Der er mange grunde til, at virksomheder begynder at søge efter ny Enterprise Resource Planning (ERP) software.
ERP vs. QuickBooks og anden regnskabssoftware
Mange virksomheder vokser fra deres entry-level regnskabssoftware pakker, såsom QuickBooks eller Peachtree. Andre oplever, at deres eksisterende software ikke integreres med andre tredjeparts softwaresystemer og skaber et behov for at udføre mere arbejde. Uanset årsagen er det første spørgsmål, du sandsynligvis vil stille, når du køber et nyt ERP-system "Hvor meget vil det koste?"
Skjulte omkostninger i softwarens pris
De samlede ejeromkostninger inkluderer en række omkostninger, ikke kun softwarelicensgebyrer. Et ERP Panels whitepaper angiver, at der er fire omkostninger ved ERP-implementering:
- Softwarelicensgebyrer
- Vedligeholdelsesgebyrer
- Hardware
- Implementeringsydelser
Andre implementeringsspecialister antyder dog, at disse omkostninger løber meget højere end dem, der er nævnt i ERP-hvidbogen. IQMS, som har tilbudt ERP-softwaresystemer siden 1989, nævnte adskillige andre skjulte omkostninger i deres erfaring med at udføre ERP-implementeringer, som virksomhedsejere bør overveje. Ifølge IQMS er
- Implementering
- Uddannelse
- Udvikling til tilpasning
- Process Redesign
- Vedligeholdelse
- Opgraderinger
- Support
IQMS anbefaler, at du sørger for, at din softwareleverandør inkluderer alle disse omkostninger i deres forslag til dig og det du vil have et rimeligt skøn over de samlede omkostninger, hvis de villigt "lægger dem på bordet" for dig se.
Planlæg i overensstemmelse hermed for omkostningerne ved implementering
De samlede omkostninger ved at implementere vil aldrig være kendt, før du afslutter dit projekt, fordi bagklogskab er 20/20. En sådan retrospektiv analyse vil dog ikke hjælpe dig med at evaluere dit budget, der er udarbejdet, før du fuldfører implementeringen af dit nye ERP-system. Selvom du aldrig kan vide med nogen præcision, hvad dine endelige omkostninger vil ende med at stemme overens, kan du sikre dig, at dit budget i det mindste er rimeligt.
Der er ingen værre følelse i erhvervslivet end at være over budgettet, og mange projekter er kun over budgettet, fordi de er underbudgetteret. Så sørg for at lave nogle simple tjek for at se, at alle omkostninger er inkluderet, og at de budgetterede omkostninger virker rimelige.
Dette rejser spørgsmålet om "Hvad er rimelige omkostninger?" Det bedste råd kommer fra J. Carlton Collins, CPA, som skrev, at "Virkeligheden er, at omkostningerne ved at implementere et mellemmarked til avanceret regnskabssoftwaresystem vil typisk variere fra 1:1 til 2:1 sammenlignet med omkostningerne ved software."
Denne enkle tommelfingerregel kan guide dig i dine samlede omkostninger. De samlede omkostningsoverskridelser er normalt meget højere end for tilstrækkelig planlægning, forberedelse og test.
Du skal forvente at bruge 20 procent til 25 procent af dine omkostninger i denne planlægnings- og forberedelsesfase, og Collins angiver, at kun 10 procent af omkostningerne bruges på faktisk at implementere softwaren, mens størstedelen af ERP-implementeringsomkostningerne er træning omkostninger.
Er ERP den bedste løsning for din virksomhed?
Takeaway her er, at du skal overveje, at dine samlede omkostninger ved ERP-implementering inkluderer alle omkostninger og det disse omkostningsoverslag er rimelige, hvis du ønsker at få et præcist billede af, hvad du vil bruge på dit nye system.
Du bør også afsætte tilstrækkelige ressourcer til planlægning, forberedelse, test og træning, for hvis du ikke gør det bruge penge på disse områder, så vil du sandsynligvis ende med at betale mere end forventet for dit ERP-system implementering.
