Balancering af et eventbudget er en af de store udfordringer planlæggere står over for, og roden til de fleste pengeproblemer kan spores tilbage til de indledende diskussionsfaser. Det er altid bedst at begynde at designe en begivenhed omkring mængden af tilgængelige økonomiske ressourcer og ikke omvendt. Hvis du bare bruger et par minutter på at gennemgå et budget, vil du ikke kun spare penge eller bedre fordele dem, men det vil spare masser af tid ved at eliminere dyre variabler.
Oversigt over udgifter til eventplanlægning
Udgifter kan komme fra en bred vifte af kilder, når du tænker på alle de komponenter, der er involveret i at iscenesætte en funktion. De mest oplagte er udgifter til forplejning og lokaleleje, men listen vokser kun derfra. Sagen er, at det kan have en katastrofal indvirkning på dit forbrug pr. person, hvis du overser blot én udgiftskategori.
Spørg dine kunder
Som event planlægger, er din rolle at yde ekspertbistand med både koordinering og økonomistyring af arrangementet. Husk på, at dine kunder drømmer om perfektion, og det kan nemt fordumme deres vurdering af, hvad der er skattemæssigt muligt. Tiden til at bygge bro mellem deres budget og forventninger er lige fra begyndelsen. Ofte er det så simpelt som at spørge til højre
Opbyg et grundlæggende eventbudget
Når du har fået en vision om arrangementet og et skøn over, hvor mange penge du skal arbejde med, er det endelig tid til at strukturere budgettet. Et vigtigt skridt her er at fortælle dine kunder, at begivenhedsbudgetter er "arbejdsudkast", som sandsynligvis vil ændre sig, efterhånden som flere detaljer kommer ind. Husk, at meget få kunder har erfaring med omkostninger og gebyrer forbundet med fremmødeudsving, så det er bedst at indbygge en bufferzone på 10 % for at undgå at løbe tør for midler.
Beregn Gebyrer for Event Planner
Selvfølgelig skal du indarbejde din planlægningsgebyrer ind i budgettet, og det kan være et ømtåleligt emne for nogle. Eventplanlæggere har flere måder at opkræve betaling for deres tjenester, lige fra lige gebyrer til procentvise provisioner. I sidste ende handler det om at finde et medie, som begge parter kan blive enige om. Vær sikker på, at din honorarstruktur er dokumenteret i en kontrakt, og medtag den som en udgift i alle udkast til budgettet.
Trim begivenhedsomkostninger
Sjældent vil du arbejde på en begivenhed, der har et ubegrænset budget. Mere end sandsynligt vil du nå et punkt i planlægningsprocessen, hvor beslutninger om at reducere omkostningerne skal træffes. Det er her, en erfaren eventplanlægger virkelig kan brillere med at hjælpe deres kunder. Målet er at identificere, hvilke muligheder der har størst indtryk på gæsterne. Skal du for eksempel bruge mindre på centerpieces for at bevare gourmetdesserten? I nogle tilfælde kan en planlægger gennemgå udgifterne og genforhandle eller skære ned på områder, hvor gæsterne aldrig vil bemærke det.
Styr lyd- og billedudgifter
Lys- og lydudstyr har stor betydning for præsentationen af dit arrangement, men det har også en tendens til at have stor indflydelse på budgettet. Når du medregner andre AV-udgifter som projektorer, internetadgang og videotjenester, tager det ikke lang tid, før denne kategori bliver et af de største tal på dit budget.
Find billige markedsføringsmuligheder online
Marketing er en anden udgift, der kan vokse eksponentielt, hvis du ikke får resultater med det samme. Fangsten er selvfølgelig, at medmindre du markedsfører effektivt, vil der ikke være nok deltagere til at støtte omkostningerne ved begivenheden. Det er derfor, det giver mening at bruge så mange gratis eller billige muligheder for at sprede det første budskab om en kommende lejlighed.
