Når et komplekst forretningskrav er blevet defineret, er en virksomhed klar til at finde en leverandør til at opfylde kravene. Det første skridt ind at finde en sælger er at oprette og sende en Request for Proposal (RFP). RFP-dokumentet skal i detaljer indeholde alle aspekter af forretningskravet, og hvad virksomheden kræver af et potentiale sælger for at opfylde kravene specificeret i RFP. Sælgeren vil afgive et bud baseret på sin forståelse af kravene specificeret i RFP, og de konkurrerende bud vil blive evalueret til at producere enten valget af den vindende leverandør eller en kort liste over leverandører, som derefter vil levere præsentationer til Selskab.
Definition af anmodning om forslagsdokument
RFP-dokumentet er afgørende for at få en leverandør, der kan opfylde en kundes forretningskrav. Hvis dokumentet er mangelfuldt, enten på grund af tvetydige krav, manglende krav eller urimelige krav til leverandøren, så vil RFP-processen føre til ufuldstændige bud eller i nogle tilfælde ingen bud overhovedet. Sælgere er ikke forpligtet til at afgive bud på hver RFP, de modtager, og selvom de kunne opfylde RFP-kravene, har de muligvis ikke kapacitet til at levere kravene rettidigt. Det senere findes ofte, når en kunde sender RFP'er til mindre leverandører, som kan være førende inden for deres felt, men som ikke har midlerne eller kapaciteten til at opfylde kundens behov.
Hver RFP vil være anderledes baseret på de krav, der er blevet defineret, og kundens specifikke behov. Selv inden for samme virksomhed kan et RFP-dokument variere i fokus afhængigt af de primære krav. For nogle RFP'er kan fokus være på prisen, mens andre kan fokusere på leveringstider eller kvalitetskravene til de nødvendige varer.
Specifikke funktioner i RFP-dokumentet
Der er nogle funktioner i RFP-dokumentet, der er påkrævet. For eksempel bør hver RFP have en bestemt dato og klokkeslæt, hvor kunde kræver, at alle potentielle leverandører har afgivet et tilbud. Hvis bud afgives efter denne dato, skal de kasseres. Hvis en leverandør ikke kan afgive et bud til tiden, kan dette indikere et muligt problem med organisationen og måske leveringsproblemer.
Kunden skal dog give sælgerne tilstrækkelig tid til at afgive et bud. Hvis kravene er særligt komplekse, skal leverandører muligvis sammensætte et svarteam for at opdele kravene i områder, som de kan forstå, og derefter samle et bud. Hvis tidslinjen, der er defineret i RFP'en, er for kort, kan svar blive forhastet, og leverandører kan gætte på kompleksiteten af projektet i stedet for fuldt ud at forstå det. Dette vil føre til unøjagtige bud og en spildt RFP-proces.
RFP-dokumentet bør angive processen, hvis leverandører har yderligere spørgsmål om kravene specificeret i RFP'en. Sælgere bør ikke have lov til at ringe til kunden, da dette kan føre til, at én sælger får yderligere information, der giver dem en konkurrencefordel. Det er bedst at arrangere et telefonmøde, så repræsentanter for hver leverandør kan stille og lytte til spørgsmål, der er rettet tilbage til kunden. Dette sikrer en retfærdighed i udbudsprocessen.
Et RFP-dokument skal også klart specificere formatet for leverandørens RFP-svar. Hvis dette ikke er klart defineret, vil der blive sendt svar, der er i forskellige formater, og det ville være umuligt at sammenligne leverandørens bud. Svarformatet skal identificere, hvad der kræves fra leverandøren i hvert afsnit, såsom referencer, CV'er af potentielle teammedlemmer, et dokument med leverandørernes forståelse af kravene og et format for prissætning. Hvis hver leverandør overholder det korrekte svarformat, vil dette gøre en sammenligning af buddene lettere.
