde at starte dit eget brev eller e-mail på, fordi du starter med det grundlæggende format på plads. Du skal blot udfylde dine oplysninger i det relevante afsnit af brevet.
Det er også nyttigt at se på eksempler, fordi du får ideer til, hvad du skal sige i din egen korrespondance.
Brevprøver
Brevprøver inklusive forretningsbreve, følgebreve, takkebreve til interview, opfølgningsbreve, jobaccept og afvisningsbreve, opsigelsesbreve, påskønnelsesbreve, forretningsbreve og flere brevprøver og skabeloner.
Eksempler på e-mailbeskeder
Eksempler på beskæftigelse, jobsøgning og virksomheds-e-mail-beskeder, plus e-mailskabeloner, formaterede meddelelseseksempler og emnelinje, hilsner og signatureksempler.
Korrekturlæsning og stavekontrol
Til sidst, før du udskriver eller uploader dit brev eller sender din e-mail-besked, skal du kontrollere stave, grammatik og korrekturlæse det. Et tip til at sikre, at der ikke er nogen fejl, er at læse det højt. Du bemærker muligvis fejl, du ikke fangede ved at gennemgå den, ved blot at se på den.
