At finde tid nok er en udfordring for mange små virksomhedsejere. Der er aldrig tid nok til at få alt gjort, især når du har mange forskellige hatte på og påtager dig mange forskellige roller. Ikke alene er det frustrerende, men det kan være stressende at føle, at du hopper fra opgave til opgave og aldrig rigtig krydser ting fra din liste.
Der er dog håb. Du kan udvikle en metode til at styre din tid ved at sætte mål, planlægge aktiviteter, prioritere og stole på, at andre udfører opgaver. Hvis du kan gøre dette, kan du øge mængden af tid, du har i løbet af dagen.
Sætte mål
Grundlaget for god tidsstyring er at vide, hvor du skal hen, og hvordan du kommer derhen. At sætte mål kan hjælpe dig med at lave en plan, der guider din virksomhed derhen, hvor du vil have den.
Det er svært at opnå noget uden specifikke, målbare, opnåelige, realistiske og tidsbestemte (SMART) mål. Når det kommer til tidsstyring, produktivitet, og målopnåelse, er det vigtigst at arbejde med at nå de små, kortsigtede mål.
Du kan starte med at opdele dine langsigtede mål i månedlige mål og derefter nedbryde dem endnu længere i ugentlige og daglige mål. Dine mål for hver dag vil hjælpe dig med at sætte et mål og måle, hvornår du har nået det med succes.
Planlæg dine aktiviteter
Planlæg din måned, uge og dage ud fra de mål, du har sat for dig selv, og det arbejde, der skal udføres. Du skal muligvis lave bogindtastninger hver dag, så planlæg det tidspunkt. Planlæg dine feedbacksessioner med medarbejderne på forhånd. Planlæg tid til alt, hvad du skal gøre.
Den mest effektive måde at planlægge dine månedlige aktiviteter på er at planlægge tid til din planlægning. Brug denne planlægningstid til at tjekke dine månedlige præstationsindikatorer, tjekke for medarbejdere, der skal til en feedbacksession, og søge efter forretningsmuligheder, du måske kigger nærmere på.
Hvis du har sat månedlige mål for din virksomhed, skal du arbejde baglæns fra den dato, hvor du vil have målene nået. Planlæg nogle kontrolpunkter for de opgaver, der skal udføres for at målene kan nås.
Prioriter kontrolpunkterne efter underopgaver, der skal udføres - for eksempel hvis opgave A skal udføre opgave B, planlæg de aktiviteter, der er nødvendige for opgave B ved udgangen af den første uge, så opgave A kan være færdig i slutningen af den anden uge. Gør dette for alle dine ugentlige, månedlige og halvårlige mål.
Ved lave en plan for at guide dine medarbejdere og dig selv mod dine mindre mål, skaber du en vej mod større målopfyldelse. Kommuniker dine planer og mål med dine medarbejdere. Du vil have dem til at forstå, hvor du vil være. Du kan endda få noget feedback fra dem, som kan være gavnlige for at nå dine mål.
Vælg et system og forpligt dig
Der er mange tidsstyrings- og produktivitetssystemer, herunder specifik software, online-apps og endda overordnede filosofier. Det er virkelig lige meget, hvilket system eller hvilken tilgang du bruger, kun at det er noget, du køber ind, forstår fuldt ud og følger med.
Hvis du har svært ved at finde en tilgang til tidsstyring, som du kan forpligte dig til fuldt ud, så prøv at kombinere ideer til et par forskellige filosofier til at skabe det perfekte tidsstyrings- og produktivitetsværktøj til du.
Alle værktøjer og planlægning vil ikke gøre dig noget godt, hvis du ikke holder dig til din plan. Dette er den sværeste del af at administrere din tid - at få dig selv til at udføre de opgaver, du havde planlagt at udføre. Nogle dage er du måske ikke i stand til at udrette noget på det planlagte tidspunkt.
Der er et par måder at sikre, at du udfører de opgaver, der undslipper, og alt det andet, du planlagde at gøre. I din plan skal du sætte tid af hver dag til at indhente opgaver, der bliver skubbet tilbage. Eller du kan blive senere end normalt og sørge for, at de bliver færdige.
En fordel ved at planlægge noget indhentningstid - hvis du er helt indhentet, eller ingen opgaver er sluppet forbi, kan du tage en pause eller gå og tale med dine medarbejdere. En chef, der kigger forbi for at chatte, er en stor motivator.
Hvis alle de opgaver, du skal udføre, er bolde, er du jongløren. Du har glaskugler (høj prioritet, opgaver du ikke kan slippe) og gummikugler (lavere prioritet, opgaver du kan slippe). Drop de forkerte, og de går i stykker. Gummierne hopper op igen, og du bliver ved med at jonglere. Du vil måske prioritere dine opgaver.
Kend dine prioriteter
Du får måske ikke alt gjort hver dag. De fleste af os vil altid have et par ting tilbage hver dag, som vi ikke fik færdiggjort. Du kan overveje at oprette en prioriteret opgaveliste, eller i det mindste vide, hvilke du kan droppe.
For at undgå at tabe en glaskugle, tag dig tid til at afklare, hvad dine prioriteter er, og planlæg tid til at udføre dine vigtigste opgaver, når du er mest produktiv. Eller, som tidligere nævnt, brug den forud planlagte tid til at indhente det.
Find din produktivitetszone
Nogle mennesker er det mest produktive først om morgenen, når deres sind er frisk og før alle andre er helt vågne. Nogle mennesker foretrækker at grave i vigtigt arbejde midt på dagen, når deres momentum er fuld gas, og det er andre stadig natugler, der forlader det vigtigste arbejde til slutningen af dagen, når ideer og koncepter har haft tid til det afregne.
Du kan skære ned på den tid, det tager dig at fuldføre dit arbejde, ved at identificere, hvornår du arbejder bedst, er mest produktiv og planlægge dit vigtigste arbejde til den tid. Du kan øge din produktivitet endnu mere, hvis du er i stand til at reducere distraktioner og afbrydelser i denne fokuserede arbejdstid.
Spor din tid
Tidsregistrering med et dedikeret tidsregistreringsværktøj kan være en glimrende måde at administrere tid på, selv når du ikke behøver at spore din tid brugt på klienten eller fakturerbart arbejde.
At spore din tid i løbet af dagen kan hjælpe dig med at øge produktiviteten på to måder. For det første kan det holde dig fokuseret på den opgave, du arbejder på lige i det øjeblik.
For det andet kan tidsregistrering give dig et billede af, præcis hvor din tid bliver brugt. Hvis du aldrig har gjort dette før, er det øjenåbnende og giver værdifuld indsigt i, hvordan du bruger din tid.
Hvis du er ærlig i at dokumentere din tid og aktiviteter, vil du være i stand til at identificere nogle styrker, svagheder og hvor meget tid du rent faktisk bruger på at arbejde på opgaver.
Delegeret
Der er ikke noget galt i at give pengene videre til en anden. Når du har mere på din tallerken, end du kan klare, er det måske tid til at uddelegere. En god måde at begynde at uddelegere på er at bestemme, hvilke opgaver du kan videregive, som ikke er afgørende for dig at udføre personligt.
Identificer derefter en medarbejder, der er i stand til at udføre opgaven, og sørg for, at du bliver orienteret om resultaterne.
En sidste tanke
Det er ikke altid nemt at uddelegere, hvis du er vant til at jonglere med alt selv. Men hvis du planlægger dine aktiviteter, holder dig til planen (inden for rimelighedens grænser) og finder de rigtige personer at uddelegere opgaver til, har du pludselig mere tid.
