Hvad er grundene til at outsource lønbehandling?
Selvom du kun har nogle få ansatte, kan du beslutte at outsource din løn – det vil sige at overdrage lønbehandling og andre lønansvar til en anden. Nedenfor er nogle overvejelser, der kan hjælpe dig med at beslutte, om du vil outsource.
Vi vil først se på situationer, hvor du måske vil overveje at outsource din løn, og derefter nogle outsourcingsmuligheder.
Outsourcing af løn sænker jobomkostningerne
Hvis du blot betaler kontoransatte, kan du beregne løn ved at gange timer med sats og afgøre, om der skal betales overarbejde.
Men hvis du producerer et produkt, skal du kende omkostningerne til arbejdskraft på hvert produkt, så du kan bestemme prisen på solgte varer.
Lad tjenesten beskæftige sig med de flere stater, lokaliteter
Hvis du har ansatte i mere end én stat, skal du overholde kravene til betaling og indberetning af statslig indkomstskat. Hvis din virksomhed opererer i forskellige byer, har du muligvis også lokale indkomstskatter at tilbageholde, betale og indberette.
Tilbageholdelsesberegninger er vanskelige
Det er kompliceret at beregne mængderne af tilbageholdelse for medarbejdere. Kort fortalt skal du:
- Bestem føderal tilbageholdelse af indkomstskat baseret på medarbejderens W-4-formular (som kan ændres så ofte som medarbejderen ønsker).
- Bestem statens tilbageholdelse for stater med indkomstskat, baseret på staten W-4.
- Bestem FICA-skatter på løn til 7,65 % (og du skal se højtlønnede medarbejdere for at være sikker på deres sociale Sikkerhedstilbageholdelse er begrænset til maksimum for året og begynde at tilbageholde den yderligere Medicare skat.
Selv at lave løn for kun én medarbejder kan være tidskrævende, fordi du skal foretage betalinger og indsende nødvendige rapporter på samme måde, som hvis du havde mange ansatte.
Undgå at prøve at holde styr på deadlines
Betaling og rapportering af lønskat (føderal og statslig, tilbageholdelse, FICA-skatter, arbejdsløsheds- og arbejdsskadeerstatning og individuelle statslige lønningsmuligheder) kan være skræmmende.
Husk dog, at en overset frist for enten betaling eller indberetning kan koste dig penge i bøder og bøder. Outsourcing af løn, selv med nogle få ansatte, er en mulighed, mange arbejdsgivere overvejer tidligt i deres virksomheder. Det kan være den rigtige løsning for din virksomhed, afhængigt af dine omstændigheder.
Hvordan opkræves lønbehandlingstjenester?
Mange lønbehandlingstjenester opkræver et grundgebyr, så selvom du kun har én ansat, du betaler mere, fordi tjenesten skal have alle de samme ansøgninger for en medarbejder, som den ville gøre for 10. For eksempel ville de stadig skulle indsende en formular 941 hvert kvartal, selvom du kun har én medarbejder.
Den trinvise omkostning for hver ekstra medarbejder er ret lille. Med det i tankerne er der nogle nedenfor oplysninger om lønbehandlingsydelser, med deres omkostninger og hvad de leverer.
Assisteret lønservice
Nogle tjenester klarer al din arkivering for dig. For eksempel opkræver virksomheder som Paychex og ADP pr. check pr. betalingsperiode, inklusive indlevering, direkte indbetaling og checksnedsættelse. Du kan indtaste oplysninger online, og de udpeger en lønspecialist til at hjælpe dig. Som et eksempel kan du se ADP's fulde udvalg af tjenester på deres hjemmeside.
Selvbetjeningsløn online
Andre tjenester hjælper dig med at lave din egen arkivering. For eksempel, Intuits online lønningstjeneste giver dig mulighed for at udfylde lønskemaer online. Før du vælger disse tjenester, skal du kontrollere, at de er kompatible med dit operativsystem og hardware. (Nogle virker ikke på Macintosh-systemer.)
Nogle virksomheder giver dig mulighed for at lave din egen løn online. De opkræver efter antallet af ansatte og antallet af stater.
Nogle kan have yderligere funktioner, som du måske har brug for til en specifik situation (tidskortindtastning, for eksempel). Læs oplysningerne på hjemmesiderne og kontakt virksomhedernes repræsentanter. Dette er altid en god måde at fortælle, hvor venlige de vil være. Jeg har kun præsenteret nogle få af de mange tjenester, du kan finde online, men IRS har flere oplysninger om løntjenester og udbydere, du måske vil kigge på.
Er outsourcing lønomkostninger værd?
Selvom du kun har én ansat, vil du måske seriøst overveje en lønservice for at hjælpe dig med at udarbejde lønsedler og betale og indberette lønsumsafgifter. Husk, at én bøde eller straf for en manglende betaling eller rapport kan være mere end et helt års tjeneste. Opsætning af et lønsystem til din virksomhed er ikke din førsteprioritet, men har du en service, er det én ting mindre, du skal tænke på.
For mere information om løntjenester, se denne artikel fra IRS med en liste over løn- og praktikpartnere. Tjek for eksempel webstedet for National Association of Enrolled Agents for en tilmeldt agent til at hjælpe med lønopgaver.
Advarsel! Løn er stadig dit ansvar
Selvom du hyrer en lønningstjeneste, er du som arbejdsgiver stadig i sidste ende ansvarlig for indskud af lønskat og føderale skatteforpligtelser. Hvis lønningstjenesten ikke foretager føderale skattebetalinger, for eksempel, kan IRS vurdere dig - ikke lønningstjenesten - for bøder og skyldige renter.
Derudover kan den ansvarlige part (måske dig som ejer) i din virksomhed også blive holdt personligt ansvarlig for visse ubetalte føderale skatter.
