Uanset om du har en ansat eller hundredvis, skal du følge de formelle procedurer, der går ind for at betale dem og håndtere lønsumsafgifter. Du kan selv udføre disse lønopgaver, eller du kan outsource processen ved at overdrage den til en lønudbyder.
Lønbehandlingsmuligheder
Her er to muligheder, som virksomhedsejere har til at administrere løn.
Online Payroll Software
Du kan bruge lønsoftware, selv levere input og få softwaren til at foretage beregningerne. Online lønningssoftwareapplikationer fungerer på samme måde som forretningsregnskabssoftware. De giver dig en håndfuld meddelelser og informationer, men du – eller nogen i din virksomhed – skal indtaste oplysningerne.
Løntjenester
Løntjenester er individuelle virksomheder, der nogle gange er forbundet med regnskabs- eller bogholderifirmaer. Du kan outsource din proces ved at give en lokal eller online lønservice de grundlæggende oplysninger om ansatte og lade dem køre løn, udsende lønsedler og indsende lønsumsafgiftsindberetninger og betalinger.
Outsourcing af løn fratager ikke dit ansvar for at betale og indberette alle lønskatter til tiden og fuldt ud og betale medarbejderne præcis, hvad de skylder. IRS opkræver bøder for manglende indbetaling af lønsumsafgift.
Grunde til at outsource løn
Overvej omkostningerne ved din tid
Dit job som virksomhedsejer er at drive din virksomhed, ikke at behandle løn. At prøve at lave løn selv betyder, at du tager din tid væk fra andre nøgleopgaver, såsom at skaffe kunder, fremstille produkter eller udføre tjenester.
Lønskatter er komplicerede
Lønskatter er komplekse, fordi der er flere forskellige typer skatter, du skal opkræve og betale, og mange komplicerede formularer at udfylde. Disse omfatter føderal indkomstskat, statslig indkomstskat, FICA-skat for social sikring og Medicare og føderal og statslig arbejdsløshedsskat.
Her er et eksempel; De beløb, du tilbageholder fra ansattes lønsedler for føderale indkomstskatter og FICA-skat, skal betales til IRS enten månedligt eller halvugeligt (to gange om ugen), afhængigt af størrelsen af depositum. At foretage disse indbetalinger kan tage meget af din tid.
Alle føderale indbetalinger af lønskat skal foretages online. Den bedste mulighed for at foretage indbetalinger er at tilmelde sig IRS Electronic Federal Tax Payment System (EFTPS). Giv derefter din lønudbyder dine loginoplysninger, så de kan foretage indbetalinger for dig.
Skattelovgivningen ændrer sig hele tiden
Hvert år kan der være ændringer i skattelovgivningen, skattesatserne eller deadlines for indsendelse af rapporter. Det er svært for en individuel virksomhed at holde styr på alle disse ændringer. En lønservice eller softwareapplikation håndterer disse ændringer for mange virksomheder, og de kan foretage disse ændringer hurtigt og nemt.
Hvad gør lønbehandlingstjenester?
Du kan finde lønsoftware eller en lønservice, der kan hjælpe dig med nogle af eller alle disse løn- og lønafgiftsopgaver.
Lønopgaver
Lønsoftware eller en lønservice kan beregne medarbejdernes løn, tilbageholdelse og fradrag for at oprette lønsedler. De fleste vil også beregne og betale uafhængige entreprenører (ikke-ansatte). Begge kan også sende lønsedler ud, normalt gennem direkte indbetaling.
Lønskatteopgaver
Afhængigt af det serviceniveau, du betaler for, vil lønsoftware og -tjenester:
- Opkræve og indberette de skyldige lønsumsafgifter
- Beregn årlige løn- og skatterapporter, formular W-2 for ansatte og formular 1099-MISC for ikke-ansatte
- Indsend lønskatterapporter - som Form 941
- Indberette og betale arbejdsløshedsskat
Her er en liste over nogle af de bedste lønningssoftware til rådighed med detaljer for hver.
Hvor meget koster en lønservice?
Online lønbehandlere og løntjenester opkræver forskellige takster baseret på antallet af ansatte, der er betalt. De har også forskellige niveauer af tjenester, herunder support.
Online lønbehandlingstjenester
Mest online lønningstjenester opkræves på månedsbasis, og den mest almindelige prissætning er en månedlig basispris med et ekstra beløb pr. medarbejder pr. måned.
Flere softwarevirksomheder har differentieret prissætning med et højere månedligt beløb og omkostninger pr. ansat baseret på serviceniveau og -typer.
For eksempel opkræver Patriot Payroll Software 10 USD om måneden plus 4 USD per medarbejder for grundlæggende service, hvor virksomheden kører sin egen løn og skat med Patriots hjælp. For 30 USD om måneden plus 4 USD pr. medarbejder indgiver Patriots fuld-service lønoptioner og indbetaler lokale, statslige og føderale lønskatter og årsopgørelser.
Intuits QuickBooks tilbyder tre serviceniveauer. I øjeblikket er det grundlæggende niveau $22,50 pr. måned plus $4 pr. medarbejder. Det andet niveau tilbyder automatisk løn, direkte indbetaling samme dag, tidsregistrering på farten og support til menneskelige ressourcer for $37,50 pr. måned plus $8 pr. måned pr. medarbejder. I mellemtiden inkluderer det højeste niveau beskyttelse af skat og en HR-rådgiver for 62,50 USD om måneden plus 10 USD om måneden per medarbejder.
Offline lønbehandlingstjenester
Teresa Ray, ejeren af Lønafdelingen, forklarede i en e-mail til The Balance, hvordan hendes virksomheds løntjenester fungerer. Ifølge Ray opkræver hendes virksomhed et basisgebyr pr. lønperiode (ugentlig, to-ugentlig, halvmånedlig eller månedlig) på $54 plus $2 for hver betalt medarbejder. Så hvis der var 10 ansatte betalt i løbet af den lønperiode, ville gebyret være $74 ($54 plus $20). Dette gebyr inkluderer behandling af løn, opkrævning og betaling af alle skyldige lønsumsafgifter og udarbejdelse og indsendelse af alle månedlige, kvartalsvise og årlige lønskatterapporter.
Spørgsmål at stille før outsourcing af løn
Mens du taler med potentielle løntjenester og evaluerer lønsoftwareapplikationer, skal du læse anmeldelser og bede om referencer. Her er nogle spørgsmål at stille:
- Hvor sikkert er dit system? Har du nogensinde haft et databrud?
- Hvor ofte opdaterer du dit system? Har du sikkerhedskopier i tilfælde af datatab eller systemnedbrud?
- Hvordan holder du trit med ændringer i skattelovgivningen? Hvor ofte opdaterer du dine data for skatteændringer?
- Hvor længe har du været i erhvervslivet?
- Hvordan håndterer du kundeservice? Kan jeg ringe og tale med en rigtig person? Hvor hurtigt reagerer du på akutte anmodninger?
- Hvis jeg skal lave rettelser, hvor hurtigt kan du så lave disse?
- Hvordan ved jeg, at du indsender rapporter og foretager betalinger, før de forfalder? Hvilke bekræftelser sender du mig?
Hvis du lige er startet med løn, så brug lidt tid på at læse denne oversigt over, hvordan du opretter et lønsumsafgiftssystem. Lav derefter en liste over, hvad du selv er villig til at gøre, og hvad du ønsker, at en lønservice skal gøre.
Ofte stillede spørgsmål (ofte stillede spørgsmål)
Påvirker antallet af medarbejdere valget af lønbehandlingsmulighed?
De fleste lønbehandlingstjenester baserer deres prissætning på antallet af ansatte, så du vil ikke blive opkrævet meget for kun nogle få medarbejdere til den billigste løsning. Derefter kan du tilføje tjenester som direkte indbetaling, når din virksomhed vokser. Lokale lønningstjenesteudbydere prissætter også baseret på mængden af arbejde, såsom antallet af behandlede lønsedler.
Hvordan fungerer support til forskellige typer af løntjenester?
Online lønningsfirmaer tilbyder forskellige niveauer af støtte; jo højere niveau, jo mere direkte personlig støtte inkluderet. Det laveste niveau af support er normalt videoer, ofte stillede spørgsmål eller chat, mens det højeste er VIP-service med hjælp fra en levende person. Hurtig support er afgørende, især når du skal i gang, så kig efter den service, der har den bedste support på det laveste niveau, eller vær villig til at betale ekstra.
Hvad er nogle almindelige applikationer, der fungerer med lønsoftware og -tjenester?
Den mest almindelige integration af lønningssoftware er med regnskabs- eller bogføringssoftware, som QuickBooks. HR-software kan også kobles til dit lønsystem for sygesikring, betalt afspadsering og medarbejderdokumenthåndtering.
Løntjenester har også yderligere applikationer. Teresa Ray sagde, at hendes virksomhed tilbyder en tjeneste kaldet Web Employee, der giver medarbejdere mulighed for at logge ind, få lønsedler og W-2-formularer og ændre deres tilbageholdelsesgodtgørelser.
Jeg har ansatte, der arbejder eksternt i flere stater. Hvordan håndterer en lønservice denne situation?
Alle lønningssoftwaretjenesterne kører statsskatter for ansatte. Teresa Ray sagde, at hendes service behandler betalinger til arbejdsgivere, der driver forretning i omkring 18 andre stater end Indiana, hvor hendes virksomhed er beliggende. Løn- og lønsumsafgiftsbehandling for stater efter hjemstaten medfører yderligere gebyrer.
