I projektledelse, en interessentstyringsplan er et formelt dokument, der skitserer, hvordan interessenter vil blive involveret i projektet. En interessent er en person eller gruppe, der har en egeninteresse i projektet. Ved at gennemtænke, hvornår og hvordan interessenter vil blive involveret, et projekt hold kan maksimere interessenternes positive indflydelse på projektet.
Hvad er interessenter?
Interessenter kan være interne og eksterne i forhold til organisationen. Eksempler på interne interessenter omfatter ledere og forretningsenheder såsom regnskabs- og informationsteknologi. Forretningsenheder har typisk repræsentanter i projektgruppen. Eksterne interessenter kan være interessegrupper, virksomheder og civile organisationer. Det er sjældent, at eksterne interessenter er repræsenteret i projektgruppen. For agenturer med regulerende myndighed er de brancher, de regulerer, normalt den vigtigste eksterne interessentgruppe for ethvert projekt. Hvis en interessent er identificeret af projektteamet, bør denne interessent overvejes i interessentforvaltningsplanen.
Det er upraktisk for et projektteam at bestå af medlemmer, der repræsenterer alle interessentgrupper. I mange tilfælde er det umuligt. Projektteamet har dog brug for input og buy-in fra interessenter for at projektet kan lykkes. For eksempel ønsker en offentlig organisation fuldstændigt at modernisere og modernisere sit mest udbredte proprietære softwareprogram. Næsten alle i organisationen bruger programmet på en eller anden måde. Hver type bruger kan ikke være direkte repræsenteret i projektteamet, så teamet udtænker måder at indsamle input fra interessenter på og beslutter måder at informere interessenter om projektets status. Disse metoder til indsamling af input og kommunikationsstrategier er dokumenteret i interessentforvaltningsplanen.
Interessent vs kommunikationsplan
Der kan være en betydelig mængde af blødninger mellem et projekts interessentstyringsplan og kommunikationsplan. Deres funktioner er meget ens. En interessentstyringsplan er bredere, idet den letter input til projektet samt skitserer output. En interessentstyringsplan er snævrere, idet den kun henvender sig til dem med særlige interesser, hvorimod en kommunikationsplan kunne omfatte et bredere publikum.
Udvikling
Interessentstyringsplanen opbevares typisk af projektet Manager. Efterhånden som et projekt skrider frem, gennemgår projektlederen interessentstyringsplanen og bringer den med jævne mellemrum tilbage til projektteamet for at overveje opdateringer. Et projekt kan se meget anderledes ud i midten af sin tidslinje, end det gjorde i planlægningsfasen, så det er vigtigt at sørge for, at et projekts vejledende dokumenter ændres, hvis omstændighederne nødvendiggøre.
Eksempel
Her er et eksempel på, hvordan en interessentstyringsplan kan ændre sig i løbet af et projekt. Et statsligt organ går i gang med et regelskabende projekt. Som det begynder, projektet sponsor og projektleder kommer med en liste over interessenter, der skal lægges ind i interessentforvaltningsplanen. En af projektgruppens første opgaver er at uddybe planen. Efter et par måneder identificerer et projektteammedlem en interessent, som ingen tænkte på i begyndelsen af projektet. Projektlederen tilføjer den nye interessent til planen og indkalder til et projektteammøde for at diskutere, hvordan man kan engagere den nye interessent. Når teamet har besluttet, hvad der skal gøres, vil projektlederen informere projektsponsoren.
Interessentforvaltningsplanen er et levende dokument. Efterhånden som projektet ændrer sig, kan interessentforvaltningsplanen ændres med den for bedre at imødekomme projektets behov. Med en smidig interessentstyringsplan kan et projektteam på passende vis indsamle input og feedback fra interessenter samt holde disse interessenter informeret.
