Hvad er den bedste skrifttype at bruge til et forretningsbrev? Når du skriver formelle breve, er det selvfølgelig vigtigt at sørge for, at indholdet af dit brev er klart og let at forstå. Du bør dog også tænke grundigt over skrifttype og skriftstørrelse.
Skrifttypen er stilen på den tekst, du bruger i dit brev eller din e-mail. Det er vigtigt at sørge for, at den skrifttype, du vælger til din professionelle korrespondance, både trykt og e-mailet, er klar og let at læse. Ellers tager din læser måske ikke tid til at læse dit brev.
Dette er særligt vigtigt, når du skriver jobansøgningsbreve, som f.eks følgebreve. Hvis en arbejdsgiver ikke nemt kan læse dit brev, fordi skrifttypen er for lille eller for svær at læse, vil de måske ikke gider at se på din Genoptag.
Dit bedste bud er at holde din skrifttype og skriftstørrelse enkel og professionel. Sørg for, at dit budskab – ikke din skrifttype – skiller sig ud.
Den bedste skrifttype at vælge
Det er vigtigt at vælge en skrifttype, der er let at læse. Du bør vælge en skrifttype, der er stor nok til, at læseren ikke skal skele for at læse dit brev, men ikke så stor, at dit bogstav ikke passer godt på en enkelt side.
Brug af en simpel skrifttype sikrer, at dit budskab er klart. Grundlæggende skrifttyper som Arial, Cambria, Calibri, Verdana, Courier New og Times New Roman fungerer godt. Undgå nyhedsskrifttyper som Comic Sans eller skrifttyper i manuskript- eller håndskriftstil.
Hvilken skriftstørrelse skal du bruge
Når du har valgt din skrifttype, skal du vælge en skriftstørrelse på 10 eller 12 punkter. Størrelsen vil afhænge af, hvor meget indhold du har; det er bedst, hvis du kan formatere dit brev, så det passer på én side.
Hvis dit brev har en overskrift (såsom en overskrift med dit navn og kontaktoplysninger), kan du vælge at gøre overskriftens skrifttype lidt større (14 eller 16). Dette er dog ikke nødvendigt.
Tips om skrifttype
Undgå desuden at skrive med store bogstaver, når du formaterer dit bogstav. Breve og e-mail-beskeder med store bogstaver får det til at virke, som om du råber. Undgå også at understrege, fed og kursivering; disse kan gøre tekst svær at læse.
Sådan vælger du en skrifttype
Du skal muligvis prøve et par skrifttyper og størrelsesvariationer, så dit bogstav passer på en enkelt side med tilstrækkelig hvid plads til, at det ikke er overfyldt.
Nedenfor er trin, du skal tage, når du skriver et bogstav og vælger en skriftstørrelse og -stil:
- Vælg en skrifttype fra listen øverst i dit dokument, før du begynder at skrive dit brev, eller:
- Skriv dit brev.
- Fremhæv indholdet af dit brev.
- Vælg enten skrifttypen fra pop op-vinduet, eller vælg skrifttypen fra listen øverst i dokumentet.
- Vælg den skriftstørrelse, du vil bruge på samme måde. Prøv nogle forskellige skrifttyper og skriftstørrelser, indtil bogstavet passer ind på én side. Igen, sørg for, at der er hvidt mellemrum i dit brev. Overvej også at spille med mellemrum og marginer.
- Læs korrektur på dit brev.
Når du har udfyldt og korrekturlæst dit udkast, skal du udskrive dit brev (selvom du vil uploade det online eller e-mail det) for at sikre, at det er formateret, korrekt fordelt og ser ud, som du ønsker det til.
Inkluder masser af hvid plads
Uanset hvilken skrifttype og skriftstørrelse du vælger, skal der være hvidt mellemrum øverst, nederst og på siderne af dit bogstav. Du ønsker også at efterlade et mellemrum mellem hvert afsnit, efter brødteksten og før din afslutning, og mellem slutningen og din underskrift. Et sammenklemt bogstav uden nok mellemrum er svært at læse.
Flere tips om afstand mellem dit brev:
- Hold dit brev på én side eller mindre, hvis det er muligt. E-mail-breve skal være nogle få afsnit lange og være nemme at scanne.
- Juster dit dæksel til venstre.
- Til e-mail-breve skal du bruge din formateret e-mail signatur for at lukke beskeden.
Prøv en række forskellige skrifttyper og -størrelser for at se, hvilken der giver dig mulighed for at passe dit bogstav på én side, mens du stadig efterlader noget hvidt mellemrum.
Du kan også justere margenerne på siden til at være lidt større eller mindre for at bevare lidt hvidt mellemrum, mens bogstavet passer på én side. Som en generel regel bør marginer ikke være bredere end 1" og ikke smallere end 0,7".
Korrekturlæs dit brev omhyggeligt
Vær sikker på læse korrektur på dit brev for grammatik og stavefejl. Selvom din skrifttype og skriftstørrelse er let at læse, vil fejl få dig til at se uprofessionel ud. Hvis dette er et følgebrev, kan en fejl endda koste dig et jobtilbud. Flere korrekturtips:
- Læs dit brev højt. Du vil finde enhver stavefejl og kan også se muligheder for at forbedre dit ordvalg og sætningsstruktur.
- Tjek og dobbelttjek stavningen af alle firma- og personnavne.
- Tag en pause, før du gennemgår dit endelige dokument. Du kan finde fejl med friske øjne, som du ikke ville have fundet lige efter at have skrevet brevet.
- Bed en ven med ørneøjne om at gennemgå dit brev før du sender den.
- For e-mail-breve, sørg for at sende dig selv en testbesked før du sender dokumentet til en ansættelseschef via e-mail. Du kan muligvis afdække mellemrumsmærkværdigheder og formateringsfejl, som du ikke ville have set uden en test.
Når det er indstillet, send brevet og cc: dig selv, så du har en kopi til dine arkiver.
