Leverandørudvælgelsesprocessen kan være en meget kompliceret og følelsesladet opgave, hvis du ikke ved, hvordan du skal gribe den an fra starten. Her er seks trin til at hjælpe dig med at vælge den rigtige leverandør til din virksomhed. Denne guide viser dig, hvordan du analyserer dine forretningskrav, søger efter potentielle leverandører, leder teamet i udvælgelsen af den vindende leverandør, giver dig indsigt i kontraktforhandlinger. og undgå forhandlingsfejl.
Analyser forretningskravene
Inden du begynder at indsamle data eller udføre interviews, skal du sammensætte et team af mennesker, der har en særlig interesse i denne særlige leverandørudvælgelsesproces. Den første opgave, som leverandørudvælgelsesteamet skal udføre, er at definere, skriftligt, det produkt, det materiale eller den service, som du søger efter en leverandør. Dernæst skal du definere de tekniske og forretningsmæssige krav. Definer også leverandørkravene. Udgiv endelig dit dokument til de områder, der er relevante for denne leverandørudvælgelsesproces, og søg deres input. Få teamet til at analysere kommentarerne og oprette et endeligt dokument. Sammenfattende:
- Sammensæt et evalueringsteam
- Definer produktet, materialet eller tjenesten
- Definer de tekniske og forretningsmæssige krav
- Definer leverandørens krav
- Udgiv et kravdokument til godkendelse
Leverandørsøgning
Nu hvor du har en aftale om forretningen og leverandørkravene, skal teamet nu begynde at søge efter mulige leverandører, der vil være i stand til at levere materialet, produktet eller servicen. Jo større omfanget af leverandørudvælgelsesprocessen er, jo flere leverandører bør du stille på bordet. Selvfølgelig vil ikke alle leverandører opfylde dine minimumskrav, og teamet skal beslutte, hvilke leverandører der skal søge mere information fra. Skriv derefter en anmodning om information (RFI) og send den til de valgte leverandører. Til sidst skal du evaluere deres svar og vælge et lille antal leverandører, der vil lave "Short List" og gå videre til næste runde. Sammenfattende:
- Udarbejd en liste over mulige leverandører
- Vælg leverandører, som du vil anmode om flere oplysninger fra
- Skriv en anmodning om information (RFI)
- Evaluer svar og lav en "kort liste" over leverandører
Anmodning om forslag (RFP) og Anmodning om tilbud (RFQ)
Forretningskravene er defineret, og du har en kort liste over leverandører, som du ønsker at evaluere. Det er nu tid til at skrive en Anmodning om forslag eller Anmodning om tilbud. Uanset hvilket format du beslutter dig for, bør din tilbudsanmodning eller tilbudsanmodning indeholde følgende sektioner:
- Indsendelsesoplysninger
- Indledning og resumé
- Forretningsoverblik og baggrund
- Detaljerede specifikationer
- Forudsætninger og begrænsninger
- Vilkår og betingelser
- Udvælgelseskriterier
Forslagsvurdering og leverandørvalg
Hovedformålet med forslagsvurdering og leverandørudvælgelsesfasen er at minimere menneskelige følelser og politisk positionering for at nå frem til en beslutning, der er i virksomhedens bedste interesse. Vær grundig i din undersøgelse, søg input fra alle interessenter, og brug følgende metode til at lede teamet til en samlet leverandørudvælgelsesbeslutning:
- Lav en foreløbig gennemgang af alle leverandørforslag
- Registrer forretningskrav og leverandørkrav
- Tildel vigtighedsværdi for hvert krav
- Tildel en ydeevneværdi for hvert krav
- Beregn en samlet præstationsscore
- Vælg den vindende leverandør
Kontraktforhandlingsstrategier
Den sidste fase i leverandørudvælgelsesprocessen er at udvikle en kontraktforhandling strategi. Husk, du ønsker at "partnere" med din leverandør og ikke "tage dem til rengøringspersonalet." Gennemgå din mål for din kontraktforhandling og plan for forhandlingerne ved at dække følgende varer:
- List/rangér dine prioriteter sammen med alternativer
- Kend forskellen på, hvad du har brug for, og hvad du ønsker
- Kend din bundlinje, så du ved, hvornår du skal gå væk
- Definer eventuelle tidsbegrænsninger og benchmarks
- Vurder potentielle forpligtelser og risici
- Fortrolighed, konkurrenceklausul, tvistbilæggelse, ændringer i krav
- Gør det samme for din leverandør (dvs. gå en kilometer i deres sko)
Fejl ved kontraktforhandling
Den mindste fejl kan dræbe en ellers produktiv kontraktforhandlingsproces. Undgå kontraktforhandlingsfejl og undgå at bringe en ellers produktiv kontraktforhandlingsproces i fare.
