Mange store virksomhedsmøder og konferencer starter begivenhedsprogrammet med, hvad der er en åbningssession, nogle gange kaldet en plenarsession eller en åbningsgeneral session. Disse sessioner er oftest forbundet med større konferencer, kongresser eller konventioner, men de kan også bruges til mindre firmaarrangementer.
Åbningssessioner er altid planlagt til et bestemt tidsrum i begyndelsen af programmet. De løber normalt fra en til to timer. De præsentationer, der er planlagt på disse tidspunkter, kan tilbyde begivenhedsarrangører og værter en unik mulighed for at henvende sig til deres deltagere.
Hvad udgør en åbningssession?
Åbning af generelle sessioner er karakteriseret ved en planlagt præsentation eller serie af præsentationer af en række forskellige talere. De er gearet til at henvende sig til det brede publikum.
Nogle begivenhedsprogrammer tilbyder efterhånden samtidige breakout-sessioner, hvor deltagerne bryder ind i mindre grupper til præsentationer og workshops. Andre deler publikum næsten med det samme for sessioner, der er dedikeret til bestemte roller, færdigheder eller interesser. Men plenarmødet tjener som en mulighed for at henvende sig til alle begivenhedsdeltagere sammen.
Arrangørens leder kan vælge at dække generelle dagsordenspunkter og skitsere målene for det overordnede program. Åbningssessioner omfatter normalt også en hovedtaler og andre oplægsholdere, der er med til at sætte tonen for stævnet.
Disse præsentationer kan afholdes i en række forskellige formater, men selve sessionerne er per definition åbne for alle deltagere.
Hvorfor starte med et plenarmøde?
De mest effektive åbningssessioner er dem, der er organiseret til gavn for publikum og begivenhedsdeltagere, ikke arrangementsarrangørerne. Arrangører af begivenheder kan benytte lejligheden til at tage fat på virksomheds- eller foreningsvirksomhed, eventlogistik og dagsordenspunkter, men en god plenarsession skal også underholde og motivere publikum.
Effektive programmer kræver publikumsengagement og interesse. Arrangørerne skal kæmpe for at få den interesse tilbage, hvis de mister den fra begyndelsen. Åbning af generelle sessioner bør starte programmet med en stærk tone.
Mål og formål
Gode åbningssessioner har en tendens til at tage fat på en kombination af følgende mål:
- Motivere, uddanne og/eller underholde og engagere publikum.
- Indstil tonen for programmet.
- Skab en mindeværdig oplevelse.
- Del vigtige oplysninger.
De bedste åbningssessioner lever op til alle disse mål. Plenarmødet for en årlig konference kan indeholde et velkomstbudskab fra organisationens præsident, efterfulgt af en adresse fra emcee, der vil fungere som moderator i løbet af begivenhed.
Plenarsessionen kan afsluttes med en stærk tone med en gæstetaler, der holder et oplæg om at motivere deltagerne til at nå bestemte mål.
Når det er gjort rigtigt
En god åbningssession vil sætte stemningen for hele arrangementet. Du vil bevare interessen, hvis du kan holde dit plenarmøde upbeat. Du ønsker at motivere deltagerne. Giv nogle oplysninger, de ikke kendte før, som en smagsprøve på de kommende ting. Lav en forbindelse med dem.
Og ja, det er fint med lidt underholdning, men du vil ikke have, at underholdningen skal være hele showet.
