Grundlæggende ledelsesfærdigheder for begyndere

Niveau 1 af Ledelsesfærdighedspyramide viser de grundlæggende færdigheder, enhver begynderleder skal mestre. Det er grundlaget for ledelsesfærdighedspyramiden, som viser de færdigheder en leder skal mestre for at få succes og viser, hvordan disse ledelsesevner bygger på hinanden hen imod succes.

Grundlæggende ledelsesevner

Der er fire grundlæggende ledelsesevner, som enhver skal mestre for at få succes i et lederjob. Disse fire grundlæggende færdigheder er at planlægge, organisere, lede og kontrollere, og de diskuteres separat i detaljer nedenfor.

Plan

Planlægning er det første og vigtigste skridt i enhver ledelsesopgave. Det er også det oftest oversete eller bevidst springede trin. Mens mængden af planlægning og de nødvendige detaljer vil variere fra opgave til opgave, at springe denne opgave over er at invitere til sikker katastrofe undtagen ved blindt held.

Det er det, der giver det gamle ordsprog om planlægningens 6 P'er: Forudgående planlægning og forberedelse forhindrer dårlig Ydeevne (eller de 7 P'er: Korrekt, Forudgående, Planlægning, Forebygger, Piss, Dårlig, Ydeevne) afhængigt af hvordan du tælle.

Selvom de fleste mennesker forbinder begrebet planlægning med generel forretningsplanlægning, eksisterer der faktisk tre forskellige planlægningsniveauer:

• Strategisk planlægning
• Taktisk planlægning
• Driftsplanlægning

Og forskellige former for planlægning bruges til at opnå niveauer og beredskabsområder:

• Katastrofeplanlægning
• Successionsplanlægning
• Kriseplanlægning
• Kompensationsplanlægning

Grundlæggende ledelsesfærdigheder, der er nødvendige for effektiv planlægning

Dette er nogle prøvefærdigheder, som du skal have for at planlægge effektivt.

• Forestil dig en fremtidig tilstand
• Mentalt organisere den væsentlige mission og vision, der vil bevæge dig til den ønskede fremtidige tilstand
• Bestem en overordnet strategi, der vil opnå den ønskede fremtidige tilstand
• Vælg kortsigtede mål og aktiviteter det vil bringe dig derhen

Organisere

En leder skal være i stand til at organisere hold, opgaver og projekter for at få teamets arbejde udført på den mest effektive måde. Som begynderleder kan du organisere et lille arbejdsteam eller et projektteam. De samme færdigheder vil være nødvendige senere i din karriere, når du skal organisere en afdeling eller en ny afdeling af virksomheden.

Det er klart, at der er overlap mellem planlægning af arbejdet og organisering af det. Hvor planlægningen fokuserer på, hvad du skal gøre, er organiseringen mere operationel og er mere fokuseret på, hvordan du får arbejdet udført bedst muligt.

Grundlæggende ledelsesevner, der er nødvendige for effektiv organisering

Når du organiserer arbejdet, skal du:

• Bestem de roller, der er nødvendige for at gennemføre planen
• Tildel opgaver til rollerne
• Bestem den bedste ressource (personer eller udstyr) til rollen
• Få ressourcerne og tildele dem til rollerne
• Tildel ressourcer til rollerne og uddeleger autoritet og ansvar til dem.

Uanset om du har fået tildelt et lille team eller et projekt, du skal lede, begyndende ledere skal også kunne organisere sig kontorer og datasystemer.

Mere relateret til organisering

Du kan muligvis ikke fysisk flytte folk rundt for at få dit team sammen, men du bør overveje muligheden. På den anden side kan du være nødt til at flytte flere personer ind i et lille rum, og du bliver nødt til at organisere tingene, så teamet kan arbejde effektivt inden for dette rum. Senere i din karriere skal du muligvis organisere et kontor for at rumme teams fra flere forskellige afdelinger og deres specifikke behov.

Du skal også være i stand til at organisere alle de computersystemer, der skal håndtere de data, dit team skal indsamle eller distribuere. Du skal tage stilling til, om du fx skal opsætte delte websider på virksomhedens intranet eller blot en delt mappe på filserveren. Bestem, hvordan du vil organisere systemerne, så alle, der har brug for information, har adgang til den (og at den ikke er tilgængelig for dem, der ikke burde se den, som dine konkurrenter).

Hvis dit team har brug for eller producerer andet end information, skal du organisere dig, så dit team får, hvad de har brug for, når de har brug for det, og kan få ud til andre, hvad dit team producerer til højre tid.

Endelig vil du opdage, at det er det sjældent nok til at organisere projekter én gang. Med konstante ændringer i ressourcer, mål og eksterne faktorer bliver du normalt nødt til at omorganisere for at justere for dem.

Direkte

Instruktion er handlingstrinnet. Du har planlagt og tilrettelagt arbejdet. Nu skal du lede dit team til at få arbejdet gjort. Start med at sikre dig målet er klart for alle på holdet. Ved de alle, hvad målet er? Ved de alle, hvad deres rolle er i at få holdet i mål? Har de alt, hvad de har brug for (ressourcer, autoritet, tid osv.) til at gøre deres del?

Træk, skub ikke

Du vil være mere effektiv til at lede teamet mod dit mål hvis du trækker (fører dem) i stedet for at skubbe (læn dig tilbage og give ordrer). Vil du motivere folk på dit team og assistere og inspirere dem mod holdets mål.

Grundlæggende ledelsesevner, der er nødvendige for at lede

Når du leder teamets arbejde, skal du:

• Giv klar retning, så holdet kan lykkes
• Sørg for, at teammedlemmer er klar over, hvilken rolle de skal spille for at holdet skal lykkes
• Giv holdet mindst mulig retning, så holdet er bemyndiget til at lykkes
• Giv inspiration og opfølgning for at bevare en tilstedeværelse til støtte for teamet

Styring

Nogle forfattere forsøger at "blødgøre" denne grundlæggende ledelsesevne ved at kalde den "koordinere" eller lignende udtryk. Det stærkeste udtryk, kontrol, er dog væsentligt, så det lederen er i stand til at kontrollere teamets aktiviteter.

I ovenstående trin har du planlagt arbejdet, organiseret ressourcerne for at få det til at ske mest effektivt og instrueret teamet til at starte arbejdet. I kontroltrinnet, du overvåger det arbejde, der udføres. Du sammenligner det faktiske fremskridt med planen. Du bekræfter, at organisationen fungerer, som du har designet den.

Hvis alt går godt, behøver du ikke at gøre andet end at overvåge. Det sker dog sjældent. En medarbejder bliver syg, databasesortering tager længere tid hver iteration end forventet, en nøglekonkurrent dropper deres priser, ødelægger en brand bygningen ved siden af, og du er nødt til at evakuere i flere dage, eller en anden faktor påvirker din plan.

Grundlæggende ledelsesevner, der er nødvendige for at kontrollere

Når du styrer arbejdet, skal du:

• Overvåg teamets og projekternes fremskridt
• Sørg for, at hver rolle udføres af en medarbejder
• Sæt standarder for ydeevne og kvalitet
• Hjælp teamet med at løse problemer og fjerne barrierer for deres succes
• Give feedback på de foranstaltninger, der er truffet og holdets fremskridt
• Give belønninger og anerkendelse for holdets succeser og fremskridt
• Foretag justeringer af beslutninger truffet i planlægnings-, organiserings- og styringsfaserne efter behov

Ledere også kontrolværktøjer

I kontroltrinnet sætter du standarder for ydeevne og kvalitet, og derefter overvåger du for at sikre, at de overholdes. Der er lige så mange værktøjer til rådighed, som der er ting, du skal overvåge.

• Planlægningsværktøjer: En række softwareværktøjer giver dig mulighed for at indtaste din tidsplan og derefter opdatere fremskridt regelmæssigt. Programmet vil fremhæve ændringer i tidsplanen, så du kan identificere korrigerende handlinger.
• Økonomistyring: Som leder vil du normalt have et budget. Rapporterne fra økonomiafdelingen vil fortælle dig, hvordan dit forbrug (på mennesker og andre ressourcer) matcher planen.
• Personkontrol: du skal sikre dig, at alle personer på dit hold præsterer som planlagt. Hvis de ikke er det, skal du finde og rette årsagen. Forstår de ikke målet? Har de ikke nogle ressourcer eller færdigheder, de har brug for? Er opgaven for stor til dem og skal den ændres eller tildeles en anden ressource? Dit job som leder betyder at give dine teammedlemmer feedback på, hvordan deres præstationer lever op til planen. Når det ikke gør, du skal træffe korrigerende handlinger.