Disse bedste fremgangsmåder til e-mail har fungeret forbløffende godt.
Hvad er CAN-SPAM-loven?
E-mail var i sine tidlige dage ligesom det vilde vesten. Der skete næsten alt. Heldigvis blev CAN-SPAM-loven lov i 2003 for at skære ned på vildledende e-mails. Som et resultat er e-mail-modtagere normalt forpligtet til at tilmelde sig to gange, kan afmelde lister hurtigt og modtage langt færre e-mails med vildledende emnelinjer.
Ved du, hvad CAN-SPAM betyder? Det fulde navn på denne lov er "Loven om kontrol med angreb på ikke-anmodet pornografi og markedsføring." Gudskelov, de forkortede det!
Hvad har dette at gøre med nonprofitorganisationer?
Du tror måske først, at loven har noget at gøre med de e-mails, der ender i modtagerens spam-mappe. Men det er ikke tilfældet, selvom det også kan være et problem for nonprofitorganisationer.
CAN-SPAM-loven skal afskrække e-mail, som du aldrig har tilmeldt dig eller bedt om. Det er virkelig meningen at holde de onde ud af din e-mail-boks.
Selvom CAN-SPAM primært gælder for kommerciel e-mail, kan en nonprofitorganisation falde ind under dens paraply hvis de markedsfører produkter (for eksempel gavebutiksvarer, bøger, T-shirts eller seminarer) disse mennesker købe. Eller hvis en virksomhedssponsor er involveret i noget, din organisation sender ud via e-mail. Selvom fundraising-e-mails bør være undtaget fra CAN-SPAM, kan det betale sig at tage fejl af forsigtighed.
Loven indeholder heller ingen specifik undtagelse for nonprofitorganisationer. Så du kan også ende med en stor bøde, hvis du krydser stregen, selv ved et uheld.I praksis bør vi alle følge CAN-SPAM reglerne. De er blevet den bedste praksis for e-mail og har fungeret fantastisk godt.
Hvad en nonprofitorganisation bør gøre for at overholde CAN-SPAM
- Giv klar og iøjnefaldende besked om muligheden for at fravælge. Meddelelsen skal være i hver e-mail-meddelelse og skal gives til alle personer, der modtager meddelelsen.
- Medtag et fungerende fravalg i hver e-mail-meddelelse, såsom en retur-e-mail-adresse eller anden internetbaseret funktion. Kræv ikke andre oplysninger end e-mailadressen for at afmelde. Du har ti dage til at skrubbe navnet fra din liste, så send ikke efterfølgende tilbud efter det. Hvis modtageren har fravalgt det, må afsenderen endvidere ikke leje, bytte eller på anden måde overføre eller frigive modtagerens e-mailadresse.
- Angiv en gyldig fysisk afsenderens postadresse.
- Hvis der er en kommerciel annonce i din e-mail, skal du være klar over, at e-mailen er en annonce. Brug sætninger som "du er måske specielt interesseret i dette tilbud" i brødteksten af e-mailen.
- Angiv en "fra" linje, der præcist og tydeligt angiver afsenderen. Hvis du gør det, får du tryghed til støtter og donorer om, at e-mailen kommer fra en betroet organisation.
- Brug en emnelinje, der ikke er vildledende med hensyn til, hvad der er indeholdt i e-mailen. Vi ønsker alle at fange folks opmærksomhed, men pas på de "unikke" eller "fængende" emnelinjer.
- Især nonprofitorganisationer bør sørge for, at hver abonnent har tilmeldt sig, helst to gange. Det betyder at sende abonnenten en måde at bekræfte deres abonnement på. Selvom teknologien gør dette nemt og temmelig problemfrit, vil nogle mennesker ikke klare det andet trin, og du vil miste dem. Gør det alligevel. Dobbelt opt-in-abonnenter er mindre tilbøjelige til at klage over, at de aldrig tilmeldte sig.
Heldigvis, alle legitime e-mail marketing virksomheder (hvor du kan gemme din liste, design e-mail indsamlingsappeller, nyhedsbreve og sende masse-e-mails) er konfigureret til at hjælpe dig med at overholde CAN-SPAM.
Arbejd med din e-mail-udbyders krav, og du bør være sikker. Hvis din e-mail marketingmedarbejder ikke kræver ting, der følger CAN-SPAM, såsom at bede om din fysiske adresse til sidst i dine e-mails, skal du finde en leverandør, der vil bekræfte. Hvis din udbyder smutter, er du ansvarlig.
Hvad vil det sige at tilmelde sig?
Det er vigtigt for nonprofitorganisationer at forstå, hvad "opt-in" betyder at holde sig ude af problemer. Der er to slags:
Udtryk tilladelse - Et glimrende eksempel på udtrykkeligt samtykke er, når nogen giver sin e-mailadresse til dig, fordi de ønsker at modtage en e-mail fra dig. Dette sker oftest, når nogen besøger din hjemmeside og efterlader deres e-mailadresse i din tilmeldingsboks for at modtage dit nyhedsbrev.
Den bedste praksis er at sende en e-mail med det samme og bede abonnenten om at bekræfte, at de har tilmeldt sig ved at svare på den e-mail.
Underforstået tilladelse - Eksempler på denne form for samtykke vil være, når en donor giver en gave via din donationsside og deler sin e-mailadresse med dig på den formular. Pas på med bare at sætte folk på din e-mail-liste, fordi du tilfældigvis mødte dem et sted. Det er ikke underforstået tilladelse.
Uanset om der er udtrykkelig tilladelse eller stiltiende tilladelse, aldrig antage noget. Gør det altid klart, uanset hvilken formular der udfyldes, at ved at efterlade en e-mailadresse, accepterer modtagerne at modtage e-mails fra dig. Du bør for eksempel gøre dette på din donationsformular eller enhver form, som en frivillig udfylder på dit websted.
Der er adskillige måder, hvorpå disse typer tilladelser kan forekomme, så tænk nøje over, hvordan du opsætter formularer, tilmeldingsbokse og håndterer udveksling af e-mails ved begivenheder.
Ender som SPAM, selv når du spiller efter reglerne
SPAM-filtre forsøger at fange mistænkelige e-mails. Selvom din e-mail muligvis overholder SPAM-reglerne, kan din e-mail stadig ende der. Og det kan skade dig.
En undersøgelse fra EveryAction (2019) viste, at den månedlige spamrate for e-mails sendt af nonprofitorganisationer var 20,18 % i 2018. Undersøgelsen satte et beløb i dollar på al den tabte mulighed. Undersøgelsen vurderede, at nonprofitorganisationer tabte 92,8 MILLIONER USD på grund af spamfiltre og lave leveringsrater.
Når en e-mail fra din nonprofitorganisation aldrig bliver set, meget mindre åbnet, finder de handlinger, du havde håbet og planlagt for så omhyggeligt, aldrig sted. Selvom e-mail er relativt billigt sammenlignet med direct mail, har det en omkostning. Du betaler gebyrer til e-mailfirmaer, der sender e-mailen, plus din personaletid er spildt.
I modsætning til ulovlig SPAM, der er reguleret af regeringen, oprettes e-mail-indbakke SPAM ofte af de selvsamme personer, der har tilmeldt sig for at få din e-mail. EveryAction-e-mail-undersøgelsen tyder på, at det at blive tildelt SPAM-mappen har at gøre med tre ting:
- Du har ikke gjort det nemt at afmelde, så modtageren markerer din e-mail som SPAM. Kuren? Angiv altid et afmeldingslink med et enkelt klik i din e-mail.
- Din e-mailliste er forældet. Det er svært i disse dage at følge med. Folk flytter, ændrer deres e-mail-program eller dropper bare af uden nogen åbenbar grund. Svaret? Rengør din e-mail-liste hvert halve år eller deromkring. Hvis der ikke er tegn på liv (åbner, svar) fra en adresse, så slip den.
- Du sender en irrelevant e-mail. Mangel på enhver form for engagement betyder, at din e-mail ikke levede op til modtagerens forventninger, da de tilmeldte sig. Segmentér din liste og tilpas mere specifikt for bedre engagement.
