Ikke alene rangerer overarbejde som en af de største løbende udgifter for de fleste virksomheder, men den korrekte eller forkerte ledelse af overarbejde kan betyde forskellen mellem dyre retssager, lav moral og sårbarhed over for ændringer i overarbejdsreglerne.
I løbet af de seneste år med vanskelige økonomiske tider har mange medarbejdere været ivrige efter at bevise, at de er hårde arbejdere som ikke klager over at arbejde lidt ekstra tid - uden nødvendigvis at medtage noget eller det hele på deres timesedler.
Mange arbejdsgivere har stiltiende eller endda eksplicit støttet denne holdning. Ashley Dinsdale, en køber for Macy's, som arbejder mere end 50 timer om ugen, siger: "Afskedigelser skete på min tidligere arbejdsgivers kontor. Nu går jeg tidligt ind og sender e-mails, så de ved, at jeg er der."
Tænk proaktivt
Selvom overarbejde ofte er fyldt med udgifter og faldgruber, behøver det ikke at være sådan. Proaktiv styring af dine medarbejderes overarbejde, undgå overraskelser og forberedelse til fremtiden kan reducere dine udgifter, beskytte din virksomhed mod retssager og forbedre moralen i hele virksomheden.
De følgende fire eksperttips kan belyse nogle af problemerne med overarbejde og hjælpe dig med at undgå store faldgruber og overraskelser, når det kommer til at håndtere eventuelle potentielle problemer.
1. Spor medarbejdernes tid. Den gennemsnitlige amerikanske arbejder arbejder ifølge Bureau of Labor Statistics lidt mere end fire timers overarbejde om ugen. Det er 208 timer om året. Anslå en gennemsnitsløn på $21 i timen halvanden løn, det samlede beløb kommer ud på 6.552 USD pr. medarbejder om året. Med en stab på 20 ansatte er det alene 131.040 kroner i overarbejde.
Hvad kan du gøre for at undgå overraskelser, når det kommer til overarbejde? En af de største ressourcer til rådighed er mobil tidsregistrering der inkluderer advarsler for at informere medarbejdere og ledere, når overtidstærsklerne overskrides. Sporing af medarbejdertid giver også ledere og virksomhedsejere mulighed for at se og adressere mønstre i hele virksomheden og på det enkelte medarbejderniveau, når det kommer til overarbejde. Får én medarbejder konsekvent overarbejde hver uge?
Kommer overarbejde fra personalemangel, store projektbelastninger eller en medarbejder, der har ekstra tid på hånden og ønsker den ekstra løn? Med et overblik over tid brugt, og hvordan den er allokeret til forskellige projekter, kan ledere træffe informerede beslutninger vedrørende ressourcer og overarbejde.
Vig ikke tilbage fra sporing af timer kun for timelønnede. At vide præcis, hvor mange timer alle bidrager, er afgørende for at træffe smarte valg og håndtere potentielle kommende ændringer i føderale overtidsbestemmelser.
Tidsregistrering undgår også timeseddelafrunding, som typisk sker uskyldigt nok, men som regel falder i medarbejderens favør. American Payroll Association anslår 10 minutters afrunding pr. skift pr. medarbejder. Sørg for, at det system, du vælger, hjælper dig med DCAA- og DOL-overholdelse, for at beskytte dig selv med optegnelser, der er nemme at finde i tilfælde af statsrevisioner eller arbejdskonflikter.
2. Tag et grundigt kig på medarbejderklassificering. Du skal være opmærksom på, at hvis din medarbejder er lønnet, men tjener mindre end 23.660 $ om året, er du stadig forpligtet til at betale overarbejde, og at denne tærskel er på randen af at stige kraftigt. For ikke at nævne, at klassificere en medarbejder som fritaget med en løn under $23.660 om året eller i en stilling, der ikke kvalificerer til fritagelsesstatus blot for at undgå at skulle betale overarbejde, er ikke en lyd strategi. En betydelig del af de arbejdsretssager, der har været stigende siden 2004, stammer fra fejlklassificering og kompensation for efterbetalinger, der forfalder i overarbejde for ekstra arbejdstimer uden løn.
Med henblik på domfældelse er det ligegyldigt for domstolene, om du bevidst fejlklassificerer eller uskyldigt fejlklassificerer medarbejdere; det er din opgave som arbejdsgiver at sikre, at klassificeringen er korrekt for dine medarbejdere og ikke manipuleres i et forsøg på at reducere omkostningerne. Straffen for fejlklassificering omfatter op til to års efterbetaling for skyldig overarbejde, og hvis du anses for at have fejlklassificeret medarbejderen med vilje, skylder du tre år tilbage betale.
For at sikre, at dine klassifikationer er til snus, skal du jævnligt evaluere dine medarbejderes pligter og forhold til virksomheden, og konsultere en advokat i gråzoner. Det kan svie lidt at betale advokatsalæret, men det er en lille knivspids i forhold til de potentielle konsekvenser.
3. Kommuniker forventninger. En af de bedste måder at få styr på overarbejde er at forbedre kommunikationen omkring emnet. Gør forventningerne tydelige for medarbejderne, oplær eksplicit ledere og medarbejdere i forventninger, og tag eventuelle medarbejdervaner i opløbet med ikke at registrere overarbejde "af deres hjerters godhed."
Der kan være mange uudtalte regler om hvornår man skal registrere arbejde for timelønnede end ledere el virksomhedsejere indser, men arbejde uden løn er stadig grundlag for sagsanlæg, selvom godkendelsen er stiltiende. Og uanset hvor gode dine medarbejderes hjerter er, tærer arbejde uden løn til sidst på moralen og gennemsigtigheden i virksomheden.
Det er især vigtigt at afklare dine forventninger til teknologi. At tjekke e-mail og forvente, at medarbejderne svarer uden for arbejdstiden, kan virke uskadeligt nok, men minutterne tæller. Mange virksomheder forventer, at medarbejdere er tilgængelige i frikvarteret for e-mail-kommunikation, men det er blevet stadfæstet i retten som arbejde. Du kan blive chokeret over at finde ud af, hvor mange "timer" dine medarbejdere rent faktisk logger fri timer alene på denne ene opgave.
Katharine C. Giovanni, siger formand for Triangle Concierge: "Alle forsøger at presse 36 timer ind i en 24-timers dag. Bundlinjen hjælper teknologien ikke, fordi du kan tage dit kontor med dig. Så vi arbejder hele tiden." Klargør dine forventninger til e-mail, og sørg derefter for at holde alle, både ledere og medarbejdere, til de standarder, du lægger op til.
4. Læg vægt på krydstræning. I nogle virksomheder stiger overarbejdsudgifterne hurtigt for visse personer, simpelthen fordi ingen andre kan udføre deres job. Ikke alene stiger overarbejdet, men der udvikler sig flaskehalse, og nogle medarbejderes båndbredde ender med at blive maxet, mens andres ender med at blive underudnyttet.
Læg vægt på krydstræning så meget som muligt for at sprede byrden og gøre det muligt for forskellige medarbejdere at træde til med projekter, efterhånden som arbejdsbyrden øges, eller der opstår akutte situationer. Effektiv krydstræning kan også forbedre moralen, give flere medarbejdere mulighed for at bidrage til nøgleprojekter og lette noget af den byrde, der pålægges andre medarbejdere.
Crosstræning kan også give dig mulighed for at være mere fleksibel med planlægning. Alt for ofte er virksomheder tvunget til at planlægge omkring personer med specialiseret viden på bekostning af betydeligt overarbejde. Selvom det ikke er muligt eller ideelt at krydstræne på alle opgaver eller færdighedssæt, identificere opgaver, der kan let læres af flere medarbejdere kan drastisk reducere overarbejde og samtidig øge produktiviteten og effektivitet.
Sagsanlæg
Medarbejdere, der er bekymrede for deres job eller præstationer, vil måske logge timer uden at opkræve tid. Virksomheder bør dog ikke se denne type adfærd som en god ting. At vende det blinde øje til eller opmuntre til denne type adfærd på frontend kan have katastrofale økonomiske konsekvenser følger senere, hvis de samme medarbejdere beslutter sig for at anlægge sag for fejlklassificering eller arbejdstid uden løn.
Ifølge National Employment Lawyers Association er arbejds- og lønkonflikter steget med 77 % siden 2004, og ikke tilfældigt var 2004 sidste gang, DOL reviderede Fair Labor Standards Act. Med den løbende diskussion af ændringer i overtidsbestemmelserne kan virksomhedsejere forvente at se flere bølger af arbejds- og lønkonflikter.
Alene i 2014 beordrede Arbejdsministeriet virksomheder over hele landet til at betale næsten 241 millioner dollars i efterløn på grund af fejlklassificering af medarbejdere som et forsøg på at undgå overtidsbetaling, bede eller opmuntre medarbejdere til at arbejde mere end 40 timer om ugen uden løn, eller tilskynde medarbejdere til at være lydhøre over for e-mail, sms'er og telefonopkald uden for arbejdstiden uden løn. Fra EMS-medarbejdere i Charleston til sundhedspersonale i Santa Barbara og ledere i sportsbutikker, nye retssager fortsætter med at dukke op dagligt.
Om Amy Bailey
Amy fører tilsyn med al økonomi, menneskelige ressourcer og bygningsoperationer på TSark. Hun er en stolt Idaho Vandal, der brugte otte år i offentligt regnskab hos Coopers & Lybrand, og mere end 20 år med både offentlige og private teknologivirksomheder i høj vækst som Extended Systems, ProClarity, Microsoft og Silverback. Hun har to børn og bor sammen med sin mand og en engelsk mastiff ved navn Scout.
