Særlig begivenhedsplanlæggere — især dem i nonprofit verden — ved, at det er en god idé at organisere en udendørs fundraising-begivenhed. Disse typer begivenheder, ligesom andre fundraising-ideer, kræver, at planlægningen af næste års begivenhed begynder umiddelbart efter dette års fundraising begivenhed afslutter. Det er vigtigt at debriefe begivenheden og diskutere, hvad der gik godt, og hvad der kunne forbedres, mens begivenheden stadig er frisk i holdets erindring. En diskussion af succeserne og forbedringerne sikrer, at disse funktioner kan inkluderes eller forbedres til næste års begivenhed. En sådan proaktiv planlægning tilføjer også værdi for sponsorerne. Og uundgåeligt håber alle vellykkede samfundsvandringer at vokse og udvide sig fra år til år.
Det er vigtigt at holde fokus på det primære mål med at afholde sådanne begivenheder: fundraising. For de begivenhedsplanlæggere, der tidligere har holdt en fællesvandring, sker et af de vigtigste tidspunkter for planlægning faktisk efter gåturen slutter. For at lære om de mange aspekter af planlægning og gennemførelse af en samfundsindsamlingsvandring, tager vi af sted for at få et kig bag kulisserne på Mors Dag-begivenheden arrangeret af Chicagos Y-ME Breast Cancer Organisation.
Y-ME Mors Dag Brystkræft Fundraiser Walk
Y-ME blev grundlagt af to brystkræftoverlevere i 1979. Den non-profit var bedst kendt for sit flersprogede National Breast Cancer Hotline-program for brystkræftpatienter. Programmet vandt berømmelse som landets eneste 24-timers gratis hotline, der udelukkende er bemandet af brystkræftoverlevere, som er uddannede peer-rådgivere. Men organisationen arrangerede også en årlig fundraiser-vandring på Mors Dag, som støttede deres programmer og tjenester. Tilbage I 2007 indsamlede Y-ME mere end $7 millioner med næsten 43.000 vandrere fra 12 byer. I 2008 deltog 15 byer. Desværre lukkede Y-ME sine døre i 2012, men arven fra dens årlige fundraiser er fortsat et godt casestudie for nonprofit-arrangementsplanlæggere.
Meget af Y-ME's fundraising succes kan tilskrives en organiseret tilgang til planlægning og holde øje med de vigtigste mål først. Liz Klug, organisationens tidligere direktør for særlige begivenheder, havde dette at sige efter deres rekordår i 2007: “Vi har en plan for forskellige tidspunkter under planlægningsprocessen. Så vi vil tage skridt til at fremme de mest kritiske tidspunkter for at sikre, at vi har succes. For eksempel, i en by, hvor vi måske er vært for en begivenhed for første gang, skal vi fokusere på at sikre, at vi har et fantastisk sted og sted, hvor folk gerne vil vende tilbage. Nede ad vejen kan vi fokusere på, hvilke kaffebarer vi afleverer brochurer." Lad os tage et kig på, hvordan Klug og Y-ME eventplanlægningsteamet organiserede et så vellykket arrangement.
Analyse af tallene
At være vært for en fællesvandring eller lignende begivenhed kræver, at flere forskellige bestanddele samles mål, men i sidste ende gør foreningen eller velgørenheden, der er vært for begivenheden, det for at samle penge ind deres sag. Derfor sker det første trin i planlægningen af den næste begivenhed, når den aktuelle begivenhed slutter, og det meste af det arbejde omgiver "tallene".
"Vi kiggede nøje på tallene efter begivenhedens afslutning," forklarer Klug, "Vi sammenlignede, hvordan vi klarede os i år med det foregående [år]. Vi så på deltageroplevelsen. Vi evaluerede vores kategorier af sponsorater. Vi svarede på alle øjeblikkelige e-mails om begivenhederne." Eventplanlæggere vil også tage øjeblikkelige skridt for at sikre, at alle involverede i dette års begivenhed fortsætter næste år.
Klug gravede også ned i detaljerne. I sine evalueringer kiggede hun på alt fra antallet af frivillige, der deltog i mængden af uddelte t-shirts. Hun ville så spørge, om hun havde brug for mere eller mindre til det næste år.
Tidslinje for planlægning
For dem, der organiserer en samfundsindsamlingsvandring, er det vigtigt at vide, hvilke trin der skal håndteres på forskellige tidspunkter. De fleste nonprofitorganisationer har ikke den luksus, mange ansatte og frivillige komitémedlemmer har til at drive begivenhedens succes. Men planlæggere erkender, at de skal sørge for, at de arbejder tæt sammen med en bys borgmesterkontor og afdeling for offentlige arbejder for at få begivenheden på den offentlige kalender.
Klug foreslår, at det første skridt efter at have analyseret sidste års tal er at fokusere på virksomhedsrekruttering. Hvis arrangementet ikke er et nyt program, er det vigtigt at få virksomhedsstøtte til næste års arrangement umiddelbart efter, at dette års arrangement slutter. "Vi fokuserede på at forny sponsorater, da vi leverede begivenhedens afslutningsrapport," siger Klug. Hun tilbyder også følgende højdepunkter for planlæggere, der er interesseret i at organisere en samfundsvandring som en fundraising-begivenhed:
- Identificer virksomhedens sponsorer
- Udvikle vandreholdsprogrammer
- Bestem begivenhedsaktiviteter
- Begynd gående rekruttering
- Færdiggør hændelseslogistik
- Hold arrangementet
- Hold et "tak"-arrangement
- Evaluer og start den efterfølgende begivenhed
Y-ME ville også hyre et eksternt logistikfirma til at håndtere mange af dets logistiske krav. Men en af de mest nyttige var implementeringen af et online registreringssystem.
Online registreringssystem succes
Y-ME lærte hurtigt om vigtigheden af at bruge nettet til online registrering og har siden da kraftigt slået til lyd for brug af teknologien til online registrering og fundraising.
De investerede i et online-baseret relationsstyringssystem, der skulle fungere som deres løbswebsted fra 2003. Denne type system fungerer som et personligt websted for frivillige til at lave personlige appeller om donationer og anden involvering. Det indfanger information i en enkelt database og fungerer som et værktøj for gående holdkaptajner til at opmuntre deres medlemmer.
Onlinedeltagere steg fra 4.000 til 11.594. Onlinedonationer steg fra 5.000 til 19.650. Y-ME-teamet mente, at det bidrog til at nå et mål på $2,35 millioner, og som en bonus reducerede teknologien de administrative omkostninger med omkring $20.000.
Et sådant system kan også tjene som et vigtigt kommunikationsværktøj, der gør det muligt for en organisation at følge op og fortsætte med at involvere bestanddele ud over selve løbsdagen.
Løbsdagens tidslinje
Fællesvandringer er oftest planlagt om morgenen. Afhængigt af kompleksiteten af skiltning og placering, kan opsætningen til begivenheden normalt begynde så tidligt som en uge før begivenheden, hvor den meste aktivitet sker et par dage før gåturen.
Når Y-ME ville planlægge deres årlige fundraising-begivenhed, ville holdet typisk forsøge at begrænse det område, hvor de holdt gå, så det ikke krævede en betydelig mængde ressourcetid at udføre visse operationsopgaver som at lukke ned gader. Deres gang var generelt ikke-konkurrencedygtig, så det hjælper også, at de ikke behøvede at overveje de nødvendige krav til et mere konkurrencedygtigt løbsmiljø.
Tidsplanen for selve løbsdagen forløb normalt som følger:
- Begivenhedsplanlægningsteam ankommer (2,5 timer før gåtur)
- Frivillig check-in (2 timer før gåtur)
- Sponsorindtjekning og opsætning (2 timer før gåtur)
- Registrering begynder (1,5 time før gåtur)
- Startlinjeopsætning (30 minutter før gang)
- Åbningsceremonier (10 minutter før gåtur)
- Race begynder
- Main Stage Underholdning begynder (1 time efter gåturen begynder)
- Officielle bemærkninger til hovedscenen (efter at gåturen er afsluttet; efter 1,5 time)
- Programmet slutter officielt (3 timer efter gåturen begynder)
- Begivenhedsopdeling begynder (efter begivenheden officielt slutter)
Tips til planlægning af en gåtur eller løb i fællesskab
For de organisationer, der er interesseret i at holde en fællesvandring eller løbe for første gang, tilbyder Klug adskillige forslag, der vil være med til at sikre et vellykket arrangement.
- Start med varme ledere, inklusive velforbundne frivillige, sponsorer eller et stort hold. Definer målbare resultater.
- Evaluer konkurrerende begivenheder i din by/lokation for at identificere deres bedste praksis og områder til forbedring.
- Arbejd med byens borgmesters kontor og parkdistrikter for at diskutere de nødvendige tilladelser og din begivenhedslogistik: tid, sted, antal deltagere. Sørg for, at du er forberedt til disse møder.
- Forstå dit budget, og sørg for at holde dine driftsudgifter på 25-30 % til et nyt arrangement. Nogle velgørende organisationer vil stræbe efter 15-20% af de samlede udgifter.
- Sikre sponsorer at absorbere 100 % af driftsudgifterne til dit arrangement.
