Executive Buy-In
Før du implementerer bedste købspraksis, skal der være opbakning fra ledende virksomhedsledere. Uden opkøb fra ledende medarbejdere, herunder CEO og CFO, vil ethvert forsøg på at udvikle en indkøbsstrategi i verdensklasse blive kvælet af mellemledelse. Ændringer, der skal foretages i enhver virksomhed, skal bakkes op af ledende medarbejdere for at opnå resultater.
Rationalisering af eksisterende data
Enhver virksomhed, der har fremskaffet data over en periode, vil have en database over leverandører der indeholder aktuelle, duplikerede, forældede og forkerte data. Hvis din virksomhed har flere geografisk adskilte indkøbsafdelinger, mangedobles niveauet af unøjagtighed. For at en indkøbsstrategi i verdensklasse kan implementeres, skal data fra hver indkøbsafdeling være det opdateret for at afspejle de aktuelle leverandørdata og for at blive rationaliseret for at eliminere dobbelte, forkerte og unødvendige data. Fordelen ved at have præcise data til din virksomhed er, at det gør det muligt at træffe beslutninger præcist. Det giver din
Udnyt leverandørens incitamentsprogrammer
Det har været normen for virksomheder at betale leverandører så sent som muligt. Hvis sælgeren har en kontrakt på 45 dage, vil de aldrig modtage deres betaling før den 45. dag. For at tilskynde virksomheder til at betale deres regninger før den forhandlede kontraktdato, har leverandører tilbudt rabatter, rabatter og andre incitamenter. Men leverandører har fundet ud af, at på trods af incitamenterne, betaler virksomhederne stadig ikke tidligt. En teori er, at virksomheder indtaster betalingsbetingelserne i deres ERP system og glem det. Kontroller skæres på baggrund af disse data, og leverandørens incitamenter realiseres aldrig. En købsstrategi i verdensklasse bør omfavne disse rabatter, og virksomheder bør sikre sig, at de tager alle mulige incitamenter. I disse vanskelige økonomiske tider har virksomhederne ikke råd til at gå glip af betydelige rabatter. Derudover bør forhandlinger med leverandører også omfatte opnåelse af større rabatter for betaling ved modtagelse af varer eller endda forudbetaling.
Implementer leverandørevaluering
En god indkøbsstrategi bør omfatte en metode, hvormed leverandører måles. Evalueringsprocessen bør ikke kun omfatte leveringsydelse, men også spore mindre indlysende målinger såsom under- eller overlevering, kvaliteten af de leverede varer og ydeevnen af sælgers kundeservice. Disse metrics er måske ikke altid en målbar værdi, men nogle gange er metrikken subjektiv. Hvis politiske retningslinjer implementeres til subjektiv evaluering, kan alle leverandører måles ens. Glem ikke at lade leverandørerne vide, at de bliver evalueret. Hvis de ved, at deres kunder ser dem, vil de måske hæve deres spil.
Lej indkøbsprofessionelle
Så mange virksomheder mener, at basale kontorkompetencer er den eneste forudsætning for en stilling i indkøbsafdelingen. Denne opfattelse er utrolig naiv i betragtning af, at disse kontorister er ansvarlige for at bruge enorme mængder af virksomhedens ressourcer. Den indkøbsprofessionelle er nøglen til at implementere en indkøbsorganisation i verdensklasse. De færdigheder, der kræves for indkøbsorganisationer i verdensklasse, omfatter viden om den virksomhed, de køber til, analytiske færdigheder, forhandlingsevner og interpersonelle færdigheder. Ved at fratage din indkøbsafdeling for medarbejdere, der er fortrolige med disse færdigheder, kan din virksomhed finde sig i at være bundet til kontrakter med de forkerte leverandører, for det forkerte materiale og til den forkerte pris. indkøbsorganisationer omfatter viden om den virksomhed, de køber til, analytiske færdigheder, forhandlingsevner og interpersonelle færdigheder. Ved at fratage din indkøbsafdeling for medarbejdere, der er fortrolige med disse færdigheder, kan din virksomhed finde sig i at være bundet til kontrakter med de forkerte leverandører, for det forkerte materiale og til den forkerte pris.
Reduktion af antallet af leverandører
Virksomheder har hundredvis af leverandører, nogle har tusinder, mange har tusinder, endda titusinder. At have tusindvis af leverandører i dit system, kræver ikke kun en betydelig mængde vedligeholdelse, men det kan også være ekstremt dyrt. Hvis en indkøbsafdeling bestiller varer fra tyve forskellige leverandører hver dag, kan det betyde tyve indkøbsordrer, der har skal sendes, tyve forsendelsesomkostninger, der skal betales og tyve varekvitteringer, der skal behandles, når varerne ankomme. Ud over de ekstra omkostninger er der formentlig besparelser, som ikke bliver realiseret. Hvor mange af disse tyve leverandører sælger de samme eller lignende produkter. Hvis de tyve leverandører reduceres til fem, så vil forarbejdningsomkostningerne blive reduceret, og sandsynligvis er omkostningerne til materialet blevet forhandlet lavere.
Centraliseret indkøb
Hvis din virksomhed har en række geografisk spredte lokationer, tror du måske, at det er umuligt at implementere en indkøbsstrategi i verdensklasse. Det er klogt for virksomheder at skulle tænke på deres samlede forbrug som en central funktion. Med en centraliseret indkøbsorganisation kan en virksomhed gennemgå sit samlede indkøb og vælge leverandører, der kan levere et flertal af varer til de bedste omkostninger. Dette scenarie vil ikke dække alle varer, der bruges på alle lokationer og den centrale indkøbsorganisation skulle arbejde med lokationerne for at identificere lokale leverandører, der letter fjernbetjeningens behov Beliggenhed.
Få mest muligt ud af leverandører
At forhandle en aftale med en leverandør kan være en langvarig affære, hvor ingen af parterne er tilfredse med resultatet. At have et dårligt forhold til din leverandør i starten af kontrakten er ikke måden, hvorpå indkøbsorganisationer i verdensklasse fungerer. Leverandører er en vigtig del af din forsyningskæde. De materialer, de leverer, er påkrævet på bestemte datoer, så din ordre sendes til kunden på den lovede dato. At gøre din leverandør til en partner i stedet for blot en anden leverandør vil hjælpe med at sikre, at dine ordrer er korrekte og til tiden. Forhandlinger med dine leverandører bør fokusere på fordelene ved at være sælger; viser dem, at hvis du har succes, vil de få succes. Forhandlinger, der fokuserer på strafklausuler og bøder for dårlig kvalitet og manglende leveringsdatoer, vil efterlade sælgeren mindre end villig til at imødekomme dine krav.
Maksimering af teknologi
Der er nogle virksomheder, der stadig bruger Rolodexes, papirindkøbsrekvisitioner og indkalder deres indkøbsordrer til leverandører. De fleste har en eller anden form for indkøbssoftware, selvom det er et Excel-regneark, der sporer ordrer og det samlede forbrug. Med introduktionen af Enterprise Resource Planning (ERP) software er virksomheder i stand til at integrere deres indkøbsafdelinger i deres forsyningskæde for at drage fordel af realtidsdata. Det er dog her, mange virksomheder stopper. Indkøbsstrategier i verdensklasse går længere for at høste de fordele, som deres ERP-systemer tilbyder dem. Virksomheder kan anvende workflow-teknikker i deres ERP-systemer for at automatisere godkendelser og betalinger og dermed reducere den tid, indkøbspersonalet skal gribe ind. Data, der er produceret af tusindvis af købstransaktioner, kan bruges i datavarehuse til at hjælpe indkøbsprofessionelle med målinger i leverandørevaluering og kontraktforhandling.
