EN afvigelsesrapport, eller non-conformity report eller NCR, er et konstruktionsrelateret dokument, der omhandler specifikationsafvigelse eller arbejde, der ikke opfylder kvalitetsstandarderne. Rapporten bruges som en del af kvalitetskontrolprocesser ved at beskrive problemet, hvordan det opstod, og hvordan man forhindrer det i at ske igen. En NCR bruges også til at bestemme en løsning med en kunde og dokumentere eventuelle korrigerende ændringer.
Afvigelsesrapportelementer
En afvigelsesrapport skal som minimum indeholde følgende oplysninger:
- Hvad er hovedårsagen til NCR, eller hvad gik galt
- Hvorfor værket ikke opfylder specifikationerne
- Hvad kan man gøre for at forhindre, at problemet opstår igen
- Forklaring af korrigerende handlinger, der er truffet eller skal træffes
- Nøglespillere involveret i NCR og specifikationer berørt under NCR
Hvornår skal der udsendes en afvigelsesrapport
Der er mange almindelige scenarier i byggebranchen, der kræver udstedelse af en NCR:
- Arbejde der ikke er bygget som angivet i det godkendte Udstedt for Konstruktion tegninger
- Arbejde, der ikke opfylder specificerede tolerancer som fastsat i projektspecifikationerne
- Arbejde, der udføres ved hjælp af ikke-godkendte metoder eller standarder
- Manglende overholdelse af den godkendte test- og inspektionsplan
- Testresultater viser, at produktet ikke opfylder etablerede og godkendte standarder
- Anvendt materiale, der ikke er godkendt som erstatning (lige eller lignende)
- Designet er ikke nøjagtigt og repræsenterer ikke faktiske feltforhold
- Godkendt procedure blev ikke fulgt, og kvalitetsfejl er blevet identificeret af projektgruppen
Hvem kan udstede en NCR?
En afvigelsesrapport udsendes typisk af projektrådgiveren. Rapporten skal præsentere et ikke-diskutabelt faktum og indeholde klare og tilstrækkelige backupoplysninger, der understøtter påstanden. NCR følger aftalte betingelser for sporing og lukning af rapporten efter passende rettelser er foretaget. Afvigelsesrapporter bruges ofte som træningsværktøjer for teamledere til at træne andre medarbejdere for at hjælpe med at forhindre lignende situationer i at gentage sig.
Konsekvenser af afvigelsesrapport
Mens NCR'er er kritiske for kvalitetskontrol, kan de introducere yderligere problemer i kontrakten. Nogle gange kan NCR'er ses af finansielle institutioner som røde flag eller kan identificeres som dårlige præstationssituationer hos entreprenøren, med mulighed for økonomisk indvirkning på fremtidige projekter. I nogle situationer kan NCR'er åbne døren for krav og endda yderligere voldgiftsprocesser. NCR'er kan også føre til forsinkelser i byggeprocessen, når der er behov for yderligere ressourcer for at rette op på de situationer eller områder, der er berørt af rapporten. Der er meget papirarbejde og forskning forbundet med en NCR, da den udstedende part skal indsamle oplysninger, specifikationer, standarder og liste over procedurer, der var påvirket af situationen.
Hvad skal du gøre, når du modtager en NCR
Hvis du er modtager af en NCR, skal du handle hurtigt og som minimum følge disse trin for en hurtig løsning:
- Mød den person, der udsteder NCR.
- Implementer den korrigerende handling og sørg for gennem en inspektionsproces, at problemet er løst tilstrækkeligt.
- Svar med et formelt brev eller et andet dokument, der beskriver processen, der førte til den handling, der udløste NCR, der dokumenterer handlingen for at løse problemet og forklarer de trin, der er taget for at forhindre problemet tilbagevendende.
- Sørg for, at din modpart er enig og underskriver din handlingsplan.
