Der er flere løst definerede udtryk i eventbranchen. Det vil sige ord, der kan tolkes på forskellige måder. Ordet "begivenhed" i sig selv kunne betyde alt fra en fødselsdagsfest til en fordelskoncert. Denne brug af forskellige udtryk kan føre til forvirring og misforståelser, specielt omkring jobtitler. Et af de største områder af forvirring vedrører begivenhedsplanlæggere vs. event koordinatorer.
Eventplanlæggere vs. Event koordinatorer
Uden for branchen forstår mange mennesker ikke forskellen mellem en event planlægger og en event koordinator. Generelt tager planlæggeren kritiske beslutninger om hvad, hvornår, hvem og hvordan. En begivenhedskoordinator er på den anden side ansvarlig for at sikre, at alle detaljer bliver udført, og at hver leverandør møder op til tiden og udfører korrekt.
Ansvar for en eventplanlægger
En eventplanlægger arbejder direkte med kunden for at bestemme kundens vision, behov og budget. Hvis det for eksempel er et bryllup, kan eventplanlæggeren diskutere parrets tilsigtede tone, formalitetsniveauet og gæstelistens størrelse.
Derfra designer begivenhedsplanlæggeren en begivenhed for at imponere kunden. De vil vælge et sted og type underholdning, og derefter arbejde sammen med kunden for at bestemme en menu. De fokuserer på de store billeder, der gør en begivenhed mindeværdig.
At blive eventplanlægger kræver mange års erfaring. En planlægger bærer et stort ansvar for at sikre, at kunden er glad, og at designe et arrangement, der passer til kundens behov og forventninger.
Før man bliver planlægger, er det ofte nødvendigt med flere års arbejde som eventkoordinator. Det er et vigtigt springbræt til en karriere inden for events.
Ansvar for en eventkoordinator
En eventkoordinator blander sig ikke i selve arrangementets design. I stedet er de ansvarlige for at administrere de enkelte komponenter for at sikre, at arrangementet forløber problemfrit.
Når planlæggeren har fastlagt visionen for arrangementet, hjælper koordinatoren planlæggeren med at gøre det til virkelighed. De kan se på leverandører, organisere leveringsdatoer og håndtere logistiske opgaver.
Større organisationer kan have to koordinatorer for hver planlægger, mens mindre operationer måske kun har én koordinator, der tjener behovene hos alle udøvende beslutningstagere. Uanset hvad er der typisk en direkte supervisionslinje over koordinatorstillingen. Det betyder ikke, at eventkoordinatorer har det nemt. De fleste af dem har den svære opgave at organisere alt på stedet med kun et par timer før arrangementet begynder. Det er selvfølgelig, når de fleste problemer opstår, hvorfor en god koordinator er fokuseret, organiseret og ressourcestærk.
Dette er en fantastisk stilling for dem, der ønsker at starte en karriere inden for eventplanlægning. At arbejde som koordinator giver dig et stærkt fundament til at gå videre til en begivenhedsplanlægger-rolle senere i din karriere. En stærk koordinator er guld værd for enhver planlægger, og jobsikkerhed (hvis du er god til dit job) er stort set garanteret.
At bryde ind i en karriere inden for eventkoordinering, få en praktikplads eller frivilligt arbejde med en non-profit for at hjælpe dem med at planlægge deres fundraising arrangementer kan være fordelagtigt. Du får praktisk erfaring med at koordinere en rigtig begivenhed og opbygge dit professionelle netværk på samme tid.
