Professionelle begivenhedsplanlæggere bærer mange hatte og påtager sig en række forskellige ansvarsområder, afhængigt af de individuelle omstændigheder ved en begivenhed. Dette erhverv kræver et unikt færdighedssæt - du skal muligvis være en multitasking-guide det ene minut og det næste for at være en ekspert problemløser, der kan løse en situation med lethed og effektivitet.
Hvad et forretningsforslag skal være
Et forretningsforslag til arrangementsplanlægning er et omfattende dokument, der skitserer de tjenester, du vil levere til en begivenhed. Det er din virksomhedsbrochure, din marketingkampagne og dit salgsargument samlet i én. Dette event forretningsforslag bør præsentere dig som en erfaren, dygtig fagmand, der er unikt kvalificeret til at udføre denne begivenhed. Det bør adskille dig fra andre begivenhedsplanlæggere og etablere dig som en, kunden kan stole på.
Et forretningsforslag til begivenhedsplanlægning skal være velskrevet, indeholde detaljer om, hvilke tjenester der er inkluderet i forslaget (og hvilke ikke er), og illustrer, hvordan du vil gennemføre arrangementet, og giv de nødvendige detaljer, så kunden nemt kan forestille sig, hvad du er foreslår.
7 ting, der skal inkluderes i et forretningsforslag til planlægning af begivenheder
Et integreret trin i eventplanlægning er at udarbejde et bundsolidt forretningsforslag til eventplanlægning, ved at vide, hvad der skal inkluderes for at markedsføre dine tjenester og sikre en kundes forretning.
- Forretningsintroduktion: Introducer kort din eventplanlægningsvirksomhed. Diskuter din baggrund, eventuelle professionelle certificeringer og varighed i erhvervslivet, relevant erfaring og din særlige niche, hvis du har en.
- Beskrivelse af begivenheden: Giv et overordnet omfang af begivenheden, inklusive detaljer, der blev diskuteret under din indledende kundemøde, såsom målet med arrangementet, mulige datoer, steder at overveje, antal gæster, etc.
- Eventplanlægningstjenester, der skal leveres: Vær meget specifik i denne sektion, og opremser alle de tjenester, du vil levere til denne begivenhed. Listeelementer med punktopstillinger eller underoverskrifter er meget effektive, da det er en nem måde for kunden at se rækken af inkluderede tjenester. Angiv eventuelle leverandører, du vil bruge, og alle tjenester, der er valgfrie mod et ekstra gebyr. Det er vigtigt at være meget detaljeret i dette afsnit, så klienten har en klar forståelse af, hvad der er inkluderet, og hvad der er yderligere.
- Eksempler på dit arbejde: Hvis du har planlagt en begivenhed, der ligner den, du foreslår denne klient, så er dette din chance for at vise disse færdigheder. Inkluder fotos, skitser, nyhedsudklip eller andre visuelle elementer, der vil hjælpe med at tegne et billede i kundens sind af, hvad du kan gøre. Dette er en fantastisk måde at markedsføre din begivenhedsplanlægningsvirksomhed.
- Foreslåede omkostninger: Forklar omhyggeligt alle omkostninger forbundet med planlægningen og udførelsen af denne begivenhed. Formatering af dette afsnit som en række trin vil guide din klient gennem alle faser af begivenheden og hjælpe dem med at visualisere hvert aspekt, efterhånden som det udfolder sig. Vær specifik inden for en generel omkostningskategori. For eksempel, hvis du har en linjepost til catering, skal du opdele de individuelle omkostninger for mad med angivelse af beløb pr. person, antal krævede servere og timepris, udgifter til bordleje, sengetøj og snart. I stedet for at udarbejde et forslag med et stort prisskilt i bunden, skal du skrive et specificeret forslag, så din kunde kan forstå individuelle omkostninger. Dette er nyttigt af to grunde: det modvirker det uundgåelige "klistermærkechok", når alle varer er talt op, og der er et stort prisskilt i bunden, og det giver din klient mulighed for at beslutte, om prisen for den ekstra cocktailtime er værd bekostning.
- Næste skridt: Medtag alle detaljer vedrørende timing eller næste trin nederst i dit forretningsforslag. Hvis arrangementet har en fast dato, skal du sørge for at angive, at en underskrevet kontrakt skal være modtaget inden en bestemt dato, for at du kan planlægge og gennemføre arrangementet. Angiv det påkrævede depositum og den dato, hvor det skal være modtaget.
- Kontakt information: Sørg for at inkludere dine virksomhedskontaktoplysninger i bunden af begivenhedens forretningsforslag. Angiv din hjemmeside, e-mailadresse, telefonnumre, faxnumre og postadresse. Vedhæft et visitkort til dit forslag for nem reference.
Sådan følger du op
Efter at have sendt kunden dit forretningsforslag til eventplanlægning, skal du kontakte dem for at fortælle dem, at forslaget er på vej. Fortæl dem, at du vil følge op om et par dage for at se, om de har spørgsmål. Hold kommunikationslinjerne åbne. Vær lydhør og giv personlig opmærksomhed. Det er en indikator for, hvordan du driver forretning og vil hjælpe dig med at afslutte handlen på en professionel måde.
