Hvis du styrer mennesker, arbejde i Human Resources, eller bekymre dig om dine venner på arbejdet, er chancerne gode for, at du en dag bliver nødt til at føre en svær samtale. Vanskelige samtaler bliver nødvendige af forskellige årsager. De er aldrig nemme at udføre, og du risikerer at forårsage disharmoni på arbejdspladsen, når du tager emnet op med en medarbejder.
Eksempler på hvorfor du måske har brug for at holde en vanskelig samtale
Folk klæder sig upassende og uprofessionelt til arbejde. Personlig hygiejne er nogle gange uacceptabelt. Flirtende adfærd kan føre til en seksuel krænkelse problem. Et rodet skrivebord er ikke tegn på et organiseret sind.
Ikke-returnerede popdåser i smukke stablede mesterværker trækker myrer. Mad, der er forkert opbevaret i arbejdsområder, trækker mus, og deres dryp er yderst ubehagelige for den person, der sidder ved det næste skrivebord.
Vulgært sprog er uprofessionelt. Afslørende spaltning hører hjemme i en klub, en fest eller på stranden. At efterlade snavset service til andre at vaske er uhøfligt og uprofessionelt.
Har du stødt på nogen af disse eksempler på adfærd, der berettiger til en vanskelig samtale? De er bare eksempler på den type adfærd, der råber på ansvarlig feedback. Uanset om gerningsmanden er en kollega, en rapporterende medarbejder eller måske endda din chef, skylder du det dem for harmoni og ro på arbejdspladsen, og arbejdspladsens renhed og velvære til at holde en vanskelig samtale.
Disse trin hjælper dig med at føre svære samtaler, når folk har brug for ligetil, klar og professionel feedback.
Trin til at give feedback i en vanskelig samtale
-
Søg tilladelse til at give feedback. Selvom du er medarbejderens chef, så start med at oplyse, at du har nogle feedback, du gerne vil dele. Spørg, om det er et godt tidspunkt, eller om medarbejderen foretrækker at vælge et andet tidspunkt og et andet sted. (Selvfølgelig inden for rimelighedens grænser.)
At give medarbejderen en vis kontrol over, hvordan og hvornår feedbacken modtages, kan gøre hele forskellen i hans eller hendes modtagelighed for den svære feedback. - Brug en blød indtastning til at begynde din svære samtale. Dyk ikke direkte ned i feedbacken – giv personen en chance for at forberede sig på potentielt pinlig feedback. Fortæl medarbejderen, at du skal give feedback, som er svær at dele. Hvis du er utilpas med din rolle i samtalen, kan du måske også sige det. De fleste mennesker er lige så utilpas med at give feedback om en persons personlige påklædning eller vaner, som den person, der modtager feedback. Dette er normalt og menneskeligt. Ingen ønsker at gøre en anden person ked af det – eller have det dårligt. Men du skylder både dig selv og den anden person muligheden for at foretage justeringer af adfærd, hvilket sandsynligvis er påvirker deres muligheder for at få succes på arbejdet.
- Giv ikke efter for fristelsen til at forstærke feedbacken ved at lave den fra mange, eller undskyld dit ansvar for feedbacken ved at sige, at en række kolleger har klaget. Ofte er du i feedback-rollen, fordi andre medarbejdere har klaget til dig over vane, adfærd eller påklædning hos medarbejderen, der modtager vanskelig feedback. Giv ikke efter for fristelsen til at forstærke feedbacken ved at lave den fra mange, eller undskyld dit ansvar for feedbacken, ved at oplyse, at en række kolleger har klaget. Dette øger den forlegenhed, personen vil opleve, og skader helbredelsen for den person, der modtager feedback.
- Den bedste feedback er ligetil og enkel. Slå ikke rundt i bushen. Sig: "Jeg taler med dig, fordi dette er et problem, du skal tage fat på for succes i denne organisation."
- Fortæl personen, hvilken effekt det vil have at ændre hans eller hendes adfærd fra et positivt perspektiv. Fortæl medarbejderen, hvordan det at vælge at gøre ingenting vil påvirke deres karriere og job.
- Opnå enighed om, hvad den enkelte vil gøre for at ændre sig deres adfærd. Angiv en forfaldsdato – i nogle tilfælde i morgen. Indstil en tidsramme for at gennemgå fremskridt i andre sager. Sørg for, at du og den person, du fører den svære samtale med, har en aftale.
-
Opfølgning kort efter at have givet feedback at tjekke medarbejderens fremskridt – og regelmæssigt derefter, hvis intet ændrer sig, eller hvis yderligere nudging synes nødvendigt. Det faktum, at problemet eksisterer, betyder, at tilbageskridt er muligt; medarbejderen kan også have brug for yderligere afklaring af feedbacken for fuldstændig forståelse.
Derefter mere feedback og evt. disciplinærsager er mulige næste skridt, hvis medarbejderen ikke reagerer positivt på den svære samtale.
Du kan blive effektiv til at føre svære samtaler. Øv dig, og disse trin vil hjælpe med at opbygge dit komfortniveau til at holde svære samtaler. En svær samtale kan trods alt gøre forskellen mellem succes og fiasko for en værdsat medarbejder. Omhyggelig nok til at holde den svære samtale.
