At sige tak til en donor afslutter én transaktion, men bygger bro til fremtidig støtte og dybere engagement. Gør det godt, og du er på vej til fremtidig fundraising succes.
Her er ti tips til at gøre dette takkebrev helt rigtigt.
Få det hurtigt med posten
Otteogfyrre timer er en ideel vending for et takkebrev. Hvis det er umuligt, så sigt efter ikke mere end en uge. Du ønsker, at donoren skal huske, at han har givet donationen, så din tak forstærker hans handling og belønner ham for at give.
At få brevet dertil hurtigt vil få din velgørende organisations navn til at hænge fast i donorens sind, forsikre ham om, at du har modtaget donationen, og imponere ham med din effektivitet og omtanke.
Selv online donorer bør modtage et takkebrev med posten, men det er dyrt, og mange nonprofitorganisationer flytter til online så meget som muligt. I så fald skal du sikre dig, at din onlinedonor ikke lige har modtaget en kvittering på e-mail. Tag dig tid til at personliggøre en e-mail tak og forvandle den til noget mindeværdigt.
Opfrisk bedste praksis for mailet takkebreve. I hele e-mailbokse kan dit takkebrev gå ubemærket hen, så vær opmærksom på det emnelinje og sørg for, at "fra"-linjen tydeligt identificerer din organisation.
Der er mange forhindringer for at takke en donor via e-mail, som du måske glemmer. Det skal holde sig ude afSpam mappe, fange donorens opmærksomhed og lokke ham eller hende til at åbne beskeden. Lad ikke letheden og de relativt lave omkostninger ved e-mail blinde dig for dens mangler.
Gør det personligt
Tilpas dit takkebrev med donorens navn (dobbelttjek stavningen og kald aldrig en fru en hr.), og skriv direkte til den enkelte. Fornavne er stærke.
Det, der virker for et indsamlingsbrev, virker også for et takkebrev. Brug for eksempel personlige stedord, såsom "dig", "vi" og "jeg".
Inkluder oplysninger om donoren, såsom hvor længe de har været donor, eller at du nød at se dem ved den sidste begivenhed. Måske har donoren modtaget en pris eller fået en forfremmelse. Føj gerne noget om det til dit brev.
Et godt donorregistreringssystem vil være din bedste ven, når det kommer til dette niveau af personalisering. De fleste systemer, selv billige, har mulighed for at fange aktuelle oplysninger om dine donorer.
Hvornår gav de sidst? Har de meldt sig frivilligt? Hvornår var sidste gang donoren havde kontakt med din organisation, og hvad var karakteren af denne interaktion?
Hvis dette er en førstegangsdonor, så send en velkomstpakke og inviter donoren til at abonnere på nyhedsbreve og meddelelser.
Hvis du takker en donor i lang tid, så overvej en håndskrevet note snarere end et formelt brev, eller endnu en kreativ måde at sige tak på.
Koordiner det med kampagnetemaer
Koordiner takken med appellen eller kampagnen, der indbragte donationen.
Lav en skabelon til et takkebrev, når du skriver dit indsamlingsmateriale. Tænk på det som en del af din kampagnepakke. Hvis donationen er som reaktion på en anden stimulus - måske en begivenhed, du iscenesatte - relater brevet til den begivenhed.
At vende tilbage til appellen gør, at din organisations navn bliver mere klæbrig i donorens bevidsthed. Det er også betryggende for donoren.
Hvis donationen er som svar på en bestemt e-mail-appel, skal du udvikle en destinationsside efter donation på dit websted specifikt til disse donorer.
Generisk er ude. Specificitet til, hvad donoren så, der tvang ham eller hende til at give, er et must. For eksempel, hvis en donor donerede for at hjælpe ofrene for et jordskælv, skal du sørge for, at din tak refererer til den situation.
Brug historier til at forbinde donorer med resultater
Hjælp donorer med at visualisere, hvordan deres penge blev brugt. Den bedste måde at gøre det på er at fortælle en historie om en bestemt person, der blev hjulpet af donationen. Historien behøver ikke at være særlig lang. Blot et par sætninger og at bruge en persons navn kan være nok til at vække empati hos donoren.
Gør din donor til helten i disse historier. Han eller hun gjorde den historie mulig. Hold en fortegnelse over historier om de gode ting, din velgørende organisation udretter. opsæt derefter blokke med kopi ved hjælp af disse historier og smid dem i dine takkebreve efter behov.
Hvis du ofte ændrer historierne, holder dine breve friske og gør det nemmere at sende mange breve ud uden at skulle gøre dem helt nye.
Selvom du betjener folk, der er i følsomme situationer, og du har brug for at beskytte deres identitet, er der måder at fortælle deres historier på uden at gå på kompromis med deres privatliv.
Få en rigtig person til at underskrive dine breve
Undgå digitale signaturer, medmindre du sender tusindvis af breve ad gangen. Selv da, reserver breve, der går til donorer, der giver betydelige donationer, for at din administrerende direktør, bestyrelsesformanden eller en frivillig fundraising-formand kan underskrive. Brug rigtige førsteklasses frimærker til disse breve.
Tilføj en personlig, håndskrevet note
Bed eventuelt den administrerende direktør eller bestyrelsesformanden om at tilføje en personlig bemærkning til brevet. Langtidsdonorer, som måske kender din ED eller bestyrelsesmedlemmer, finder dette særligt glædeligt.
At nævne en begivenhed for nylig, som donoren deltog i, vil både minde donoren om en behagelig oplevelse og tilføje ægthed til noten. Overvej at holde en note-skrivning fest med frivillige, der kan skrive noter på breve eller vedhæfte post-it sedler med håndskrevne beskeder.
Vedlæg en svarkuvert
Jeg anbefaler ikke at bede om endnu en donation i et takkebrev. Helt ærligt, det skræmmer folk mere end du tror. Men blot at inkludere en svarkuvert kan minde donoren om, at fremtidige donationer er velkomne.
Mange donorer beholder disse konvolutter og bruger dem til en gave senere... eller endda med det samme. Andrew Olsen fra Fundraising Fundamentals er begejstret for at inkludere svarkuverter i takkebreve. Han har fundet velgørende organisationer, der bruger denne taktik for nye donorer, har "2. gavekonverteringsrater, der er alt fra 8%-12% højere end de organisationer, der ikke inkluderer dem."
Brug brevet som en skattekvittering
Din donortak kan også være en kvittering. Du skal årligt afgive en kvittering til skattemæssige formål, hvis en donor giver $250 eller mere, og det kan du medtage afsløring med dette brev.
Takkebreve i dag inkluderer typisk de korrekte oplysninger, hver gang en donor giver, uanset om det er online, med check eller via månedlige giver.
Det er også god praksis at give en oversigt over årets gaver i begyndelsen af det næste år, netop på det tidspunkt, hvor donorer typisk udarbejder deres selvangivelser. Bare husk, at en kvittering ikke er en tak. Kvitteringen skal være en mindre del af brevet.
Inviter mere involvering
Det er altid rart at inkludere en invitation til at besøge dit bureau og se dit arbejde på første hånd.
I dagens verden, hvor du måske anmoder om donationer fra mennesker over hele verden, kan engagement opnås gennem sociale medier. Tilskynd din donor til at følge din organisation på Facebook og Twitter eller andre sociale netværk, som du deltager i.
Da der ikke er nogen hyperlinks i et sendt brev, skal du give din hjemmesideadresse og derefter sørge for, at dine sociale medieknapper er nemme at finde.
Inkluder en eksplicit invitation til at besøge webstedet og klik på disse knapper og tilmelde dig dit e-mail-nyhedsbrev eller anden kommunikation. Ikoner på sociale medier er nogle af de vigtigste elementer på din velgørende organisations hjemmeside.
Tilføj et efterskrift og angiv kontaktoplysninger
Vi er alle skimmere. Det er derfor, de fleste af os læser den øverste del af et brev og springer derefter ned til P.S. Så kan vi gå tilbage og læse resten af brevet. Direct mail marketingfolk ved alt om P.S. og medtag det altid. Nogle gange har de mere end én.
Som PS til et takkebrev kan du måske henvise igen til den historie, du har givet ("Michael og Jane er trygge og glade på grund af dig") eller lægge vigtige kontaktoplysninger der.
Donorer skal have navn, telefonnummer og e-mailadresse på en person i organisationen, som de kan kontakte med spørgsmål. Kunde service er lige så vigtigt for nonprofitorganisationer som for virksomheder, så gør det nemt for en donor at finde en rigtig person, hvis de skulle have et problem.
