At holde dine elektroniske dokumenter organiseret kan være noget af en opgave i nutidens "kablede" verden.
I tillæg til lagring af dokumenter lokalt på stationære computere, bærbare computere eller mobile enheder bruger flere og flere virksomheder Sky til grundlæggende forretningsapplikationer og fillagring.
Yderligere komplicerer opbevaringsproblemet er behovet for mange virksomheder for at dele dokumenter mellem medarbejdere. Inden for et kontor opnås dette typisk ved at bruge en filserver eller netværkstilsluttet lagerenhed (NAS).
Hvis delt mobiladgang er påkrævet, kan dokumenter gemmes i skyen og deles ved at tildele adgangstilladelser.
Resultatet af alt dette kan være et filhåndteringsmareridt med nogle af en persons dokumenter gemt i skyen og nogle lokalt, og endda individuelle dokumenter gemt kun det ene eller det andet sted.
Organisation er nøglen til elektronisk filhåndtering
Uanset hvor dokumenterne opbevares, er det vigtigt at holde dem organiseret og opdateret. Målet med elektronisk filhåndtering er at sikre, at du kan finde det, du leder efter, selvom du leder efter det år efter dets oprettelse.
De fleste forretningsfolk har på et eller andet tidspunkt været i den pinlige situation at have en kunde ringe og ikke hurtigt kunne finde den relevante faktura eller andre vigtige kundedokumenter. Lige så irriterende er det at tumle rundt kl årsafslutning forsøger at finde dokumenter vedrørende virksomhedens regnskaber for revisor eller endnu værre, skattemanden.
Korrekt tilrettelæggelse af digitale dokumenter er især kritisk i et fælles miljø – hvis en af dine medarbejdere er det fraværende (midlertidigt eller permanent!), bør du nemt kunne finde dokumenter, der er oprettet eller administreret af den pågældende person.
Det potentielle tab af dataproblemer med utilfredse, afgående medarbejdere er endnu en grund til det beskytte dine virksomhedsdata.
Disse filhåndteringstips hjælper dig med at holde dine filer tilgængelige:
1. Brug standardinstallationsmapperne til programfiler
Brug standardfilplaceringerne, når du installerer applikationsprogrammer. Under Windows ligger programfiler efter konvention under mappen (Drive Letter:)->Program Files. Det er forvirrende og unødvendigt at installere applikationer andre steder.
2. Ét sted til alle dokumenter
Placer alle dokumenter under en enkelt "rod"-mappe. For en enkelt bruger i et Windows-miljø er standardplaceringen mappen Mine dokumenter.
Prøv at gøre det samme i et fildelingsmiljø. Opret en enkelt rodmappe (kaldet "Delte dokumenter" for eksempel) og gem alle dokumenter i undermapper inde i rodmappen. At have en enkelt placering for alle elektroniske dokumenter gør det nemmere at finde ting og at køre sikkerhedskopier og arkiver.
3. Opret mapper i et logisk hierarki
Det er så at sige skufferne i din computers arkivskab. Brug almindeligt sprog til at navngive dine mapper; du ønsker ikke at se på denne liste over mapper i fremtiden og spekulere på, hvad "TFK" eller hvilken som helst anden interessant forkortelse, du har opfundet, betyder.
4. Nest-mapper i mapper
Opret andre mapper i disse hovedmapper efter behov. For eksempel kan en mappe kaldet "Fakturaer" indeholde mapper kaldet "2018", "2017" og "2016". En mappe opkaldt efter en klient kan indeholde mapperne "kundedata" og "korrespondance". Målet er at have hver fil i en mappe i stedet for at have en masse forældreløse filer på listen.
Opret ikke komplekse mappestrukturer med dybt lag. Brug beskrivende filnavne i stedet, hvor det er muligt.
5. Følg filnavnekonventionerne
Nogle operativsystemer (såsom Unix) tillader ikke mellemrum i fil- eller mappenavne, så undgå dette, hvis dit computermiljø er blandet.Brug i stedet understregningerne som afgrænsning (f.eks. Doe_John_Proposal.doc.) Andre tegn, såsom /? < > \: * | " ^ er også forbudt i fil- eller mappenavne under Windows.
Brug beskrivende filnavne for nem identifikation og genfinding, men gå ikke overbord - fil-/stinavne har længdegrænser, som varierer mellem operativsystemer.
Under Windows er den maksimale fulde stilængde for en fil (f.eks. drevbogstavet + mappenavne + filnavn) 260 tegn.Brug almindelige forkortelser, hvor det er muligt, såsom Jan for januar eller Corp for Corporation.
6. Vær specifik
Giv elektroniske filer logiske, specifikke navne og medtag datoer i filnavne, hvis det er muligt. Målet ved navngivning af filer er at kunne fortælle, hvad filen handler om uden at skulle åbne den og kigge. Så hvis dokumentet er et brev til en kunde, der minder ham om, at betalingen er forsinket, så kald det noget i retning af "forfalden_20180115"; snarere end noget som "brev". Hvordan ved du, hvem brevet er til uden at åbne det?
Hvis du deler filer via e-mail eller bærbare enheder vil du måske have filnavnet til at inkludere mere specifik information, da mappeoplysningerne ikke vil blive inkluderet i den delte fil.
For eksempel, hvis dit dokument ligger i Mine dokumenter\Fakturaer\2017\Kunder\Doe_John_20180416.doc, og filen er delt eller sendt via e-mail alt, hvad modtageren vil se, er Doe_John_20170416.doc og kan muligvis ikke se, at filen er en kundefaktura uden at åbne det.
7. Filer mens du går
Det bedste tidspunkt at fil et dokument er, når du først opretter det. Så væn dig til at bruge "Gem som"-dialogboksen til at arkivere dit dokument samt navngive det, og placere det på det rigtige sted i første omgang.
8. Bestil dine filer for din bekvemmelighed
Hvis der er mapper eller filer, du bruger meget, så tving dem til toppen af fillisten ved at omdøbe dem med et! eller en AA i begyndelsen af filnavnet.
9. Slet dine filer regelmæssigt
Nogle gange er det gamle indlysende som i eksemplet med mappen med navnet "Fakturaer" ovenfor. Hvis det ikke er det, skal du holde dine mapper ryddelige ved at rydde ud gamle filer.
Gør ikke slet forretningsrelaterede filer, medmindre du er helt sikker på, at du aldrig får brug for filen igen. I stedet skal du i din hovedsamling af mapper under din rodmappe oprette en mappe kaldet "Gammel" eller "Inaktiv" og flytte gamle filer ind i den, når du støder på dem.
10. Sikkerhedskopier dine filer regelmæssigt
Uanset om du kopierer dine filer til et andet drev eller på bånd, er det vigtigt at konfigurere og følge en regelmæssig backup-kur.
God filhåndtering gør det nemt at finde det, du vil have
Håndtering af elektroniske dokumenter bør være en del af en overordnet dokumenthåndteringsstrategi for din virksomhed. En ordentlig dokumenthåndteringsplan bør omfatte alle aspekter af håndtering af dokumenter, herunder opbevaring, hentning, sikkerhedskopier og sikkerhed.
Søgefunktionen er en vidunderlig ting, men den vil aldrig matche letheden ved at kunne gå direkte til en mappe eller fil. Hvis du følger disse filhåndteringstips konsekvent, selvom du ikke ved, hvor noget er, ved du, hvor det skal være – en kæmpe fordel, når det kommer til at finde det, du leder efter. God filhåndteringspraksis vil spare din virksomhed tid og penge.
